✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
LECCIÓN 5 DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
Cuando al registrar asientos contables, el usuario es interrumpido o no tiene la información completa para hacer y grabar el documento contable; existen dos opciones:
- Retener documentos. Permite grabar temporalmente los datos y después continuar. Guarda el documento como borrador. Al seleccionar esta opción no se realizan cambios en los saldos de la cuenta contable, no se visualiza reportes, no asigna # de docto, el sistema solicitará nombre para identificarlo. Se pueden contabilizar posteriormente o borrar.
*NOTA: Para continuar con su edición posteriormente, en caso de TRANSACCIONES ENJOY (FB50) se busca el documento en la sección de "Modelos de trabajo". Éstos sólo se visualizarán por el usuario que los creó.
En TRANSACCIONES CLASICAS (F-02) se graba en Menú - Documento - Retener. Se busca en Menú - Documento - Traer Docto Apartado.
NOTA: Enlistar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta En la opción LISTA debemos completar un * en el nombre del usuario.
2. Documentos preliminares. Se podrán grabar documentos inconclusos en el sistema aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. Éstos documentos aparecen en los reportes, no actualiza saldo, sistema asigna un # docto, el sistema proporciona # de documento, los documentos se podrán podrán completar, modificar, visualizar y contabilizar posteriormente incluso por otro usuario.
*NOTA: Se guarda en la opción "Registrar de forma preliminar"
*NOTA: los doctos preliminares son más eficiente que la retención de documentos.
4. TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Sirve para realizar procesos eficientes con doble control, un usuario registra y otro controla y contabiliza. Con la registración preliminar es posible grabar documentos incompletos en SAP, verificar si el documento preliminar ya está completo antes de realizar la contabilización.
Pueden modificarse las veces que sean necesarias excepto Moneda y Clase de docto.
Los documentos preliminares pueden tratarse individual o masivamente a través de una lista de selección. Pueden borrarse o contabilizarse. Al contabilizarse actualizan los saldos contables. Si se borra, queda el # de documento con los datos de cabecera y las posiciones de borran.
TRANSACCION FBV2 - Finanzas - Gestion financiera - Libro Mayor - Docto - Doctos preliminares - Modificar -Se llenan los criterios - Se hacen las modificaciones - Grabar
Formas para grabar:
Grabar. guarda cambios sin verificar si el documento está completo o no.
Grabar completamente. Verifica que el documento tenga todos los datos obligatorios completos y el documento queda en estado listo para ser contabilizado a menos que se detecte un error.
*NOTA: Documentos preliminares VS documentos contabilizados. En sistema las primeras aparecen con status en triángulo y las últimas aparecen con círculo.
CONTABILIZACION DE DOCTOS PRELIMINARES. TRANSAC. FBV0 Finanzas - Gestion financiera - L.Mayor - Docto - Doctos preliminares - Contabilizar / Borrar
Doctos preliminares pueden contabilizarse -> actualizan saldos contables Menú - contabilizar; o pueden borrarse -> queda # de docto con datos de cabecera, sin datos de posiciones y con status de borrado Menú - docto - borrar docto preliminar Ctrl+Shift+F10
*NOTA: se usan mucho en la funcionalidad WORKFLOW permite la integración de varios departamentos de negocio que intervienen en un mismo proceso. Se envía el docto preliminar al dpto que corresponda para su autorización.
5. VISUALIZACIÓN EN REPORTES
En la selección del reporte seleccionar "visualizar partidas preliminares" - muestra una lista de las partidas preliminares en "status triangulo amarillo"; partidas contabilizadas en "status circulo rojo".
TRANSACCION FB03 - Llenar el campo del # de docto que queremos ver - seleccionar el sombrerito (visual cabecera docto) - se despliega la info de quién realizó el docto y quién lo contabilizó, fechas y horas.*NOTA: Con esta transacción puedes ver los documentos cualquier documento inclusive los eliminados.
Para acceder a la transacción que se visualiza en la imagen "2.5.12 -Lista de partidas individuales" es la transacción FBL3N Finanzas - gestión financiera - Libro Mayor - Cuenta - Visualizar/Modificar partidas.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Aline Orduna Orivio, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Aline Orduna Orivio
Profesión: Lrc - Mexico - Legajo: SM73L
✒️Autor de: 94 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy competitiva, amplio sentido de responsabilidad y compromiso. facilidad para relaciones interpersonales, adaptabilidad, decidida, con capacidad de analisis, trabajo bajo presion, solucion problemas
Certificación Académica de Aline Orduna