✒️SAP S/4HANA FINANCE La configuración de Activos Fijos

Configuración de Activos Fijos

1 Introducción a la nueva contabilidad de Activos Fijos

La primera versión de "New Asset Accounting" o la "Nueva Contabilidad de Activos Fijos" se introdujo realmente en el año 2013 en SAP ECC Enhancement Pack 7. Por lo tanto si no se tiene la versión de S/4 HANA pero ya ha implementado la "Nueva Contabilidad Principal", conocida como "New GL", se puede utilizar la "Nueva Contabilidad de Activos Fijos", aunque primero hay que activar algunas funciones empresariales, sin embargo, no se tendrá la funcionalidad completa que se migre a S/4 HANA Finance.

Inicialmente, SAP Business Suite simplemente corría más rápido en la nueva BD HANA en memoria, con velocidades de procesamiento muy rápidas. Con S/4 HANA Finance, SAP ha reescrito y rediseñado parcialmente algunas áreas para aprovechar el aumento de potencia y ejecutar procesos con mayor eficiencia.

La Nueva Contabilidad de Activos Fijos es una de las áreas que mas se optimizó para ejecutarse en S/4 HANA con funcionalidad adicional y una nueva estructura de datos junto con una integración completa a Finanzas a través del Diario Universal de documentos reflejado en la tabla ACDOCA.

Hay parametrizaciones básicas del módulo de activos no han cambiado mucho, ya que aun se asigna la sociedad FI a un plan de valoración local que contiene las reglas para calcular la depreciación, con los diferentes métodos de cálculo, por periodos, degresivos, etc. La asignación de las cuentas, el diseño de las pantallas y las vidas útiles predeterminadas aún están vinculadas a las clases de activos fijos, que agrupan los activos de naturaleza similar y aún tiene el concepto de áreas de valoración para registrar diferentes valores para diferentes principios contables.

Sin embargo, ha habido muchas mejoras en diferentes áreas y una integración mucho mas cercana con la contabilidad general. Los cambios referentes a la parametrización y a la migración de activos fijos desde un sistema Legacy es lo que estaremos viendo en la lección.

Datos

Legacy. Un sistema heredado (o sistema legacy) es un sistema informático (equipos informáticos y/o aplicaciones) que ha quedado anticuado pero continua siendo utilizado por el usuario (típicamente una organización o empresa) y no se quiere o no se puede reemplazar o actualizar de forma sencilla. Un sistema Legacy es aquel que ya no cumple con las necesidades del negocio, es aquel sistema que ya no puede recibir soporte y mantenimiento o simplemente un sistema que utiliza tecnología anticuada. Estos sistemas suelen ser difíciles de mantener.

1.1 Cambios en la estructura de datos en la contabilidad de activos

• Los datos reales de las tablas ANEK, ANEP, ANEA, ANLP, ANLC ahora se almacenan en la tabla ACDOCA. La información de la tabla ANEK que guardaba los datos de cabecera de los movimientos de activos fijos ahora se almacenan en la BKPF
• SAP proporciona vistas de compatibilidad FAAV_, por ejemplo, FAAV_ANEK, para reproducir las estructuras antiguas. Esto es importante sobre todo para los programas personalizados (Z) que consultan las antiguas tablas
• Los datos estadísticos, por ejemplo para fines fiscales, que previamente se almacenaban en las tablas ANEP, ANEA, ANLP, ANLC ahora se almacenan en la tabla FAAT_DOC_IT
• Los datos correspondientes a valores planificados que previamente se almacenaban en ANLP y ANLC ahora se almacenan en FAAT_PLAN_VALUES
• La Contabilidad de activos clásica se transforma en la Nueva Contabilidad de Activos mediante la ejecución de pasos de migración obligatorios relacionados con el mundo de activos fijos
• Es posible la contabilización en diferentes periodos en los distintos ledgers, aunque tiene una restricción, el comienzo y fin del año fiscal debe ser igual. Hay varias notas referidas a este tema

1.2 Transacciones obsoletas

En la Nueva Contabilidad de Activos Fijos las transacciones que han quedado obsoletas:

• ABST2 Reconciliación de cuentas. Dada la integración de los movimientos de activos fijos bajo las mismas tablas y en tiempo real con la contabilidad general ya no es necesario ejecutar tareas de reconciliación
• ASKBN Contabilización periódica. Esta TX se utilizaba para contabilizar en el libro mayor los movimientos que se registraban en áreas paralelas. Con este proceso, primero se registraba en la Contabilidad de Activos Fijos y luego ejecutando la TX, los movimientos impactaban en el libro mayor
• AJRW Cambio del ejercicio. El cambio de ejercicio ahora se realiza con la misma TX con la que se realiza el arrastre de saldos de cuentas de mayor, de esta manera, se unifican ambos procesos
• OASV Asientos de ajustes. Esta TX era muy utilizada cuando se migraban activos desde otro sistema. Los datos maestros de activos y sus correspondientes valores (valor de origen, amortización acumulada y amortización del ejercicio) se registraban en la TX AS91/AS92, pero estos valores no impactaban en la contabilidad, para que se registrara se utilizaba la TX OASV que permitía imputar en forma directa sobre cuentas de mayor asociadas a activo fijo

1.3 Transacciones modificadas

Las siguientes transacciones han cambiado en la Nueva Contabilidad de Activos:

• AFAB Amortizaciones. Ha cambiado el programa que se ejecuta considerando todos los beneficios que hemos mencionado en la unidad anterior
• AS91 Carga inicial. Se revisará en profundidad esta TX mas adelante pero el principal cambio es que ya no se pueden ingresar los valores de los activos fijos migrados desde esta TX
• AFAR Recálculo de amortizaciones. Esta TX también ha cambiado el programa que ejecuta, siendo ahora FAA_DEPRECIATION_CALCULATE. Es recomendable ejecutar este programa periódicamente para ajustar, en caso de corresponder, los valores planificados de depreciación

1.4 Transacciones nuevas

Al igual que ha ocurrido en otras versiones de SAP se crean nuevas transacciones como mejoras de transacciones ya existentes y ambas siguen disponible tal como lo vimos en la unidad anterior, en las versiones muy viejas de SAP teníamos la FBL3, luego pasó a la FBL3N y ahora existe la FBL3H. Algo similar ocurre con las TX de Activos Fijos.

Las nuevas TX donde la principal diferencia es que se le ha agregado la letra "L" al final. Mas allá de que haya transacciones nuevas, se pueden seguir utilizando las antiguas, ya que llaman a los mismos programas.

2 Configuración

Se revisará los puntos de configuración que debemos tener en cuenta con la Nueva Contabilidad de Activos Fijos.

2.1 Activación de Business Functions

El primer paso es activar las siguientes funciones de negocio o normalmente conocidas como Business Functions.

• ENTERPRISE_EXTENSIONS - EA-FIN
• ENTERPRISE_BUSINESS_FUNCTIONS - FIN_AA_PARALLEL_VAL

Datos

Recordemos que esto se realiza desde la TX SFW5.

2.2 Definición de áreas de valoración

En función de lo que hemos visto en la unidad anterior sobre las contabilizaciones en varias áreas considerando los distintos principios contables, se revisará como cambia en S/4 HANA Finance la definición de las áreas de valoración.

• El área principal de la valoración inicial (lo que antiguamente conocíamos como área 01) y el área principal de la valoración paralela se deben crear con las contabilizaciones en tiempo real
• Es obligatorio asignar un principio contable o norma de presentación de cuentas a cada área de valoración, incluídas las áreas de valoración que no contabilizan
• Para cada moneda adicional definida en una sociedad FI, es obligatorio configurar un área de valoración correspondiente tanto para el libro principal como para los ledgers paralelos

Las áreas de valoración derivadas (áreas de valoración delta) ya no son necesarias debido a la contabilización en tiempo real de la valoración principal y paralela. Ahora estas áreas son opcionales y se utilizan solo con fines informativos.

El indicador de contabilización para cada área de valoración se ha simplificado y reducido a cuatro. Las siguientes opciones son las que están disponibles:

• Área de contabilización en tiempo real
• El área no contabiliza
• Área solo contabiliza las amortizaciones
• Área contabiliza simultáneamente inventarios y amortización

2.3 Especificar traspaso de valores de CAP

En esta actividad se definen las reglas de traspaso para los valores de contabilización de las áreas de valoración. Estas reglas de traspaso garantizan que determinadas áreas de valoración gestionen valores de capitalización uniformes.

Se debe especificar el área de referencia, que es el área de valoración desde la cual el sistema toma el importe de contabilización al contabilizar movimientos relevantes para los costes de adquisición y producción. Se deberá especificar si este traspaso debe ser obligatorio u opcional. Si se especifica que el traspaso es opcional, al contabilizar podrá indicar valores de contabilización específicos de área mediante la función correspondiente.

• Ejemplo. Para áreas de valoración que deben contener los activos fijos en una moneda extranjera aunque con bases de valoración idénticas a la moneda local, se deberá especificar una transferencia obligatoria de valores de contabilización desde el área de referencia (es decir, desde el área a contabilizar de la norma de presentación de cuentas correspondiente)

Datos

Especificar traspaso de valores de CAP --> Gestión financiera (nuevo) --> Contabilidad de activos fijos (nueva) --> Valoración general --> Áreas de valoración --> Especificar traspaso de valores de CAP

Hay que tener en cuenta los siguientes puntos para el traspaso de valores de Costes de Adquisición y Producción:

• Una transferencia de valores CAP solo es posible desde áreas de valoración a las que se haya asignado la misma norma de presentación de cuentas
• Para aquellas áreas de valoración que contabilizan sus CAP en tiempo real en la contabilidad principal nunca pueden tomar valores de otras áreas de valoración
• Para el traspaso de valores entre las áreas de valoración no tiene importancia si el área de valoración toma los valores de un área cuya clave es mas pequeña o mas grande que su propia clave (antiguamente, el área principal tenía que ser si o si 01)

Datos

CAP. Costos de adquisición y Producción o sus siglas en inglés APC - Acquisition and Production Cost.

2.4 Área de valoración para actualización de cantidad

En esta actividad se determina cual es el área de valoración que se desea utilizar para la actualización de cantidades. Esta parametrización es relevante, sobre todo, si utiliza bienes económicos colectivos de poco valor.

Las cantidades en el registro maestro de activo fijo solo se actualizan si se ha contabilizado en el área configurada aquí.

Datos

Actualizar cantidades --> Gestión financiera (nuevo) --> Contabilidad de activos fijos (nueva) --> Valoración general --> Áreas de valoración --> Fijar área de valoración para actualización de cantidad

Al ingresar, se visualizarán las áreas de contabilización en tiempo real y hay que elegir el área que gestionará la cantidad.

Datos

Impacto de modificar la configuración de cantidades. Si se modifica el área de valoración para la actualización de cantidades, no se modificará la información de cantidades en los registros maestros de activos fijos. Los documentos del libro auxiliar de activos fijos que se han contabilizado antes de la conversión mantienen su información sobre cantidades y la cantidad se refleja en el registro maestro de activos fijos. Al anular un documento que se ha contabilizado antes de la conversión se ajustará también la cantidad, independientemente de si se ha contabilizado el área de valoración que se utiliza ahora para la actualización de cantidades.

2.5 Cuenta de Compensación técnica

En la contabilización integrada de un alta de activos fijos, el sistema divide la operación contable en una parte operativa y en una parte a valorar.

• Para la parte operativa (contabilidad de acreedores) el sistema contabiliza un documento válido para todas las normas de presentación de cuentas contra la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada. Desde un punto de vista técnico, se genera un documento válido para todos los grupos de ledgers
• Para la parte que valora (contabilización de activo fijo con capitalización del activo fijo), el sistema crea un documento separado que solo es válido para la respectiva norma de presentación de cuentas. Este documento se contabiliza también contra la cuenta técnica de compensación para el alta integrada de activos fijos. Desde un punto de vista técnico, se generan documentos específicos de grupos de ledgers por cada norma de presentación de cuentas

De esta manera, el sistema asegura para cada norma de presentación de cuentas asignada en el plan de valoración que la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada tenga un saldo cero (por cada norma de presentación de cuentas y objeto de imputación). Para que el sistema pueda asegurar el saldo cero, la cuenta no puede contabilizarse manualmente. La cuenta no aparece en el balance, sino en el anexo del cierre del ejercicio (porque presenta un saldo cero).

Datos

Cuenta de compensación técnica --> Gestión financiera (nuevo) --> Contabilidad de activos fijos (nueva) --> Integración con el libro mayor --> Cuenta técnica compensación para alta activo fijo integrada --> Especificar cuenta compensación técnica para alta activo fijo integrada

Características de la cuenta de compensación

Debemos tener presente que la cuenta de compensación técnica para el alta de activo fijo integrada en el plan de cuentas y en sus sociedades relevantes debe cumplir con las siguientes condiciones:

• Ser una cuenta de balance que se debe crear como cuenta asociada para cuentas de activo fijo
• Dado que la cuenta es una cuenta asociada es recomendable no crearla con gestión de paridas individuales
• A pesar de ser una cuenta asociada de activo fijo, hay que considerar que la cuenta no puede almacenarse en la determinación de cuentas para la contabilidad de activos fijos (por ejemplo tabla T095, T095B, T095P)

2.6 Especificar clase de documento divergente para cada grupo de ledger

Al registrar una operación contable para un alta u otro movimiento de activos fijos integrada, el sistema distribuye la operación contable en una parte operativa y en una parte a valorar.

• Para la parte operativa el sistema contabiliza un documento válido para todas las normas de presentación de cuentas, es decir, para todos los grupos de ledger. En el caso de una compra de un activo fijo, probablemente la clase de documento sea KR - Factura acreedor
• Para la parte que valora el sistema crea un documento separado que solo es válido para la respectiva norma de presentación de cuentas. Para registrar estos movimientos se puede definir una clase de documento específica, distinta de la registrada en la parte operativa

Los tipos de documentos alternativos solo se pueden definir para los documentos específicos de las normas de presentación de cuentas y se definen para separar los documentos de valoración de los documentos operativos para ayudar a identificarlos fácilmente en los reportes.

Datos

Especificar clase documento divergente --> Gestión financiera (nueva) --> Contabilidad de activos fijos (nuevo) --> Integración con el libro mayor --> Operaciones integradas: CI. Documento divergente para documentos específicos Gr. ledger --> Especificar clase de documento divergente para documentos específicos grupo ledger --> Diferenciar clase de documento divergente depend. sociedad

En esta configuración solo completamos la clase de documento original y la clase de documento de activos fijos para el Grupo de ledger o norma de presentación.

Nota. Dependiendo de los requisitos del negocio, los tipos de documentos alternativos pueden definirse a nivel de mandante (válido para todas las sociedades) o a nivel sociedad, es decir, una clase de documento diferente para cada combinación de sociedad/documento original.

3. Amortizaciones

A nivel configuración no hay mayores cambios, solo debemos considerar que con el nuevo cálculo de depreciación desaparece la opción de Distribución del valor neto.

El sistema contabiliza la amortización al final de cada periodo contable. En el Customizing para las reglas de contabilización de la amortización, hay una opción llamada Distribución del valor neto. Esta opción determinaba cómo se debía comportar el sistema si la clave de amortización o la vida útil cambiaba en el activo durante el año fiscal, dando como resultado cambios en el valor de la depreciación, es decir, si aumentaba o disminuía. Si esta opción estaba activada, la diferencia se distribuía equitativamente entre los periodos contables restantes del año fiscal en curso, sino lo estaba, toda la diferencia se registraba en el siguiente mes a ejecutar la amortización.

4 Migración desde un sistema Legacy

En cada proyecto de implementación de SAP, hay una etapa previa a la salida en productivo, que es la migración de los datos del sistema anterior, denominado sistema Legacy a SAP. Estas migraciones incluyen datos maestros, saldos y movimientos.

Para estas migraciones siempre se utilizó la TX AS91 que permitía crear el dato maestro del activo fijo y al mismo tiempo asignar los valores del activo, como valor de origen, amortizaciones acumuladas, amortización del ejercicio, etc. Sin embargo, estos valores no se reflejaban en los saldos contables de las cuentas de mayor, estos valores solo se visualizaban en los reportes de activos fijos.

Para terminar de cerrar el círculo de la contabilidad, había que ingresar un documento por el valor total de los activos en la transacción OASV.

La TX AS91 nos permitía crear el dato maestro con su fecha de capitalización anterior a la fecha de salida en productivo y con el botón "Valores de Traspaso", se abría la grilla que permitía ingresar por cada área de valoración y concepto de valor, el importe que tenía en el sistema anterior.

4.1 Transacción ABLDT

Con SAP S/4 HANA Finance, ya no se crean los maestros de activos y sus valores juntos para luego contabilizar un resumen en la contabilidad. Ahora, de manera similar a los submódulos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar, primero se crean los datos maestros y luego se contabiliza por separado el valor en el activo y, simultáneamente, se registran en el libro mayor.

Para ingresar los valores de un activo que se está migrando, debemos acceder a la transacción ABLDT e ingresar para cada área de valoración y para cada concepto (valor origen, amortización acumulada, amortización del ejercicio, amortización no planificada, revalúos, etc.) el valor que le corresponde. Al grabar esta TX se creará un documento contable.

4.2 Parametrizaciones para la migración

Utilizar la TX ABLDT es bastante simple, solo hay que cargar los valores que correspondan, sin embargo, debemos realizar algunas configuraciones previamente.

Datos

Transferencia de datos de activos fijos --> Gestión financiera (nueva) --> Contabilidad para activos fijos (nuevo) --> Parámetros para la transferencia --> a) Especificar cuenta de contrapartida para transferencia de datos no existentes, b) Especificar clase de documento para transferencia de datos existentes, c) Definir clases valoración para traspasar partidas abiertas

Para que la TX ABLDT pueda realzar un documento contable vamos a necesitar definir lo siguiente:

• Especificar cuenta de contrapartida para transferencia de datos existentes. Toda migración que hacemos en una nueva implementación, siempre se realiza contra cuentas "puentes". Suele haber una cuenta puente para cada tipo de cuenta (saldos contables, partidas abiertas de acreedores, deudores, materiales y activos fijos). La suma de todas las cuentas puentes tiene que dar cero para garantizar que se haya migrado íntegramente el balance
• Especificar clase de documento para transferencia de datos existentes. Toda contabilización necesita una clase de documento, por lo tanto, aquí se define con qué clase de documento se generarán los documentos de migración de activos fijos
• Definir clases de valoración para traspasar partidas abiertas. Como ya sabemos de niveles anteriores, cualquier movimiento de activos fijos se registra siempre con una clase de movimiento. La clase de movimiento es importante para el armado del cuadro del cuadro de activo fijo. Por esta misma razón, hay que definir una clase de movimiento específica para la migración inicial. SAP ya trae predefinido la clase de movimiento 970 para las migraciones

4.3 Transacción LSMW - Legacy System Migration Workbench

La TX LSMW es muy utilizada en todo tipo de migraciones, ya que es una herramienta que nos permite realizar cargas masivas, sin embargo, para el traspaso de valores de activos ya no puede utilizarse por medio de recordings o grabaciones, dado que la TX ABLDT para contabilizar los valores utiliza una cuadrícula ALV habilitada para entradas manuales, por lo que no puede utilizarse en entrada por lotes o masivas.

Para grandes volúmenes de datos, se puede utilizar BAPI_FIXEDASSET_OVRTAKE_CREATE.

También se puede utilizar la bapi en combinación con la TX LSMW con el método "CreateIncilValues" para el Business Object BUS1022. La nota de SAP 2208321 explica todas las dudas referentes a este punto.

Favorito:

Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Juanpablo Tejeda