PRINCIPIOS BASICOS DE ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN
1. ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN – GENERALIDADES
En esta parte como se vio anteriormente, esta función dentro del sistema SAP permite definir procedimientos de aprobación o liberación de documentos. En el caso de los PEDIDOS (a diferencia de las SOLPED) se presenta una única opción de utilización:
v LIBERACIÓN SIMULTANEA DE TODO EL DOCUMENTO
En este caso son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.
(Queda excluida la opción de librear los ítems individualmente. La razón es simple, y es que hay que recordar que el PEDIDO es el documento de SAP que es enviado al PROVEEDOR por lo cual, debemos de estar dispuestos y seguros, con la aprobación correspondiente, de requerir la adquisición de la totalidad de los productos incluidos en el mismo. La única manera de continuar el proceso es que el documento este totalmente liberado. Si se desistiera de la compra de algún producto, este deberá ser eliminado del documento antes de ser aprobado y enviado al PROVEEDOR)
Las estrategias están formadas por dos parámetros:
v GRUPOS DE LIBERACIÓN
El sistema utiliza la regla R2 para los PEDIDOS. Pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad de grupo de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
v ESTRATEGIAS
Se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias. frente a una propuesta de compra mediante un PEDIDO existe un mecanismo de aprobación antes de ser enviado al PROVEEDOR escogido. Dicho procedimiento implicara la intervención uno o varios ciclos de aprobación, a cargo de los denominados APROBADORES.
2. CONDICIONES GENERALES
En el diseño de las ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN se tiene en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a probar. Ejemplo, se establecerán normas de liberación según las siguientes características:
- TIPO DE DOCUMENTO
- GRUPO DE COMPRAS Se establece que cada equipo de compradores tendrá el o los responsables propios para la liberación de documentos. De acuerdo a este criterio seria que las estrategias estuvieran agrupadas o clasificadas por GRUPOS DE COMPRA.
- GRUPO DE ARTICULOS Tratándose de una empresa que cuya actividad implica la adquisición habitual de bienes y materiales asociados a especificaciones técnicas, seria conveniente que la aprobación estuviese a cargo de responsables de formación técnica. Basado en esto, podría determinarse las estrategias según los GRUPOS DE ARTICULOS de manera de asegurar que cada aprobador reciba pedidos con materiales correspondiente a su especialidad.
- CENTRO Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada CENTRO se encarga de gestionar la adquisición de bienes y contratación de servicios. El criterio a adoptar para las estrategias, seria de acuerdo a los CENTROS que generaron el proceso.
3. CONDICIONES DE IMPORTE
Un criterio importante, obligatorio y fundamental en el diseño de las ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN es el establecimiento y definición de escalas o condiciones de importe de determinan los niveles o etapas de aprobación del documento.
El valor de referencia para la determinación de la ESTRATEGIA será el VALOR TOTAL DEL PEDIDO, el cual se apreciará en la SOLAPA de CONDICIONES de la cabecera.
Esto indica, por ejemplo, que, si el valor del IMPORTE TOTAL no es excesivo, podrá ser liberador por un solo responsable, mientras que, en otro caso, el IMPORTE TOTAL supera otro determinado valor, deberá ser liberado por un segundo APROBADOR con mayor responsabilidad que el anterior y asi sucesivamente.
4. CONDICIONES DE APROBACIÓN – REQUISITOS
Esta parte se presentará cuando el documento necesite dos o más niveles de APROBACIÓN el cual se presentará dos condiciones tales como:
v CON DEFINICIÓN DE REQUISITOS
Para aprobar un documento es condición obligatoria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.
v SIN DEFINICIÓN DE REQUISITOS
Cada nivel puede ser aprobado sin necesidad de que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedaran relevados de la necesidad de liberar.
Dentro de los esquemas de liberación se establece que por ejemplo si el nivel 11 podrá liberar después que lo haya hecho el nivel 10, mientras que el nivel 12 lo hará una vez que o haya aprobado el nivel 10 y 11 respectivamente.
5. INDICADORES DE LIBERACIÓN
En esta arte se especificarán a los responsables del estado de LIBERACIÓN o APROBACIÓN del documento.
En esta parte de definirán los INDICADORES DE LIBERACIÓN (A=SIN LIBERAR, B=LIBERADO POR RESPONSABLE DE COMPRAS, C=LIBERADO POR COORDINADOR DE COMPRAS, D=LIBERADO POR GERENTE DE ÁREA) que se asociarán a los NIVELES DE APROBACIÓN (10, 11, 12, 13)
6. NIVELES DE LIBERACIÓN – EJEMPLOS
En esta parte se establece y define los diferentes NIVELES DE APROBACIÓN que serán asociados en función del IMPORTE TOTAL del documento.
El nivel de capacitación dentro de la academia CVOSOFT IT ACADEMY a través de su plataforma de estudio SAP LOGON se establecerán 4 NIVELES DE APROBACIÓN mientras que en el sistema real de SAP se pueden establecer hasta 8 NIVELES DE APROBACIÓN.
Se puede presentar el ejemplo donde en un esquema no puede existir ninguna ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN debido a que el IMPORTE puede ser mínimo. Por lo tanto, si el valor es mínimo no es necesario la presentación de ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN.
Para un IMPORTE levemente menor por ejemplo el importe menor es 100 y el importe supera 100,01 se presentará un solo nivel de aprobación.
7. CLASIFICACIÓN – INFORMACIÓN DE SELECCIÓN
Si bien la configuración de esta sección es responsabilidad de los CONSULTORES es importante conocer ya que en un futuro próximo podríamos ser los diseñadores del esquema de estrategias que satisfagan requisitos de control y seguridad del DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
En la llamada CLASIFICACIÓN los criterios de asignación de estrategias, se ingresan en la PARAMETRIZACIÓN de SAP los datos que serán tomados como referencia para asignar la ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN correspondiente, en este caso, según los GRUPOS DE COMPRAS.
8. CUESTIONES PRACTICAS – TIPS
Se comentarán algunos casos prácticos o trucos asociados al uso de ESTRATEGIAS DE LIBREACIÓN:
· Si la información del documento no concuerda con la ESTRATEGIA no estará sujeto a ningún proceso de APROBACIÓN.
· Si dos estrategias duplican el criterio de APROBACIÓN siempre se tendrá en cuenta una de ellas.
· El criterio de aprobación según el IMPORTE puede partir desde un valor cero (0) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere ninguna APROBACIÓN.
· Un pedido será dado por liberado y poder continuar con el proceso de compras, cuando hayan sido aprobados todos los niveles de aprobación (sobre todo el ultimo)
· La definición de las ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN se realiza a través de tareas de PARAMETRIZACIÓN del sistema y pueden ser modificados frente a cualquier cambio de las condiciones de negocio.
· Junto a la creación de nuevas ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN se requiere la aprobación y definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esa estrategia.
9. LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS – PROCEDIMIENTOS
Datos importantes dentro del esquema de ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN:
· GRUPO DE LIBERACIÓN (R12)
· ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN (11)
· INDICADOR DE LIBERACIÓN (A)
· CODIGOS/NIVELES DE LBERACIÓN (11/12/13)
Para liberar los PEDIDOS se realizará a través de la TRANSACCIÓN ME29N que es la herramienta de SAP para liberar PEDIDOS DE COMPRAS.
10. PERDIDA DE LIBERACIÓN
Cuando un documento ya tiene asignada una ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN y se encuentra TOTAL o PARCIALMENTE, puede perder ese estado si se modifica algún dato a los cuales está sujeta tal estrategia. Ejemplo: GRUPO DE COMPRAS, CENTRO, IMPORTES.
En este caso deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.
11. LIBERACIÓN COLECTIVA
La LIBERACIÓN COLECTIVA es un procedimiento mediante el cual el OPERADOR podrá recibir un listado de PEDIDOS PENDIENTES DE APROBACIÓN con la estrategia para el cual el es responsable.
Esta operación se realizará a través de la TRANSACCIÓN ME28N el cual es una herramienta del sistema SAP que permitirá la LIBERACIÓN COLECTIVA de PEDIDOS.
Se procederá a ingresar en la TRANSACCIÓN ME28N, se indicará el CÓDIGO DE LIBERACIÓN y si fuese necesario, alguna información o datos de filtro que requiera el esquema.
Se seleccionará y pulsará el botón de EJECUTAR el cual se desplegará una LISTA DE SOLICITUDES DE PEDIDO por liberar.
v VISUALIZACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS
Se procederá a la visualización de los esquemas de las estrategias de liberación colectiva.
v ELIMINAR LA LIBERACIÓN APLICADA – PROCEDIMIENTO
La eliminación de un documento ya liberado será ingresando directamente al esquema y seleccionando nuevamente la lista para visualizar el esquema de solicitudes de pedidos liberadas y se selecciona la que se desea eliminar. Una vez eliminada se podrá visualizar dentro del pedido, como se tendrá que liberar el documento desde el inicio con cada uno de los niveles e indicadores de aprobación y liberación.