✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
LECCIÓN 5: DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
1. Introducción
Cuando un usuario no cuenta con todos los datos necesarios para grabar un documento, puede optar por:
- Retener documentos
- Documentos preliminares
2. Retener documentos
Permite grabar temporalmente los documentos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos
Características:
- No actualizan los datos de los mayores contables
- No se visualizan en reportes
- El sistema no le asigna ningún número de documento
- El sistema solicita una denominación para identificar posteriormente al documento retenido
- Pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos
Pasos
- En una transacción presionar icono retener
- Aparecerá una ventana emergente que solicitará un nombre de identificación al documento retenido
- Presionar apartar documento.
- Para recuperar un documento retenido, abrir el panel Modelos de trabajo, en la transacción
- Finalizada la contabilización, el documento retenido desaparecerá de la lista de documentos apartados
Ruta:
En transacciones clásicas enjoy se encuentra el icono Retener.
Cuando se desea retornar el tratamiento de un documento retenido, se deberá abrir el panel Modelos de trabajo
En las transacciones clásicas, p.e. F02, barra menú Documentos---> Retener.
Cuando deseamos continuar con la carga de datos, barra menú Documentos---> Traer documentos apartados.
3. Documentos preliminares
Mediante la entrada preliminar, podemos grabar documentos inconclusos en el sistema aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Características:
- El sistema asigna un número al documento, de acuerdo a la clase de documento.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables
- Podrán visualizarse en reportes.
- Los documentos preliminares podrán completarse, modificarse y contabilizarse posteriormente, incluso por otro usuario. Los documentos podrán ser borrados.
4. Tratamiento posterior de documentos
Con los documentos preliminares se ejerce un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro controla y contabiliza.
4.1. Modificaciones de documentos preliminares
Se pueden modificar datos de cabecera y posición, menos la moneda y la clase de documento
Se pueden modificar todas las veces necesarias.
Se pueden tratar de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
Transacción FBV2, Ruta:
Finanzas---> Gestión financiera---> Libro mayor---> Documento---> Documento preliminares---> Modificar (FBV2)
Diferencias entre:
- Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no
- Grabar completamente: el sistema verifica que el documento tenga todos los datos obligatorios completos. El documento queda en un estado en el cual estará listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
4.2 Contabilización de documentos preliminares
Los documentos preliminares se pueden:
- Contabilizarse: actualizan los saldos contables y afectan la contabilidad
- Borrar: quedará el número de documento con los datos de cabecera y un estatus de borrado, los datos de posición se borrarán.
4.2.1 Contabilizar documentos preliminares (Transacción FBV0)
Ruta: Finanzas---> Gestión financiera---> Libro mayor---> Documentos---> Documentos preliminares---> Contabilizar / Borrar (FBV0)
Se puede seleccionar un documento individual o una lista de documentos, una vez ello, se podrá modificar si es necesario y luego contabilizar.
4.2.2 Borrar documentos preliminares (Transacción FBV0)
Ruta: barra de Menú---> Documento---> Borrar documento preliminar.
Los documentos preliminares borrados se podrán consultar ya que los números de documentos generados no se eliminan, solo se muestra datos de cabecera con el estatus de borrado, no se muestran posiciones.
5. Visualización en reportes
En la pantalla de selección de reportes debemos seleccionar la tilde de visualizar partidas preliminares
La entrada preliminar de documentos es más eficaz que la retención, ya que aporta el doble control, una persona ingresa y otra verifica y contabiliza permitiendo asignar responsabilidades.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Eduardo Ysla Rojas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Eduardo Ysla Rojas
Profesión: Economista - Peru - Legajo: JO59N
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Eduardo Ysla