✒️SAP FI Creación de datos maestros de activo fijo

UNIDAD 6 - AA : Activos Fijos - Registraciones > Crear datos maestros de activo fijo.

1. DEFINICIÓN

- El AF es un bien económico individual que se reconoce en el balance y pertenece al activo no corriente (largo plazo).

- El DM de AF contiene información estructurada en solapas sobre : 1) Datos maestros técnicos, 2) Imputaciones organizativas (generalmente son temporales) y 3) Condiciones de amortización.

- SAP almacena todos los valores y datos variables por cada registra maestro de AF que se cree.

2. CREAR DATO MAESTRO DE ACTIVO FIJO

a) Se accede a la transacción AS01 o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Activos Fijos / Crear.

b) Se completan los datos de la PANTALLA INICIAL:

° Clase de activo fijo ~~ clase correspondiente al AF a crear. Es lo que determinará la numeración con la que se creará el activo y además el status campo de las pantallas del DM.

° Sociedad ~~ sociedad en la cual se dará de alta el AF.

° Número de activo ~~ se completa si la clase de activo tiene rango de numeración externa.

c) Se completan los datos de la solapa GENERAL:

° Datos generales ~~ nombres, textos, número de serie, número de inventario, cantidad, unidad de medida, gestión histórica (tilde).

*** NOTA 1 = el "número de inventario" se utiliza para identificar el activo cuando se realiza un inventario físico. Existe un reporte que genera formularios, los cuales pueden imprimirse sobre etiquetas autoadhesivas y luego se adhieren a los activos. Estas etiquetas se imprimen con los datos del activo y un código de barra que ayudan al momento de realizar un inventario.

*** NOTA 2 = el tilde "gestión histórica" permite guardar el historial de un AF y luego visualizarlo en un reporte. En realidad no es un reporte, es un programa que genera un formulario con todos los datos del activo, no solo información del DM sino también de las operaciones como fecha de capitalización, valores de alta, traslados, bajas, cantidades, etc. El reporte que genera los formularios con el historial se puede visualizar ejecutando la transacción S_ALR_87012075.

° Datos de inventario ~~ guarda los datos del último inventario realizado.

° Datos de contabilización ~~ fecha, año y periodo de alta o baja. Estos datos se completan automáticamente luego de que un activo se capitaliza.

*** NOTA = Un activo se capitaliza cuando recibe valor. Si recibe nuevos valores en momentos posteriores se denomina Post-capitalización.

d) Se completan los datos de la solapa DEPENDIENTE TIEMPO:

En los datos temporales se asigna el activo a las diferentes unidades organizativas (responsables del AF) y se define en qué objetos de imputación adicional contabilizarán sus movimientos. Dependiendo del status campo, se pueden encontrar los siguientes datos:

° Centro de costo ~~ para determinar el CeCo donde se contabilizarán las amortizaciones y los resultados por ventas o bajas del AF.

° Centro de costo responsable ~~ es un dato informativo y se utiliza para indicar el responsable del AF.

° Matrícula ~~ indica la matrícula o patente del rodado.

° Orden costes ~~ es un objeto de CO. Tiene una función similar al CeCo ya que se utiliza para imputar en este objeto cuando se ejecutan las amortizaciones. Las órdenes son objetos temporales que colectan datos y en un momento posterior se liquidan, cuando se liquidan se pueden liquidar a centros de costos o a otros activos.

° Emplazamiento ~~ lugar físico donde se encuentra ubicado el AF. Es un código que se crea por parametrización.

e) Se completan los datos de la solapa ASIGNACIONES:

° Criterios de clasificación ~~ SAP da la posibilidad de crear hasta 5 criterios de clasificación libremente, luego estos criterios podrán utilizarse en reportes permitiendo clasificar los activos. Los criterios se definen con una clave alfanumérica de 4 dígitos y un texto breve; uno de los criterios puede definirse con una clave alfanumérica de 8 dígitos. EJEMPLO: Zona localización = zona norte, zona oeste, zona sur / Tipo de Bien = bien propio, leasing.

f) Se completan los datos de la solapa ORIGEN:

- Se almacenan datos relacionados al origen del activo (Acreedor, Fabricante, AF comprado nuevo, Comprado 2° mano, País origen, Denominación de tipo).

- La mayoría de estos campos se completan "manualmente", excepto el campo "Acreedor" que se completa con el código de acreedor al que se le realizó la compra (al momento de contabilizar su factura).

g) Se completan los datos de la solapa VALORACIÓN:

- Datos relacionados con la amortización del AF.

- Generalmente los datos necesarios para crear el AF ya vienen propuestos desde la "clase de activo". No obstante, dependiendo de la configuración pueden modificarse o no.

- Ciertos valores de esta solapa se contabilizan recién al momento del alta.

° Área de valoración ~~ determinan cómo se valoran los activos fijos. EJEMPLO:

+ Área 01 = se encuentran los "valores contables" (valor de alta, amortizaciones, bajas, etc.).

+ Área 11 = se encuentra el "revalúo técnico", se puede contabilizar nuevos valores que se le asigne a un activo luego de un proceso de revaluación.

+ Área ?? = en algunas empresas crean un área específica para contabilizar el "ajuste por inflación".

+ Área ?? = podremos encontrarnos con "áreas derivadas" que corresponden a la suma de varias "áreas reales". EJEMPLO: un área que muestre el valor total de un activo formado por los valores históricos, revalúos y ajustes por inflación.

+ Área ?? = podremos tener áreas por cada una de las "monedas paralelas" y visualizar los valores del AF en estas monedas.

° Clave de amortización ~~ corresponde al método de amortización. EJEMPLO: si es lineal, degresivo, año o mes de alta, año o mes de baja, etc.

° Vida útil en años / periodos ~~ tiempo previsto en el que el AF se amortizará.

° Inicio de la amortización ~~ es una fecha que se completa luego de que el activo se haya capitalizado. En combinación con la "fecha de alta" de valor y la "clave de amortización", se determina la fecha en que comenzará a amortizar el activo.

*** NOTA = Los datos de valoración pueden ser modificables o no dependiendo de la configuración del status campo. Si están como modificables se podrían cambiar la vida útil, clave de amortización y la fecha de inicio de amortización. Muchas veces un activo se da de alta pero no necesariamente debe comenzar a amortizar; para este caso hay 2 soluciones : 1) En "fecha de alta" (solapa Datos Generales) se mantiene la fecha original y la fecha de "inicio de la amortización" (solapa Valoración) se pospone. 2) Cambiar el método de amortización completando en "Clave de amortización" con una que no amortiza hasta que tenga que comenzar a amortizar.