Unidad 6: "Proceso de Compras, Estructura y Funcionalidades"
Lección 7: Principios Básicos de Estrategias de Liberación.
1.- Estrategias de Liberación - Generalidades.
La estrategia de liberación es un proceso de aprobación de documentos. El el caso de los pedidos la liberación debe ser simultanea para todo el documento, la liberación se efectua a nivel cabecera o documento (los ítems son aprobados de forma colectiva o global).
Si se desistiera de la compra de algún producto, éste deberá ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al proveedor.
Las estrategias están formadas por dos parámetros:
- Grupos de Liberación: El sistema utiliza la sigla R2 para los Pedidos, pero puede ser adoptada cualquier otra o una cantidad de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
- Estrategias: Se utilizan Códigos de dos espacios con combinaciones de letras, números para diferenciar las diversas estrategias.
2.- Condiciones Generales.
En el diseño de las estrategias de liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales se agruparan y asignaran los documentos a aprobar.
Podrían por Ej establecerse nomas de liberación según las siguientes características:
- Tipo de documento
- Grupo de compras
- Grupo de artículos
- Centro
Si utilizamos como criterio un dato de cabecera (Grupo de compra, tipo de documeto, etc) no tendremos problema ya que solo u valor sera ingresado. Para el caso de los items estaremos obligados a usar el mismo dato en todas las posiciones del documento, de lo contrario SAP no podrá determinar una estrategia que satisfaga el documento podra ser utilizado sin el proceso de aprobación
3.- Condiciones Importantes.
Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las Estrategias de Liberación sera la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.
El valor de referencia para la determianción de la estrategia sera el Valor total del Pedido que se visualiza en la solapa Condiciones de la Cabecera.
Los rangos deben complementarse, no superponerse, ni dejar bandas descubiertas.
4.- Condiciones de Aprobación - Requisitos.
Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes:
- Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya sido el inmediato anterior.
- Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedaran relevados de la necesidad de liberar.
5.- Indicadores de Liberación.
Se definen indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.
6.- Niveles de Liberación - Ejemplos.
SAP admite hasta 8 niveles de aprobación como máximo.
7.- Clasificación - Información de selección.
En este punto se indicara a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.
8.- Cuestiones prácticas - Tips.
- Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación
- Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación siempre sera tenida en cuenta una de ellas
- El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 o un importe mínimo debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
- Un pedido sera dado por liberado, cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
- La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificado frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
- Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas estrategias.
9.- Liberación de Documentos - Procedimiento.
Cuando un pedido esta sujeto a una estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel de cabecera la siguiente información:
- Grupo de liberación (R2)
- Estrategia de liberación (12)
- Indicador de liberación (A)
- Códigos /Niveles de liberación (10/11/12)
El símbolo amarillo nos indica el próximo nivel a liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.
-Para aprobar un documento utilizaremos la transacción ME29N.
- Se observa un símbolo a la derecha del nivel a liberar, que permitirá mediante un click sobre él dar por aprobado el nivel.
-Donde se pone de manifiesto un símbolo que da por aprobado el nivel 10 e indica que el 11 es el siguiente, recibiéndose el mensaje correspondiente a la liberación del código mencionado.
10.- Perdida de Liberación.
Cuando a un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales esta sujeta la estrategia (Centro, Grupo de Compras, Importes, etc).
En este caso, deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.
La transacción ME29N permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al anterior.
11.- Liberación Colectiva.
Con el siguiente procedimiento, el operador podrá recibir un listado de Pedidos pendientes de aprobación con la estrategia para la cual es el responsable.
Ingresar al a la Tx ME28, indicar el Código de liberación correspondiente y si fuera necesario alguna condición de filtro, para acceder al listado de pedidos pendientes de aprobación.
En la pantalla que se presenta a continuación se pueden trabajar algunas funcionalidades como Visualización de estrategias, Pedidos con un nivel liberado y pendientes del segundo, Eliminar liberación aplicada.