1.- Verificación de Factura
El ingreso de una factura del proveedor es una de las etapas del Proceso de Compra de SAP y es gestionado en el ambito MM. Conceptos a Saber:
- Etapa de Participación en el Proceso
- Sector o integrantes de la empresa que lo procesan
- Integración con otros documentos o módulos el sistema
- Diferentes opciones de documentos (Factura, Nota de Credito, etc)
- Información requerida para su gestión y creación de documentos FI
- Reporting o herramientas de listado y estadísticas de documentos.
Características del Documento de Factura:
- Ingreso de la factura ocurre después de una recepción de mercadería por lo que genera la creación de un pago con el proveedor.
- El Documento es ingresado manualmente, pero existen procesos de automatizacion
- La Factura suele ser registrada a partir de un pedido como referencia y considerando los datos de una Entrada de Mercaderia para la valoracion correcta de la informacion.
- El proceso habitual es el registro de factura posterior a el ingreso de la mercadería, pero SAP permite que se lleve acabo la Factura antes que la Entrada de Mercancia
- Los datos asociados dependerán del tipo de documento a registrar y de la parametrización del sistema (Habra datos opcionales predefinidos o se podra optar por convertirlos en obligatorio)
- Ingreso de Factura ocasiona la creación de un documento con la información ingresada que tiene impacto en la contabilidad de la empresa por el modulo FI
- Su integración con el modulo FI ocasiona que el registro de factura recurra a objetos definidos en la Contabilidad (Cuentas Contables, Divisiones, Indicadores de Impuestos, Condiciones de Pago, Entre Otros)
Al ingresar a la transacción por lo general se solicita el documentos de referencia (Pedido de Compra) mostrando cierta informacion ya sea:
- Obligatoria (Ítems y Cantidades a Ingresar)
- Optativa (Nota de Entrega, Textos)
- Otros casos será solicitada el lote o numero de serie (Según el material)
Nota: Es posible registrar facturas para diferentes sociedades en algunos casos, ya que cuando se ingresa pro primera vez a la transaccion se solicita la sociedad a usar.
2.- Verificación de Factura
Etapa en que Participa en el Proceso de Compras: Control de la Factura
Nota: En el caso erróneo al ingreso de la factura el sistema cuenta con procedimientos para su parcial o completa anulación.
Nota: Solo se realizara este procedimiento del registro de factura del proveedor para su pago, cuando se encuentre asociado a un proceso completo de compras
En caso de que la compañía efectue la adquisición sin recurrir al proceso de compras (Pedido, Recepción, etc) esta sera ingresada mediante el modulo FI
3.- Tipo de Procedimientos
Cuando se realiza un ingreso de factura del proveedor en el sistema, este es asociado a una herramienta que permite la generacion de varios documentos y procedimientos, como:
- Factura
- Abono (O Nota de Credito)
- Cargo Posterior
- Descargo Posterior
- Anulación de la Factura
- Bloqueo y desbloqueo de la factura
- Facturación intercompañias
- Visualización de los documentos
- Registro parcial y temporario de la Factura (Retener)
4.- Documentos contables asociados
Cuando se realiza el registro de un documento (Factura, Nota de Credito o Debito) se genera de manera automática documentos contables que reflejen la informacion en la contabilidad de la Empresa.
La forma en que esta se realice dependerá de la parametrización que esta asociada a los requisitos contables definidos por el área correspondientes.
Nota: Cuando es registrada una factura asociada a un pedido, esta será registrada en el Historial (Como pasa con la Migo, Cuando se realiza este procedimiento se podra acceder al Pedido de Compra ME23N y sera visible en la pestaña Historial de Pedido)