✒️SAP S/4HANA FINANCE Los activos fijos

Activos Fijos

1. Introducción en los cambios de Activos

Con la introducción de SAP S/4 HANA Finance, el clásico FI-AA ya no está disponible. Hay varios datos importantes que debemos conocer:

• Los cambios de SAP HANA impactan en la funcionalidad y en la configuración del módulo
• Hay un nuevo motor de cálculo de amortizaciones y su uso es obligatorio, para lo cual, esto debe activarse desde la función de negocio EA-FIN

Datos

FI-AA. El módulo Contabilidad de Activos Fijos (FI-AA) se utiliza para gestionar y supervisar los activos fijos en SAP. La contabilidad de activos fijos abarca toda la vida de activos, desde la orden de compra o el alta inicial (posiblemente gestionada como un activo fijo en curso), hasta su baja. El sistema calcula automáticamente los valores de amortización, valores residuales, el ajuste por inflación y pone toda esta información a disposición del usuario a través de reportes del Sistema de información.

Funciones de negocio. Son extensiones o funcionalidades ampliadas que proporcionan nuevas características y mejoras en determinados procesos. Si bien, son estándares, inicialmente no se encuentran activas. Es importante saber que una vez que se activa una función de negocio ya no se puede desactivar. Esta activación se realiza desde la transacción SFW5.

1.1 Impacto arquitectónico

Hay cambios en la arquitectura y estructura de tablas que maneja la "Nueva Contabilidad de Activos Fijos". Si bien es un dato relevante para quienes trabajamos como consultores y que conocen de configuraciones, es importante tener noción de cuales son los cambios que se presentan para poder comprender las mejoras del módulo.

Datos

Nueva arquitectura de tablas. Todas las contabilizaciones de activos fijos se almacenan en la tabla ACDOCA, mientras que la información del encabezado se almacena en la tabla BKPF. Toda la información del registro estadístico relacionada con activos fijos se almacena en la tabla FAT_DOC_IT.

1.2 Tablas antiguas vs Tablas actuales

Uno de los grandes beneficios de SAP HANA es la reducción en los tiempos de proceso, la eficiencia en el resguardo de los datos y la eliminación de transacciones redundantes. Para entender como se llegan a lograr todos estos beneficios, debemos saber que es a través de como se almacenan los datos.

Antes había cinco tablas exclusivas de activos fijos para guardar la información relacionada a datos maestros y valores de activos fijos. Dentro de estas tablas no están contempladas las tablas de la Contabilidad General FI-GL donde se almacenan los documentos contables, ni tampoco las de CO donde se encuentran las imputaciones relevantes a la Contabilidad Interna.

Todas las tablas mencionadas son reemplazadas por la única tabla de documentos ACDOCA y además se han incorporado tablas nuevas con información adicional.

2 Impacto en la funcionalidad

Activos fijos es un módulo bastante complejo, no en operaciones iniciales, si no en procesos posteriores como contabilizaciones en otras áreas, reconciliación con GL, recálculo de amortizaciones y muchas otras cosas que se pueden volver mas complejas según el modelo de negocio de cada empresa.

Datos

Amortizaciones. Se refiere a una disminución periódica del valor de un bien material o inmaterial. La forma en que se depreciará dependerá de las necesidades de la empresa o de los requerimientos legales o impositivos. SAP soporta las siguientes clases de amortización:

• Amortización normal. Es la reducción planificada del valor del activo debido al desgaste normal del bien
• Amortización especial. Representa una clase de amortización de desgaste normal basada únicamente los requerimientos fiscales. Esta forma de amortización permite una amortización porcentual, dentro del periodo permitido por las autoridades fiscales, sin tener en cuenta el uso real del activo
• Amortización no planificada. Se realiza con circunstancias inusuales, como una rotura o siniestro en el activo fijo que generan a una reducción permanente de su valor
• Amortización en función de la producción. permite tener en cuenta las fluctuaciones en la actividad para el cálculo de amortizaciones. Hace que el importe de la amortización dependa del uso estacional del activo fijo. Por ejemplo kilómetros realizados por un camión o unidades producidas por una máquina

2.1 Cambios en las funciones generales

Listado de cambios funcionales hechos en FI-AA con la introducción de SAP S/4 HANA:

• Todos los registros no estadísticos en la contabilidad de activos fijos se almacenan como entradas en el Diario Universal. ACDOCA gran cambio en finanzas. Lo mismo ocurre con activos fijos, antes en la tabla de contabilización teníamos solo el número del activo y su valor, pero además había tablas específicas de cabecera y detalle con toda información de la operación de activos fijos. Estas tablas a su vez, estaban aperturadas en operaciones y amortizaciones.
• Los informes de finanzas se basan en los registros de la tabla ACDOCA. Con los cambios de tablas que se mencionaron antes, la base de datos de todos los reportes pasa a ser la tabla del diario universal. Antiguamente, todos los reportes eran consultas de las tablas propias de activos fijos, no se utilizaban las tablas de la contabilidad general, la cual podía generar discrepancias entre un cuadro de activos fijos y un balance de la contabilidad.
• La Contabilidad General y la nueva FI-AA no se reconcilian debido a la entrada del Diario Universal. Dado que ahora todo se almacena en un único lugar, la tabla ACDOCA, ta no es necesario que se reconcilien los valores entre las contabilizaciones y los movimientos de activos fijos. Al ser una base única de información ya no pueden existir diferencias entre los submodulos.
• La depreciación ahora se contabiliza individualmente para cada activo. En las versiones anteriores, en la contabilidad solo se tenía un asiento resumen de las contabilizaciones de amortizaciones. La apertura podía estar dada por áreas de valoración y objetos de costos. Por ejemplo, si el rubro Inmuebles tenía una única cuenta contable, el asiento, el asiento de registro podría tener aperturas de centros de costos únicamente. Esto impedía que desde la contabilidad se pudiera saber cuales eran los activos que se habían generado esa contabilización. Actualmente en la tabla ACDOCA se genera una línea de registro por cada activo que se amortiza.
• La generación de informes se realiza para cualquier objeto de control CO de los activos individuales, tales como la depreciación para el centro de costos por activo. Dentro de la integración FI/CO que aorta SAP HANA, todos los reportes de Controlling se pueden visualizar abiertos por activos fijos. Antiguamente se registraba en CO un monto agrupado general, por el periodo pero sin detalle de los activos que lo generaron.
• Para cada principio contable, es obligatorio un área de depreciación. Para cada moneda en G/L, es obligatorio un área de depreciación derivada. Esto incrementa la cantidad de áreas que deben crearse. En SAP ECC debíamos configurar un área 01 para el ledger principal en moneda local y un área por cada moneda paralela. En SAP HANA, si se han configurado ledgers paralelos con diferentes normas contables de valuación, se deberán crear áreas por cada uno de ellos.
• Los valores de todas las áreas paralelas son contabilizadas desde el inicio utilizando varios documentos paralelos.

3 Impacto en las áreas de valoración y ledgers

Otra mejora importante en la Contabilidad de Activos Fijos fue deshacerse de las "Áreas de Depreciación de Delta".

Cuando se configuraban áreas paralelas para el registro de valores diferentes a los del área 01, por ejemplo, un revalúo técnico, había que ejecutar la transacción ASKBN para que dichas operaciones se registraran en la contabilidad. En SAP S/4 HANA todo movimiento se contabiliza en tiempo real, por lo tanto, se eliminan las contabilizaciones periódicas que se registraban por dicha transacción, evitando así la conciliación manual.

SAP S/4 HANA Finance resuelve este tema utilizando múltiples documentos paralelos en cada registro permitiendo que los valores se contabilicen correctamente desde el inicio.

Dado que ya no es necesario realizar operaciones periódicas para registrar en la contabilidad los movimientos en áreas paralelas, la transacción ASKBN ha quedado obsoleta.

Norma de presentación de cuentas

La norma de presentación de cuentas identifica la normativa legal según la cual se desea hacer el balance. Ejemplos de normas de presentación de cuentas son:

• IAS - International Accounting Standard
• US GAAP - Generally Accepted Accounting Principle

En la contabilización integrada de un alta de activo fijo, el sistema divide la operación contable en una parte operativa y en una parte a valorar.

Para la parte operativa (contabilidad de acreedores) el sistema contabiliza un documento válido para todas las normas de presentación de cuentas y como contrapartida utiliza la cuenta de compensación técnica para el alta del activo fijo integrada. Desde un punto de vista técnico, se genera un documento válido para todos los grupos de ledgers.

Para la parte que valora (capitalización del activo fijo), el sistema crea un documento separado que solo es válido para la respectiva norma de presentación de cuentas. Este documento se contabiliza también utilizando como contrapartida la cuenta de compensación técnica para el alta del activo fijo integrada. Desde un punto de vista técnico, se generan documentos específicos de grupos de ledgers por cada norma de presentación de cuentas.

De esta manera, el sistema asegura para cada norma de presentación asignada en el plan de valoración, que la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada, tenga un saldo cero (por cada norma de presentación de cuentas y objeto de imputación). Para que el sistema pueda asegurar el saldo cero, la cuenta no puede contabilizarse manualmente.

La cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada se contabiliza automáticamente en el alta de activos fijos y debe cumplir las siguientes condiciones:

• Es una cuenta de balance que se debe crear como cuenta asociada para cuentas de activo fijo
• Puesto que la cuenta es una cuenta asociada se recomienda no permitir el registro de partidas individuales
• La cuenta no puede utilizarse en la determinación de cuentas para la contabilidad de activos fijos (por ejemplo tablas T095 - Cuentas de balance de las áreas de valoración. T095B - Cuentas de mayor para amortización)

Visualización de los documentos

Para poder visualizar los documentos que se generan en cada contabilización de activos fijos, contamos con el nuevo botón Activos Fijos en el resumen del documento principal. Este botón permite visualizar los documentos contabilizados en cada norma de presentación y a su vez en las diferentes monedas.

4 Impacto en las amortizaciones

La transacción para ejecutar el proceso de amortización sigue siendo la misma AFAB, sin embargo, el programa que coreo de fondo ha cambiado. En SAP ECC, el programa era RAPOST2000 mientras que en SAP S/4 HANA Finance es DEPRECIATION_POST.

A fin de mes se ejecuta la depreciación real, la contabilización utilizará los valores desde la tabla de amortización planificado FAAT_PLAN_VALUES.

Un cambio importante es que en los activos con errores no detendrán la plena ejecución de la amortización. Un activo con los problemas u errores no tendrá una contabilización de la depreciación real y quedará reflejado en el registro de ejecución de depreciación.

Beneficios y modificaciones

• La contabilización de la depreciación se ejecuta mas rápido debido a la simple lógica de procesamiento, nuevas estructuras de datos y procesamiento en paralelo
• La amortización planificada se calcula automáticamente para el nuevo año tras la apertura del nuevo ejercicio
• Si se omite un periodo, una depreciación puede ser re ejecutada para un determinado activo para el periodo omitido
• Si algunos activos tienen un error durante la ejecución de depreciación debido a que faltan cuentas en la determinación de cuentas, cuando se vuelve a ejecutar la depreciación después de corregir estos errores, el programa procesará solo los activos a los que se le efectuaron correcciones

La pantalla de selección de la transacción de amortizaciones tiene algunos cambios:

1. Se puede ejecutar para múltiples sociedades, antes solo se ejecutaba de una sociedad por vez
2. Se puede ejecutar solo para una norma de presentación de cuentas
3. Ya no tenemos las opciones de Reejecutar, Reanudar, No Planificado. Ahora el programa tiene la capacidad de distinguir cuales son los activos que quedaron con error o sufrieron modificaciones y no tiene las amortizaciones contabilizadas

5 Impacto en el proceso de cierre

El proceso de cierre también ha sido impactado por la nueva contabilidad de activos de SAP S/4 HANA Finance. Los beneficios mas relevantes y cambios que se han generado:

• Con la contabilización inmediata de los costos de adquisición y producción ya no es necesario ejecutar los procesos posteriores para contabilizar en GL
• La integración en un tiempo real de los activos con la contabilidad general elimina pasos de reconciliación. No es necesario conciliar el cuadro de activos fijos con los saldos contables
• La amortización planificada de cada activo fijo se refleja en tiempo real y se actualizan con cada cambio en los datos maestros y por ende se ajusta la contabilización de la amortización en cada activo