✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
LECCIÓN 5 DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
Resumen: ¿Que son los documentos Retenidos? ¿Que son los docs. Preliminares?
Al registrar asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesario para grabar un documento.
SAP tiene dos opciones para grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización en libro de Mayor.
1) RETENER DOCUMENTOS
Es un doc. "borrador" y se considera así hasta que se contabiliza o se elimina.
Características:
- No actualiza los saldos de los Mayores contables
- No se visualizan en Reportes
- No se le asigna ninguna número de documento, solamente se le asignará una "denominación" al retener.
- Puede tratarse posteriormente contabilizando o borrando.
En transacciones Enjoy:
- Se localiza la acción en el botón "Retener"
- Cuando se quiere retomar, se podrá abrir en el botón que antes se había mencionado "Modelo de trabajo"
En las transacciones Clásicas:
- Al retener: Menú > Documento > Retener
- Al continuar con la carga: Menú > Documento > traer documento apartado.
2) DOCUMENTOS PRELIMINARES
Con esta herramienta se pueden grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. Características:
- Se le asignará un # de documento de acuerdo a la clase de documento seleccionado.
- No actualizara los saldos de Mayores Contables.
- Se pueden visualizar en reportes [Con status que lo identifica como doc. preliminar]
- Podrán completarse, modificarse, verificarse , contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, y si corresponde también pueden ser borrados.
Dentro de las transacciones enjoy se podrá visualizar el botón "Registrar de forma preliminar" para dar efecto el reg. del doc. preliminar. Se podrá grabar el documento preliminar con registros incompletos sin necesidad de verificar todas las entradas, tmb es posible si un doc. preliminar ya está completo.
UTILIDAD
La mayor ventaja para una empresa es realizar procesos eficientes con un doble control:
- Donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza.
MODIFICAR [FBV2]
- Los únicos campos que no se pueden modificar dentro de un doc. preliminar son: Moneda, clase de documento, # de documento.
Fzas > GF > LM > Documento >Documento preliminar > Modificar.
Se puede seleccionar desde el número de documento o especificar una lista de documentos partiendo de diferentes criterios.
Grabar - Solo guarda los cambio sin que el sistema verifique si el documento este completo o no.
Grabar Completamente - Verificar que el documento contenga los datos obligatorios completos.
CONTABILIZACION DE DOCS. PRELIMINARES [FBV0]
Se puede contabilizar o Borrar desde esta transacción
- Si se contabiliza impactara en los saldos y en la contabilidad.
- Si se borra, quedara el número de documento con los datos de cabecera y con status de borrado. Las posiciones se borraran.
Fzas > GF > LM > Documento >Documento preliminar > Contabilizar/Borrar.
Posterior a eso se deberá identificar el número de documento preliminar o la lista de documentos, y si procediere realizar alguna modificación para la contabilización o el borrado
- Botón "Contabilizar"
- Borrar: Menú > Documento > Borrar documento preliminar [Los docs. eliminados, se pueden consultar ya que el número de doc. no se elimina.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Israel Vega, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Israel Vega
Mexico - Legajo: SG86T
✒️Autor de: 40 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Israel Vega