Maestro de Proveedores-Generalidades
La figura del proveedor dentro del sistema corresponde el ente legal que nos suministrará bienes o servicios y con quienes establecemos un vínculo comercial mediante una serie de documentos que constituirán el Proceso de Compras.
Los datos maestros de proveedores se encuentran clasificados de acuerdo al alcance y aplicación de sus datos.
Son todos aquellos datos que por sus características son válidos para cualquier aplicación y por tanto son definidos a nivel de mandante.
- Dirección y datos de contacto
- Clave y tipo de identificación fiscal
- Datos bancarios (bancos, cuentas, titulares)
Datos contables (Sociedad)
Son todos aquellos datos que se actualizan para cada Sociedad en la cual serán utilizados. Los datos principales son:
- Condiciones y medios de pago
- Clave de ordenamiento en los listados
- Exenciones a la retención de impuestos
- Verificación de facturas duplicadas
- Estado de bloqueos de pagos
- Grupos de tolerancias de precios en la verificación de la factura
- Datos de contacto por correspondencia y reclamos
- Información de retención de impuestos
Datos de Compras (Organización de Compra)
Son todos aquellos datos relacionados a la Organización de Compra a través de la cual contactamos al proveedor.
- Moneda habitual de pedido
- Condiciones de pago
- Fecha de control para la determinación de precios
- Verificación de factura basada en al entrada de mercadería
- Datos de contacto con sector ventas del proveedor
- Grupo de Compras propuesto
- Definición de interlocutores (contactos con el proveedor)
Maestro de Proveedores-Grupo de Cuentas
El "Grupo de Cuentas", en un parámetro de proveedores que es solicitado como obligatorio al crear uno nuevo y el cual, define una cantidad de aspectos claves del maestro de datos.
Principales aspectos que aplica al proveedor:
- Clase de asignación de números: determina el tipo de numeración de los proveedores, esto es, interna o automática, externa o manual.
- Intervalo de numeración: indica el rango de números en los que serán incluidos los proveedores asignados a cada Grupo de Cuentas. Esto nos anticipa que podremos clasificar los proveedores mediante diversos rangos numéricos según criterios diferentes (especialidad, origen).
- Selección de Campos: este es un factor que cae dentro del ámbito de la parametrización, pero que nos permitirá determinar el estado de datos solicitados según las siguientes propiedades:
- Opcional: puede incluirse un dato o ser dejado vacío
- Obligatorio: es imprescindible ingresar un dato al campo
- No Editable: se visualiza pero es imposible modificarlo
- Oculto: no es visualizado al editar los datos del proveedor
- Esquema de Interlocutor: se refiere a la definición de los distintos contactos con el proveedor (quien vende, quien entrega, quien recibe la factura, quien cobra, etc.).
- Información a nivel de Centro: se trata de información específica asociada al Centro en el cual se realizan operaciones.
- Valores propuestos: se indicarán determinados valores propuestos al momento de crear un nuevo proveedor.
Maestro de Proveedores-Comentarios
- Numeración: cada proveedor posee un único número o código que lo identifica y es el mismo para todas las Sociedades y aplicaciones. Será utilizado en los documentos de compras para asociarlos a toda la información de su maestro de datos.
- Roles o Funciones: a cada proveedor se el podrán asignar diferentes responsabilidades o funciones del proceso logístico para individualizar los individuos de contacto de cada etapa, por ejemplo, dirección del pedido, provisión de los materiales, recepción de la factura y el pago. Podrán definirse varios para cada uno.
- Mensajes: el sistema permite diferentes vías de comunicación con los proveedores; desde las más comunes como vía telefónica o fax, hasta el envío de información automática vía e-mail (por ejemplo. los pedidos u ordenes de compra), debiendo ingresarse previamente direcciones de e-mail válidas en el maestro de datos del proveedor.
- Facturación: el sistema prevé que un proveedor cumpla el rol de aprovisionamiento y otro sea legalmente quien recibe y procesa la factura y el pago. En este caso, deberán ser definidos los dos proveedores y luego asociados entre los datos maestros del proveedor principal.