Los Datos más importantes del Proceso de Aprovisionamiento son:
- El registro maestro de proveedores,
- el registro maestro de materiales y
- el registro info de compras
Cuando se crean documentos de compras, los datos de propuesta se transfieren a los documentos de compras desde los registros maestros existentes. Con ello, se reduce el trabajo necesarios para introducir los datos. En el nuevo documento también se toman otros datos del registro de maestro de materiales, como:
- Las unidades de medida,
- el texto breve de material y
- el texto de pedido de compras.
Los datos del registro maestro de proveedores incluyen la dirección y los datos de pago.
En los registro de Info de Compras se pueden grabar datos específicos del proveedor para un determinado material (ejemplo: plazo de entrega y precio de compra).
Además del nombre y dirección del proveedor, un registro maestro de proveedores contiene datos como los siguientes.
- Moneda empleada en las transacciones con el Proveedor,
- Condiciones de Pago,
- Nombres de contactos importantes (por ejemplo: Vendedores).
Puesto que por motivos de Contabilidad, el Proveedor es también un Acreedor de la Empresa, el Registro maestro de Proveedores también tienes datos contables como la cuenta de libro mayor.
Los datos del registro maestro de proveedores se subdividen en tres categorías:
- Datos generales: Estos datos son válidos para todo el mandante. Incluyen, por ejemplo, la dirección y los datos bancarios del proveedor.
- Datos contables: Estos datos se actualizan en el nivel de la sociedad. Comprenden datos como el número de cuenta asociada y las vías de pago para las transacciones de pago automático.
- Datos de compra: Estos datos se actualizan para cada organización de compras. Incluyen la moneda de pedido, los Incoterms y diversos datos de control que pertenecen al proveedor. También se pueden actualizar diferentes datos para centros específicos o surtidos parciales de proveedor.