Consideraciones generales para la definición de la Organización
Se han mencionado diversos elementos que intervienen en la estructura como: Mandante , Grupo de Compras, Almacenes, Sociedad, Centro, o soporte del proceso de compras: grupo de compras.
Implementación:
Uno de los grandes retos del sistema SAP es precisamente lograr una exitosa implementación dentro de las organizaciones, esto es de vital importancia ya que de esto depende que se eviten situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente lo cual puede poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios; por ello es necesaria la elaboración de un proyecto inicial de Diseño Conceptual de SAP.
Para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, SAP propone su propia metodología de implementación llamada Acceletared SAP (ASAP), esto a razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficio, etc.).
La metodología ASAP consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
A continuación, vamos a analizar cada una de las fases descriptas:
- Fase 1: Preparación del proyecto
- Fase 2: Business Blue Print o Planos del Negocio
- Fase 3: Realización/diseño
- Fase 4: Preparación final
- Fase 5: Puesta en producción y soporte
Estructura de la Organización desde el punto de vista físico
Analizamos la relación entre la compañía o sociedad Y cada centro o almacén puede estar asignado a una única sociedad.
Los consultores pueden definir la estructura.
De acuerdo al video presentado vemos que según la estructura de la sociedad 300 y la Organización de Compras DJF1 sólo tiene asociados 3 centros asignados: DJF1, DJF2 y DJF3
Se verifica que solo podremos crear documentos, con la Sociedad, Organización de Compras, Centros y Almacenes que hubieran sido definidos en la estructura del sistema.
Conceptos generales de la Organización:
Mandante
Unidad autocontenida dentro del Sistema SAP desde un punto de vista técnico, organizativo y comercial. Los mandantes tienen sus propios registros maestros, usuarios, roles y su propio conjunto de tablas.
La definición de la unidad organizativa mandante es obligatoria.
El mandante es el nivel jerárquico más alto en el Sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas (centros, sociedad CO o inclusive organización de ventas). Por lo tanto, sólo necesita especificar estos valores o introducir estos datos una vez.
De este modo se asegura de que los datos son coherentes.
Los usuarios deben introducir una clave de mandante cuando entran en el Sistema SAP (al momento de loguearse). La clave define el mandante en el cual se desea trabajar. Se graban todas las entradas que hace por mandante.
Se realiza también el análisis y el tratamiento electrónico de datos por mandante.
Sociedad
Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.
Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.
Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.
Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.
Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.
Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.
Centro
Permite subdividir la empresa de acuerdo a criterios de:
- Valoración
- Aprovisionamiento
- Mantenimiento
- Planificación
- Fabricación
Un centro es un punto muy importante de la organización donde se realiza la Gestión de Material MM.
Dentro del centro se fabrican los materiales y se suministran servicios.
Un centro puede dividirse en diferentes almacenes, que permiten la clasificación del stock de los materiales según criterio predefinidos.
Además, un centro puede tener emplazamientos, que son lugares para la gestión de mantenimiento y operaciones de control.
Muchos datos de configuración se almacenan a nivel de centro. Por ejemplo, datos prefijados para planificación de necesidades (MRP), datos de pronóstico, gestión de fabricación, etc.
Almacén
El almacén hace referencia a subdivisiones de los Centros. Esto habilita a que cada Centro pueda ser dividido en varios Almacenes que permitan y faciliten la localización de los productos. SAP permite administrar los stock a nivel de Centro o de cada uno de sus almacenes.
Si bien la definición o parametrización en SAP es similar en todos los casos, son muchas las aplicaciones que pueden darse a este objeto de la estructura de la Compañía.
Hay Empresas que utilizan este concepto simplemente para definir subdivisiones físicas dentro de un depósito, mientras que otras lo emplean para asignar estados de la mercadería (libre utilización, bloqueado, control de calidad, etc.) o separar los productos entre aquellos que forman parte del stock libre y aquellos que ya han sido reservados o solicitados.
Cuál aspecto sea considerado en cada escenario es motivo de un exhaustivo análisis por parte de los consultores al momento del relevamiento inicial del sistema.