ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN SAP MM
1. Estructura de los documentos
En SAP, los documentos utilizados en el proceso de compras siguen una estructura similar. Normalmente se dividen en:
Datos de encabezado
Son los datos generales que aplican a todo el documento.
Pueden incluir:
* Tipo y fecha del documento.
* Proveedor.
* Sociedad.
* Organización de compras.
* Moneda.
* Condiciones de pago.
* Condiciones de precio.
* Textos generales.
* Otros datos administrativos.
Por ejemplo, en una factura, la fecha de la factura, el proveedor y la moneda corresponden al encabezado porque son datos comunes para todo el documento.
Datos del ítem o posición
Son los datos específicos de cada material o servicio incluido en el documento.
Pueden contener:
* Código del material.
* Descripción.
* Cantidad.
* Unidad de medida.
* Precio.
* Centro.
* Almacén.
* Fecha de entrega solicitada.
* Indicador o código de impuesto.
* Imputación contable.
* Documentos de referencia.
Cada posición se identifica normalmente mediante un número de posición.
Ejemplo:
Posición 10 → 100 unidades del Material A
Posición 20 → 50 unidades del Material B
Esto permite que un mismo documento contenga diferentes materiales o servicios con características distintas.
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2. Creación de documentos
Los documentos en SAP pueden crearse principalmente de dos formas:
Creación manual
El usuario introduce directamente la información necesaria en SAP.
Creación con referencia
Se utiliza un documento existente como base para crear otro.
Esto es muy importante porque SAP puede copiar información del documento anterior, reduciendo el ingreso manual de datos y los posibles errores.
Ejemplo del proceso:
Solicitud de pedido → Solicitud de cotización → Cotización → Pedido de compra
Así, un documento puede servir como referencia para el siguiente.
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3. Materiales con y sin maestro de materiales
Los ítems pueden introducirse utilizando un código de material cuando el material ya está creado en el maestro de materiales.
En ese caso, SAP puede recuperar automáticamente información como:
* Descripción.
* Unidad de medida.
* Grupo de artículos/materiales.
* Otros datos previamente definidos.
También pueden existir posiciones sin código de material. En estos casos es necesario introducir manualmente información como la descripción, cantidad, unidad de medida y demás datos necesarios.
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4. Datos obligatorios
SAP determina determinados campos como obligatorios para poder completar el documento.
Cuando falta un dato obligatorio, el sistema normalmente identifica el campo que debe completarse.
Al pulsar Enter, SAP realiza verificaciones sobre la información introducida.
Es importante diferenciar:
Error: impide continuar hasta que se corrija el problema.
Advertencia: informa de una situación que debe revisarse, pero normalmente permite continuar.
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5. Acceso a los datos
Desde un documento es posible acceder a determinada información relacionada con sus datos.
Dependiendo de la pantalla y del campo, SAP permite consultar información adicional o navegar hacia datos maestros relacionados.
Esto facilita comprobar, por ejemplo, información correspondiente al material o al proveedor sin abandonar completamente el proceso que se está realizando.
Datos del encabezado vs. datos de posición
Una forma sencilla de recordarlo:
Encabezado = información general.
Posición = información particular de cada producto o servicio.
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1. Integridad de información en los documentos
Los documentos de compras contienen información tanto en el encabezado como en las posiciones.
Antes de grabarlos, SAP realiza verificaciones para determinar si:
* Están completos los campos obligatorios.
* Los datos introducidos son válidos.
* Existen inconsistencias.
* Hay advertencias que el usuario debería revisar.
Esto ayuda a mantener la integridad de la información utilizada posteriormente en el proceso de compras.
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1. Transacciones importantes de esta lección
Aquí hago una corrección importante de tus apuntes: ME44 no significa “acuerdo de entrega” como tal. Está relacionada con el programa de entregas/acuerdo de programación, concretamente con sus liberaciones.
Secuencia que debes memorizar
ME51N
↓
Solicitud de pedido
ME41
↓
Solicitud de cotización
ME47
↓
Registrar la cotización recibida del proveedor
ME49
↓
Comparar las cotizaciones
ME21N
↓
Crear el pedido de compra