✒️SAP MM / Visualización y Bloqueo de las Facturas Por German Giovannini

la Visualización y el Bloqueo de las Facturas. Estas son funcionalidades importantes para el seguimiento, la gestión de problemas y el control de los pagos.

Visualización de las Facturas:

Una vez que se ha creado y contabilizado un documento de verificación de facturas, es fundamental poder visualizarlo para revisar su contenido, verificar su estado y rastrear su historial. SAP MM ofrece varias formas de visualizar las facturas:

• Transacción MIR4 (Visualizar documento de facturas): Esta es la transacción principal para visualizar un documento de verificación de facturas específico. Se requiere el número del documento de facturas. Al ingresar el número, se puede ver toda la información de la cabecera y las posiciones, así como las pestañas de detalles, los documentos de seguimiento (como el documento contable FI generado) y el flujo de documentos.

• Historial del Pedido: Dentro del pedido de compra (transacción ME23N), se puede acceder a la pestaña "Historial del pedido". Aquí se muestra una lista de todos los documentos relacionados con ese pedido, incluyendo las recepciones de mercancías y los documentos de verificación de facturas. Al seleccionar un documento de factura, se puede visualizar su detalle.

• Monitor de Facturas (Transacción MRM3): Esta transacción proporciona una visión general de los documentos de verificación de facturas según diversos criterios de selección (por ejemplo, proveedor, fecha de contabilización, estado). Permite filtrar y buscar facturas específicas y luego visualizarlas.

• Informes Estándar de MM-IV: SAP ofrece varios informes estándar que permiten listar y visualizar documentos de verificación de facturas según diferentes parámetros. Estos informes pueden ser útiles para el seguimiento masivo de facturas. Algunos ejemplos incluyen listados por proveedor, por fecha de contabilización, facturas pendientes de pago, etc.

Información Clave que se Puede Visualizar:

Al visualizar un documento de verificación de facturas, se puede acceder a información crucial como:

• Datos de Cabecera: Número de factura del proveedor, fecha de factura, importe total, moneda, proveedor, número de pedido de referencia, status del documento (contabilizado, pagado, bloqueado, etc.).
• Detalles de las Posiciones: Artículos o servicios facturados, cantidades, precios, importes, impuestos, referencias a las posiciones del pedido y de la recepción de mercancías.
• Mensajes del Sistema: Cualquier mensaje de error, advertencia o información generado durante la creación o contabilización del documento.
• Documentos de Seguimiento: Enlace al documento contable FI generado al contabilizar la factura, así como a otros documentos relevantes en el flujo de documentos.
• Flujo de Documentos: Representación gráfica de la cadena de documentos relacionados (pedido, recepción de mercancías, factura, pago). Permite rastrear el ciclo completo de la transacción.
• Historial de Modificaciones: En algunos casos, se puede ver un registro de los cambios realizados en el documento de verificación de facturas.
• Motivo de Bloqueo (si la factura está bloqueada).

Bloqueo de las Facturas:

El bloqueo de una factura en SAP MM impide que se realice el pago al proveedor. Esto es una funcionalidad importante para gestionar discrepancias, asegurar aprobaciones internas o retener pagos por diversos motivos. Las facturas pueden bloquearse de diferentes maneras:

• Bloqueo Automático por Desviaciones: Si durante la verificación de la factura el sistema detecta desviaciones que exceden las tolerancias configuradas (por ejemplo, una diferencia de precio o cantidad significativa), la factura puede bloquearse automáticamente para el pago. El motivo del bloqueo suele estar relacionado con la desviación detectada.

• Bloqueo Manual: Los usuarios con la autorización adecuada pueden bloquear manualmente una factura para el pago. Esto puede ser necesario si hay problemas con la entrega, la calidad de los bienes o servicios, o si se requiere una aprobación interna antes del pago. El usuario puede ingresar un motivo de bloqueo al realizar el bloqueo manual (por ejemplo, "Discrepancia de cantidad", "Pendiente de aprobación"). El bloqueo manual se puede realizar durante la creación de la factura (en la MIRO) o posteriormente (utilizando la MIR4 para visualizar y luego bloquear).

• Bloqueo por Workflow de Aprobación: Si se ha implementado un workflow de aprobación para las facturas, estas pueden permanecer bloqueadas hasta que se completen todas las etapas de aprobación definidas en el workflow.

Visualización del Estado de Bloqueo:

El estado de bloqueo de una factura se puede visualizar en varios lugares:

• Transacción MIR4 (Visualizar documento de facturas): En la cabecera del documento, se muestra el estado de bloqueo para el pago (por ejemplo, "Bloqueado para pago"). También se puede ver el motivo del bloqueo en la pestaña de "Detalles" de la cabecera.

• Monitor de Facturas (Transacción MRM3): El monitor permite filtrar las facturas por su estado de bloqueo, facilitando la identificación de las facturas que requieren atención.

• Informes Estándar: Algunos informes de MM-IV incluyen el estado de bloqueo de las facturas.

Liberación de Facturas Bloqueadas:

Para que se pueda realizar el pago de una factura bloqueada, es necesario liberarla. El procedimiento para liberar una factura depende del motivo del bloqueo:

• Liberación Automática: Si el bloqueo fue automático debido a desviaciones dentro de las tolerancias, el sistema puede liberarlo automáticamente una vez que se cumplen ciertas condiciones (por ejemplo, se corrige la desviación dentro de los límites aceptables).

• Liberación Manual (Transacción MRBR - Liberar facturas bloqueadas): Las facturas que fueron bloqueadas manualmente o debido a desviaciones que requieren intervención humana deben liberarse manualmente utilizando la transacción MRBR. Esta transacción permite seleccionar facturas bloqueadas según diferentes criterios y liberarlas una vez que se ha resuelto el problema. Es importante tener la autorización adecuada para liberar facturas.

• Liberación por Workflow: En el caso de facturas bloqueadas por un workflow de aprobación, la liberación se realiza automáticamente una vez que se han completado todas las aprobaciones definidas en el workflow.

En resumen, la visualización de los documentos de verificación de facturas es esencial para el seguimiento y la auditoría, mientras que la funcionalidad de bloqueo es crucial para el control de pagos y la gestión de problemas o desviaciones en el proceso de facturación. SAP MM proporciona varias herramientas y transacciones para facilitar tanto la visualización como el bloqueo y la liberación de las facturas.