Creación de Proveedores.
Incorporaremos el proceso de crear un nuevo proveedor, este proceso se separa en dos pasos, un primer paso donde definiremos las características básicas con el número, organización de compras y grupo de cuentas. En la segunda etapa, se ingresaran los datos obligatorios y necesarios en cada una de las vistas que mostrará el sistema.
Creación de un nuevo proveedor.
Para crear un nuevo proveedor desde el punto de vista de Compras, utilizaremos la Transaccion MK01. Éstos son los pasos principales para definir un nuevo proveedor.
Ingresamos a la transacción MK01 que permitirá la creación de un nuevo proveedor desde el Módulo MM, accediendo a sus Datos Generales y de Compras.
Destacamos la siguiente información de los campos relevantes:
Acreedor: Solicita el número o código del proveedor a crear cuando el Grupo de Cuentas que elegimos tenga asignada una Numeración externa. En caso que se asigne Numeración interna, éste campo deberá ser dejado en blanco y el sistema le asignará un número automáticamente.
Organización de Compras: Será la organización para la cual será aplicado el proveedor y mediante la cual se le dará curso al Proceso de Compras. Si tuviéramos más de una, lo extenderemos a las necesarias en un proceso similar posteriormente.
Grupo de Cuentas: Asociaremos al Grupo de Cuentas correspondiente, en función de las características y aplicaciones que preveamos para él. Tales como, tipos y asignación de números, si es un proveedor habitual o eventual, los interlocutores que deseáramos definirle, si será el encargado de emitir las facturas o entregar la mercancía, entre otros.
Modelo (Acreedor/Org de Compras): se trata de un recurso muy común de SAP en cuanto a crear un nuevo registro, en este caso un proveedor, a partir de la información de otro ya registrado en el sistema.
El campo con el número para el proveedor que estamos creando se mantiene en blanco porque el Grupo de Compras le asignará el número de forma automática.
Todos los campos que encontremos con una tilde, son campos obligatorios, SAP no nos permitirá seguir adelante si no los completamos.
La parametrización del sistema nos permitirá elegir qué campos deseamos que sean obligatorios o que cambiemos alguno en el cual no deseemos el campo obligatorio. Ésto se analiza junto al Consultor.
Segmento de datos importante a destacar de los datos principales del proveedor son los siguientes:
Nºident.fis.1: se trata de un número que identifica legalmente al proveedor. El NIF en España.
Ramo: es una división de las empresas según el foco de su actividad económica. Se pueden utilizar como ramos, por ejemplo, el comercio, los bancos, prestación de servicios, industria, salud, servicio público, medios, etc.
Moneda del pedido: hace referencia a la moneda que será propuesta para los Pedidos de Compra, aunque podría ser cambiada en los casos que sea necesario.
Condición de pago: es adoptado como valor para los Pedidos, pudiendo modificarse según los acuerdos realizados con el proveedor. So observas la lista verás una gama amplia de opciones, a las que podrán sumarse las agregadas mediante la parametrización.
Control precios fecha: hace referencia a la fecha utilizada para la determinación de precios. Por ejemplo, pueden ser tomada la Fecha actual, Fecha de Entrega o Pedido, entre otras.
Verific.fact.base EM: cuando seleccionamos este casillero, le estamos indicando que en un Proceso de Compras, deberá efectuarse un primer término la Entrada de Mercadería y luego el registro y Verificación de Factura del proveedor. SAP admite que la operación se realice en orden inverso.
En el último paso de creación del nuevo proveedor se definirán las funciones de los interlocutores, aquí debemos entender que en la relación de una Empresa y sus proveedores existen varios actores, cada uno de ellos cumple un rol diferente; tales como, quien vende, quien entrega la mercadería, quien factura, quien cobra entre otros.
SAP nos da la posibilidad de asociar a nuestro proveedor principal con otros que definiremos para cumplir con esos roles (por supuesto, habrá casos donde se tratará del mismo)
En esta sección de los datos, el interlocutor será el número de proveedor que cumple esa función y que, para nuestro caso, el mismo que estamos creando. Esto hará, que SAP asuma un dato genérico "Interno" y posteriormente reemplace los interlocutores por el numero real que le asigne.
Pensemos en el caso donde compramos a una de las filiales de una empresa, la mercancía es entregada por otra empresa, y es la casa matriz quien factura y cobra. Es este caso podremos identificar cada uno de los participantes mediante números de proveedores diferentes y asociarlos al principal, siendo este sitio donde lo identificaremos y relacionemos.
Para finalizar la creación del proveedor, bastará con aceptar la propuesta de guardar el contenido. El sistema mostrará un mensaje de que el proceso ha sido satisfactorio y asignará el número del nuevo proveedor.
Creación de un nuevo proveedor con modelo:
Aquí deberemos aclarar el concepto importantísimo de crear un registro como modelo, ya que se ahorra mucho tiempo y se reducen los errores en la inserción u omisión de los datos.
En la pantalla inicial de creación de un nuevo proveedor, en la sección Modelo ingresaremos en el campo Acreedor el número de proveedor que usaremos como modelo. Con este procedimiento algunos datos del proveedor de referencia se han copiado al nuevo, mientras que otros deberán ser ingresados nuevamente.
SAP entiende que algunos datos son muy particulares del proveedor, tales como la dirección, teléfono o NIF y otros se desean repetir al elegir un proveedor como modelo determinado como moneda, condición de pago, etc.