✒️SAP PM / El mantenimiento orientado a proyectos Por Mauro Ceffalotti Blois

1. ¿Qué es un proyecto de mantenimiento en SAP?

Un proyecto de mantenimiento es cuando el mantenimiento deja de ser “avisos sueltos” y se convierte en un paquete grande de trabajos que hay que coordinar bien:

Típicamente:

• Paradas de planta

• Grandes revisiones

• Modificaciones importantes

• Reparaciones gordas

• Inversiones (ej: cambio de línea, nueva prensa, etc.)

Características de estos proyectos

• Son complejos y normalmente se hacen una sola vez.

• Tienen objetivos claros (ej: cambiar X equipos en 5 días).

• Implican muchos costes y mucha capacidad de recursos.

• Involucran varios departamentos: mantenimiento, producción, calidad, compras, almacén, finanzas…

• Tienen requisitos de calidad específicos (pruebas, inspecciones, certificaciones).

• Son estratégicos para la empresa (si sale mal, duele mucho).

• Llevan riesgo alto (paradas largas, retrasos, sobrecostes, accidentes, etc.).

Por eso se usa gestión de proyectos (PS + PM):
para planificar, controlar, monitorizar y evaluar todo lo que pasa durante esa parada/reforma.

Se mezcla:

• Logística → materiales, puestos de trabajo, programación, capacidades…

• Finanzas → presupuestos, centros de coste, imputaciones a cuentas de mayor (G/L), etc.

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2. Paradas de planta: por qué son tan críticas

La parada de planta tiene estas características:

• Pérdida fuerte de producción del centro.

• Gran parte de los costes de mantenimiento del año se concentran ahí.

• Además del coste de trabajos, se suma el coste de producción perdida.

• Las medidas durante la parada deben planificarse, inspeccionarse, monitorearse y documentarse.

• Planificar y ejecutar bien la parada lleva muchísimo esfuerzo.

Por eso SAP ofrece cosas como Technical Program and Project Management
(PS + PM + herramientas tipo MEB) para ayudarse a:

• Mantener fechas,

• Controlar costes,

• Coordinar equipos internos y externos,

• Y no perder el control del monstruo.

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3. Estructura de un proyecto de mantenimiento (PS + PM)

En SAP PS (Project System), un proyecto se compone de:

• Definición de proyecto → el “cabezal” del proyecto.

• PEP (Plan de Estructura de Proyecto / Elemento PEP) → los bloques en los que se trocea el proyecto:

  • Por área (línea 1, línea 2…)

  • Por tipo de trabajo (eléctrico, mecánico…)

  • Por fases (preparación, ejecución, puesta en marcha…)

Cada elemento PEP puede tener asignadas órdenes de mantenimiento.
Es el PEP el que controla:

• fechas “macro” del bloque,

• y el presupuesto disponible para esas órdenes.

Integración clave

El mantenimiento orientado a proyecto se basa en:

• PS (Project System) → estructura, fechas, presupuesto, reporting global.

• PM (Plant Maintenance) → avisos, órdenes, operaciones, tiempos, materiales.

Desde PM hay dos grandes escenarios:

1. Escenario PM/PS estándar → foco en control de costes.

2. Maintenance Event Builder (MEB) → foco en control de fechas (más adelante lo verás en detalle).

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4. Flujo del mantenimiento orientado a proyecto “convencional” (imagen 3.3)

La imagen que mandaste resume el escenario clásico PM–PS en 5 pasos.

Paso 1 – ÓRDENES

• Qué se hace:
  Se crean órdenes de mantenimiento:

  • Órdenes planificadas (trabajos previstos),

  • Órdenes de avería (correctivo),

  • Órdenes preventivas, etc.

• Quién (Rol/IU):
  Planificador de mantenimiento en SAP GUI.

• Integración:
  Principalmente PM (aún no aparece PS).

Paso 2 – PROYECTO

• Qué se hace:
  Las órdenes se asignan (manual o automáticamente) a:

  Ahí es donde el proyecto “absorbe” las órdenes.

  • un elemento PEP

  • o una actividad de red del proyecto.

• Quién:
  Planificador de mantenimiento / SAPGUI.

• Integración:
  PM ↔ PS

Paso 3 – PROGRAMAR / COSTE

• Qué se hace:
  Las órdenes de mantenimiento pasan a estar controladas desde dentro del proyecto:

  Durante la creación/planificación se comprueba que:

  • se revisan costes plan de las órdenes,

  • fechas,

  • recursos.

  • costes plan no superen el presupuesto del PEP,

  • las fechas estén dentro de la planificación del proyecto.

• Quién:
  Planificador de mantenimiento / SAPGUI.

• Integración:

  • PM

  • MM (materiales que se reservan/compran)

  • FI/CO (contabilización y control de costes)

Paso 4 – MONITORIZACIÓN

• Qué se hace:
  Se monitorea el avance:

  Aquí entra fuerte el sistema de información de proyectos:

  • las órdenes se asignan a redes / actividades,

  • se puede seguir el estado: liberadas, en curso, terminadas…

  • se controla el consumo de presupuesto y las desviaciones.

  • informes de costes,

  • tiempos,

  • materiales,

  • comparaciones plan vs real.

• Quién:
  Planificador de mantenimiento / SAPGUI.

• Integración:
  PM ↔ PS

Paso 5 – CERRAR / LIQUIDAR

• Qué se hace:

  • Las órdenes reciben sus notificaciones de tiempo (tiempos de trabajo, soportes).

  • Se cierran técnicamente.

  • Se liquidan contra el elemento PEP (es decir, se llevan los costes a donde corresponda en el proyecto).

  • A nivel de proyecto se hace:

    • programación/control del progreso,

    • cierre del proyecto,

    • análisis final de ratios (coste, tiempo, materiales, etc.).

• Quién:
  Jefe de proyecto / Talleres, en SAPGUI.

• Integración:

  • PM

  • MM

  • PS

  • FI/CO

Después del cierre:

• Todos los ratios centrales (costes, consumo de materiales, tiempos, etc.)
  se analizan mediante los informes de PS.

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El proceso de respaldo - la planificación de presupuesto

Aquí entra en juego IM = Investment Management (programas de inversión) + PS + PM.

La idea general:

Primero planificas el dinero global (programa de inversiones),
luego lo repartes en proyectos,
y por último bajas a órdenes de mantenimiento que consumirán ese presupuesto.

1 - Programa de inversiones

• Qué es:
  Un “saco grande” de dinero para inversiones/mantenimientos gordos del año o de varios años.
  Ejemplo: “Programa de inversiones 2026 – Planta A”.

• Qué se hace:

  • Se planifica y presupuesta el programa con sus posiciones (líneas).

  • Alternativa: MCB (otra forma de gestionar programas).

• Módulo clave: IM

2 - Proyectos

• Qué es:
  Se trocea el programa en proyectos concretos: parada horno 1, sustitución línea esmaltado, etc.

• Qué se hace:

  • Se crean proyectos PS.

  • Se distribuye el presupuesto del programa a cada proyecto.

• Módulos: IM + PS

3 - Órdenes

• Qué es:
  A nivel de proyecto ya bajas a las órdenes de mantenimiento que se ejecutarán en campo.

• Qué se hace:

  • Asignas órdenes de mantenimiento al proyecto:

    • pueden ser órdenes que vienen de IM o de PS,

    • o se les asigna un presupuesto individual.

  • Cada orden “come” presupuesto del proyecto/PEP.

• Módulos: IM + PS + PM + CO

4 - Processing (ejecución y control)

• Qué se hace:

  • Se llevan a cabo las medidas (trabajos de mantenimiento).

  • Se va verificando contra el presupuesto:

    • ¿Cuánto hemos gastado?

    • ¿Cuánto queda?

    • ¿Vamos pasados o dentro de lo previsto?

• Módulos:

  • PM (órdenes, tiempos, materiales),

  • MM (pedidos, consumos),

  • FI/CO (contabilización y control de costes),

  • todo siempre ligado a IM/PS.

5 - Cerrar y liquidar

• Qué se hace:

  • Se cierran las órdenes y las medidas.

  • Se liquidan los costes (se llevan al proyecto, activo fijo, centro de coste… según corresponda).

  • Se hace la agregación de costes a nivel de proyecto/programa para análisis final.

• Módulos:
  IM + PS + PM + MM + FI/CO

Mini-resumen de presupuesto para examen

1. Planificas un programa de inversiones (IM).

2. Creas proyectos PS y les asignas presupuesto del programa.

3. Asignas órdenes de mantenimiento PM a esos proyectos.

4. Ejecutas las órdenes y controlas costes vs presupuesto.

5. Cierras y liquidas costes al proyecto/programa y analizas los resultados.

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Maintenance Event Builder (MEB) – figura 4.1

Ahora pasamos al otro escenario que te decía:
el que tiene foco en FECHAS (control de plazos) y gran volumen de trabajos.

¿Qué es el MEB?

Es una herramienta de SAP PM que te ayuda a planificar y agrupar medidas importantes
(revisiones, paradas de planta, recuperaciones)
partiendo de avisos de mantenimiento, para luego:

• unirlos en revisiones,

• generar un proyecto PS asociado,

• y crear órdenes automáticamente.

Es ideal cuando tienes muchísimos avisos y quieres organizarlos en una parada/revisión sin volverte loco.

1 - Avisos

• Qué se hace:

  • Se crean avisos de mantenimiento (de plan o manuales).

  • Pueden usar hojas de ruta jerárquicas por centros de mantenimiento.

• Rol: planificador de mantenimiento.

• Módulo: PM

Piensa en todos los “trabajitos” que salen para la parada: inspeccionar X, cambiar Y, revisar Z…

2 - Proyecto

• Qué se hace:

  • Se crea un proyecto PS asociado a esa parada/revisión.

  • Este proyecto servirá para control de plazo y coste.

• Rol: planificador de proyecto.

• Módulo: PS

3 - Revisión

• Qué se hace:

  • Se agrupan/consolidan los requisitos (los avisos) en una revisión.

  • Se enlaza la revisión con:

    • el proyecto, y

    • el objeto técnico (equipo/ubicación).

• Rol: planificador de mantenimiento.

• Módulo: PM

Aquí es donde MEB hace la magia de organización:
agrupa muchos avisos en una “ventana de parada” concreta.

4 - Órdenes

• Qué se hace:

  • A partir de esos avisos agrupados, el sistema genera órdenes de mantenimiento automáticamente.

  • Se puede hacer asignación a redes/actividades del proyecto.

• Rol: planificador de mantenimiento.

• Módulos: PM + MM + CO

Esto te permite manejar gran volumen de órdenes sin crearlas una a una.

5 - Controlar / ejecutar

• Qué se hace:

  • Se programa y controla el progreso usando el proyecto:

    • qué está en curso,

    • qué está retrasado,

    • qué parte del presupuesto ya se gastó…

  • Se ejecutan las órdenes operativas en planta.

• Rol: jefe de proyecto / jefe de talleres.

• Módulos: PM + MM + PS + FI/CO

6 - Completar / evaluar

• Qué se hace:

  • Cerrar y liquidar órdenes/proyecto.

  • Controlar el progreso final.

  • Evaluar costes, tiempos, desviaciones, etc.

• Rol: jefe de proyecto / talleres.

• Módulos: PM + MM + PS + FI/CO

Mini-comparativa con el escenario convencional

• Convencional PM–PS:

  • Empiezas desde las órdenes y las asignas a PEP.

  • Foco principal: costes.

• MEB:

  • Empiezas desde los avisos (necesidades) → los agrupas en revisiones → generas proyecto y órdenes automáticamente.

  • Foco principal: fechas / planificación de la parada y manejo de gran volumen.