✒️SAP FI Contabilizar con modelo

LECCIÓN No 4

CONTABILIZAR CON MODELO

1 – Contabilizar con Modelo.

Esta opción eta disponible en cualquier transacción de ingreso de documentos, lo que nos permite acelerar los pasos, tomando como base un documento ya contabilizado, modificándole los datos correspondientes.

Definiciones : Transacción- Código único que existe en el sistema SAP y que se ejecuta por un usuario para acceder a una funcionalidad particular. Esta compuesta por una o varias pantallas por las cuales se va navegando e interactuando con el sistema. Las transacciones se crean en el sistema a través de la transacción estándar SE93. Documento Contable: Termino que hace referencia a un documento que crea SAP como resultado de actividades en FI.

Transacción F-02

-Finanzas

-Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

-Contabilización

- Contabilización General.

Presionando el icono ¨Contabilizar con Modelo¨ accedemos a una pantalla donde solicita los datos del documento que usaremos como base para crear el nuevo asiento contable.

Opciones adicionales para contabilizar el nuevo documento.

-Crear asiento inverso: Contabiliza el mismo asiento, pero con signos contrarios.

-Entrar apuntes de cuentas de mayor: Cambia la manera de visualizar de las posiciones, si NO se marca muestra un resumen de las posiciones, de lo contrario muestra una grilla con las claves de contabilización de mayor e importes.

-No proponer importes: Copia toda la información menos los importes, los cuales deberán ser ingresados posteriormente para cada posición del asiento. Definiciones. - Calves de contabilización: Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar es de Mayor(S),acreedor (K),deudor (D), activos (A).

-Recalcular días y porcentajes: Si el asiento que se toma como modelo posee posiciones de deudores y acreedores, esta opción permite recalcular los días de vencimiento desde la fecha del nuevo documento creado. Definiciones. Deudores: se refiere al cliente con la que opera la sociedad, por medio de los cuales se registran las operaciones de ventas, cobranzas y compensaciones.

-Visualizar posiciones copiadas: Esta opción permite que las posiciones copiadas se visualicen una por una, importante para cuando se desea modificar los valores propuestos. Si NO se marca, las posiciones se copian sin visualizar y solo se visualizarán en un resumen de posiciones copiadas.

-Copiar Textos: Copia los textos largos existentes en el documento que se está copiando.

-Calcular importes en moneda local de nuevo: Se calculará el importe en moneda local en bases a la nueva fecha si el documento es en moneda extranjera.

Cuando se completen los datos básicos (Documentos, Sociedad, Ejercicio) y algunas de las opciones anteriores relacionadas, presionamos Enter para pasar a la siguiente pantalla.

Una vez realizado los cambios pertinentes se graba la operación y se habrá generado el nuevo documento. El sistema no deja registro de que este nuevo documento fue creado a partir de otro.

AUDIO CLIP.

Para poder utilizar la funcionalidad, Contabilizar con Modelo, es necesario conocer el documento que vamos a utilizar como modelo, es decir que previamente debemos buscar el numero de documento, habitualmente se utiliza cuando se ha contabilizado un asiento, probablemente con muchas líneas y buen detalle, con solo unos pocos errores, que fue anulado, tomándolo como base corrigiendo los errores optimizando el tiempo.

2 – Modelo de Imputación FKMT

Herramienta para agilizar y facilitar el ingreso de documentos, utilizados para crear un asiento contable. Pasos por seguir.

2 – 1 Crear el Modelo.

Transacción FKMT

-Finanzas.

-Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

-Contabilización

-Documento de Referencia.

-Modelo de Imputación. FKMT.

Datos de Cabecera (Crear presionando el icono Hoja en blanco)

En este paso le damos nombre al modelo y definiremos moneda y plan de cuenta.

Datos de Posición (Accedemos con el icono de la lupa)

En este paso deberemos ingresar todos los datos de posición del asiento que estamos creando, claves de contabilización (Debe / Haber), Cuenta de mayor, Centro de costos, Divisiones e importes.

Finalizada la carga de los datos, procederemos a grabar el documento.

2 – 2 Utilización de los modelos de Imputación.

Presionando el icono de Modelos de Imputación visualizaremos una lista de los modelos de imputación disponibles.

Cuando se creó el Modelo en el paso anterior, no se especificaron fechas, clases de documentos ni sociedades, estos datos no están en el modelo y deben ingresarse al momento de crear cada documento.

Con el matchcode buscamos todos los modelos disponibles.

Seleccionamos el modelo deseado y observamos el detalla de las imputaciones. La transacción nos permitirá realizar las modificaciones necesarias y finalmente grabamos el documento.

La diferencia entre las alternativas de contabilizar con documentos está en la periodicidad con la que se realizan los asientos. Si eventualmente hay que repetir un asiento utilizamos el modelo, pero si periódicamente se realizan ciertos asientos sería útil crear un modelo.

3 – Modelo de trabajo en transacciones Enjoy o Simples.

- Finanzas.

-Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

-Contabilización.

-Registrar documentos en cuenta de Mayor FB50

Contabilizar con Modelo. En las transacciones enjoy se puede elegir un documento para copiar y crear otro igual, o tomarlo como base y realizar los cambios que sean necesario.

Se podrá acceder a esta opción desde el menú principal – Menú -Pasar a – Contabilizar con Modelo, o presionar Shift F9.

Pasamos a la siguiente pantalla para seleccionar el documento a copiar.

Modelos de Imputación.

Los modelos de imputación en las transacciones Enjoy se crean y utilizan desde la transacción FB50, hay que ingresar un documento con todos los datos obligatorios y antes de grabar se accede al menú - tratar – Modelos de imputación – Grabar o presionar Crtr F5.

Se abre una ventana emergente en la cual se asignará nombre al Modelo de imputación que se va crear, o podemos utilizar el matchcode para buscar algún modelo ya creado, remplazándolo por el nuevo.

Si al ingresar a la transacción y deseamos seleccionar un modelo de imputación accederemos al menú – tratar – modelo de imputación - seleccionamos el modelo o presionamos las teclas Crtr + F7.

También podemos acceder a los modelos de imputación presionando el icono de la barra de herramientas Modelos de Trabajo.

IMPORTANTE: Antes de seleccionar un modelo de imputación, se deben ingresar los datos de cabecera, fecha y clase de documento.

2 – Documentos Periódicos.

Una alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos. Se pueden crear todos los documentos que sean necesario y luego se contabilizan por medio de un programa que busque todos los documentos periódicos vigentes. Costa de dos pasos a saber:

Crear los documentos periódicos:

TRANSACCIÓN FBD1

- Finanzas.

-Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

-Contabilización.

-Documento de Referencia.

-Documento Periódico. FBD1

La creación del documento periódico consta de tres partes.

• - Planes de ejecución. Se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución, como la primera y última fecha de ejecución.
• - Datos de Cabecera. Se ingresan los datos de Clase de documento, Moneda y Textos, no guardan fechas.
• - Datos de Posición. Se ingresan todos los datos necesarios para la contabilización, Claves de contabilización, Cuenta, Importes, y si es necesario centro de costos.

Modificar Documentos Periódicos - FBD2

A diferencia de los documentos reales, los documentos periódicos pueden realizar modificaciones a cualquiera de sus datos.

- Finanzas.

-Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

-Contabilización.

-Documento de Referencia.

-Documento Periódico.

Documentos Periódico FBD2

Una vez seleccionado el documento ingresamos a la siguiente pantalla que contiene el resumen de posiciones del documento periódico.

Si marcamos el indicador de Borrado podremos borrar el documento periódico en la transacción borrado.

Borrado de Documento Periódico. F.56

Para borrar documentos periódicos y no se sigan contabilizando posteriormente.

- Finanzas.

-Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

-Contabilización.

-Documento de Referencia.

-Documento Periódico.

- Borrar F-56

Seleccionemos un documento o rango de documento, se puede correr un test a fin de verificar lo que se va borrar, le colocamos la tilde o marcación en la cabecera del documento.

Ejecutar el proceso de contabilización F.14

Una de las tareas del cierre contable es la ejecución de los documentos periódicos, contabilizándolos masivamente en el libro mayor.

- Finanzas.

-Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

-Operaciones Periódicas.

-Contabilizaciones Periódicas.

-Ejecutar F.14