Principios Básicos de Estrategias de Liberación
Seleccionar la Transacción ME29N (Para poder liberar el Pedido de Compra)
Nota: En el caso que se realice una modificación al pedido cuando este ya fue liberado, al momento de guardar el documento(O verificarlo) este mostrar un mensaje de advertencia que nos indicara que se cancelara la Liberación y esta pasara a tener ahora 2 condiciones de liberación y no 1 (Ahora será el responsable de compras y coordinador de compras) para poder liberar el pedido
1.- Estrategias de Liberacion
Esta funcionalidad permite definir procedimiento de liberación o aprobación de documentos. En caso de los pedidos solo se presenta una unica opcion de utilizacion
Nota: La SolPed Permite liberaciones indivudales y colectivas
- Liberacion Simultanea de todos el documento: En este caso son aprobados de manera global los ítems (La liberacion se hace a nivel cabecera del documento).
Nota: Solo existe un solo tipo de liberación ya que esta es mandada al proveedor por que ya se tiene que estar dispuesto a enviarlo para adquirir la totalidad de los productos. En caso de no querer un producto bloquearlo o eliminarlo antes de ser liberado
Existen dos parámetros de estrategias:
- Grupos de Liberación: El sistema utiliza la Sigla "R2" para los pedidos, pero puede ser usada otra o una cantidad de grupo si existe complejidad para las estrategias
- Estrategias: Se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números
Nota: En una propuesta de compra mediante un pedido debe de existir un mecanismo de aprobación antes de ser enviado al proveedor. para este procedimiento se necesita de uno o varios ciclo de aprobacion a cargo de los "Aprobadores" que participaran:
2.- Condiciones Generales:
El diseño de la estrategia de liberación (Criterios por los que tiene que estar aprobados los documentos) se basa en los criterios en los cuales se agruparan y asignaran los documento a aprobar
Ejemplo de características de normas de liberación:
- Tipo de Documento
- Grupo de Compras
- Grupo de Articulos
- Centro
Ejemplos:
- Se establece que cada equipo de compradores tiene el o los responsables para la liberación de documento. Las estrategias estan agrupadas por Grupo de Compras
- Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada centro gestiona la adquisición de bienes y servicios. Este criterio sera de acuerdo a los Centros.
3.- Condiciones de Importes
Es importante en la Estrategia de liberación definir escalas para determinar los niveles o etapas de aprobación de un documento
Nota: Para la determinación de la estrategia será el "Valor Total del Pedido", el cual se vera reflejado en la pestaña "Condiciones" en la cabecera del documento.
Ejemplo de condiciones: Si un importe del pedido deberá ser liberado solo por un responsable, si el importe no supera un valor determinado es asignado a un Aprobador, si el importe supera ese valor o cualquier valor determinado, este debera ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior
4.- Condiciones de Aprobacion
Cuando el documento presenta dos o mas niveles de aprobación se presentas dos escenarios diferentes
- Con Definición de Requisitos: Para aprobar un determinado nivel, es necesario que ya haya sido aprobado el nivel anterior:
- Sin Definición de Requisitos: Cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. los otros niveles quedan relevados de la necesidad de aprobar
5.- Indicadores de Liberación
Para simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento (Nivel que ya se ecuentra liberado) se definen indicadores de liberacion que se asociaran a cada nivel con un texto en el documento
- A - Sin liberar
- B - Liberado por Resp. Compras
- C - Liberado por Coord. Compras
- D - Liberado por Gte. de Area
- Z - Documento Liberado
6.- Niveles de Liberacion
Ejemplos: De los diferentes niveles de aprobación asociados al documento un función del importe total del documento (SAP Admite 8 niveles)
- Transaccion ME23N en la pestaña Condiciones (Para ver los niveles de aprobacion)
- Ingresar en la Pestaña Estrategia de Liberación (La cual no ha tomado alguna estrategia de liberación porque no a pasado la cantidad de importe)
- Aumentar el importe para superar el mínimo requerido (En el ejemplo llego a 4 niveles de liberación puestos)
- Responsable Compras
- Coordinador Compras
- Gerente de Area
- Director General
Al completar el pedido toma aquellos valores cuyo rango incluya el importe total del documento (Mayor importe se requerían mas responsables para la aprobación)
7.- Clasificación - Información de Seleccion
Los datos ingresados determinan la estructura de la estrategia, el siguiente punto es tratar el sitio donde se contendrán los datos del documento para que este sea capturado y asignado.
La "Clasificacion" es el criterio de asignación de estrategias, se ingresan parametrizaciones que SAP toma como referencia para asignar la Estrategia de Liberación Correspondiente (Ejemplo según los grupos de compras).
Nota: Se notaran los códigos de los grupos de compra para los que se activa la estrategia ("DF1","DF2","DF3") y el rango de importe ("Mayor de $ USD") - La estrategia de liberación llego a 12 que es el Gerente de área
8.- Cuestiones Practicas
Algunos trucos practicos asociados al uso de estrategias de liberación (Similar a la SolPed):
- Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobacion
- si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas
- Un pedido será dado por liberado cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
- La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio en las condiciones del negocio.
9.- Liberación de Documentos
Cuando el pedido esta sujeto a una estrategia de liberación (Criterios que deben ser aprobados los documentos para su utilización en las etapas posteriores), ubicada en la cabecera (Estrategia de liberacion)
Nota: El símbolo "Amarillo" indica el próximo nivel a liberar, los otros faltan de procesar. Con la ME29N
Para liberar el nivel que seamos seleccionamos el icono amarillo y el estado de liberación pasa a ser una paloma color verde. lo que significa que un nivel tiene el símbolo verde es que ya fue liberado y el amarillo es que esta por liberar
Ya se puede guardar el documento cuando todos los niveles ya están liberados.
10.- Perdida de Liberación
Cuando el pedido ya tiene asignada la estrategia de liberación (Parcial o Total) puede perder ese estado si se modifica algún valor que esta sujeto a la estrategia (Importes, Grupo de Compras, Centro)
En este caso se tendrá que liberar nuevamente desde el primer nivel (ME29N)
11.- Liberación Colectiva - ME28
Con este procedimiento se podrá recibir un listado de pedidos pendientes por aprobar con la estrategia a la cual es responsable
Nota: Sirve para la liberación Colectiva de pedidos, por lo que el debe tener un listado de aplicaciones para el usuario que lo ejecuta y contar con los permisos para dicha actividad
- Al ingresar a la transacción se debe colocar el Codigo de liberación Correspondiente y algún otro campo necesario.
- Ejecutar y encontrar con diferentes opciones para todas las posibles liberaciones de pedido
Ejemplo de diversas funcionalidades que dispone SAP para visualizar la información de los pedido, estrategias
- Visualización de Estrategia
- Pedido con un nivel liberado u pendiente el segundo
- Eliminar la liberación aplicada (Flag en el cuadro en la pantalla de ME28)
Nota: El codigo de liberación es el Cod (10 , 11 , 12)