Creación de un solicitud de pedido sin referencia
Un documento sin referencia es creado a partir de una estructura vacía en la cual ingresaremos todos los datos requeridos.
Procedimiento:
- Ingresar la transacción ME51N (creación de una solicitud de pedido independientemente si es o no realizada con un documento de referencia)
- Seleccionar el tipo de documento, el cual es el primer dato que debemos definir y cuya localización se encuentra en la parte izquierda superior, pudiendo seleccionar el tipo NB el cual es la solicitud de pedido estándar, o cualquiera otra opción de la lista desplegable.
Las funcionalidades que pueden variar según el tipo de documento que elijamos pueden ser:
- Rango de números de los documentos (podrían tener distintas numeraciones).
- Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcional, obligatorio, etc).
- Tipos de ítems posibles (normal, servicios, consignaciones, etc).
- Relación con otros documentos del proceso de adquisición.
- Completamos los datos, iniciando por los datos solicitados para el ítems, datos como:
- Posición: corresponde a un número que comienza por 10 y se incrementa automáticamente en 10 (10, 20, 30, etc).
- Código del material: código del material o servicios requerido registrado en el maestro de materiales. Recordando que se puede añadir materiales o servicios que no se encuentren en el maestro, en este caso dejaríamos el campo del código vacío e ingresando solo su descripción y los demás datos requeridos.
- Cantidad: número de cantidad a comprar, refiriéndonos a esta cantidad de acuerdo a la unidad de medida del material.
- Fecha de entrega: fecha en la cual el solicitante necesita recibir la mercadería.
- Centro: lugar físico para el cual se solicita el producto y donde deberá ser entregado.
- Almacén: indicamos en cuál almacén del centro se recibirá la mercadería.
- Grupo de compras: grupo de compras que se hará cargo del proceso.
- Solicitante: nombre del interesado en la iniciación del proceso de compras y posible interlocutor en caso de dudas en la definición del producto a adquirir.
- Número de necesidad: número no codificado que servirá como referencia para agrupar documentos similares.
NOTA: Estos datos son los más relevantes, no obstante alguno de ellos podrían ser opcionales e inclusos desconocidos por el operador, recordando que la solicitud de pedido puede ser creada por cualquier sector de la empresa, por lo tanto hay datos que se pueden omitir, por ejemplo: almacén, grupo de compras, número de necesidad, entre otros.
- Aceptamos los datos ingresados pulsando la tecla enter, mediante lo cual, SAP analizará los datos ingresados y validará la necesidad o no de otros datos adicionales o la presencia de errores.
SAP puede indicar un error u omisión de algún campo con un mensaje al final de la pantalla y un símbolo rojo a la izquierda del ítems. Al solucionar, utilizaremos el botón verificar ubicado en la barra de herramientas, para asegurarnos que la información ingresada no está sujeta a algún error o advertencia a considerar.
Solo resta guardar el documento en el botón correspondiente.
Creación de un documentos con varios ítems
SAP nos permite seleccionar un ítems y presionando el botón COPIAR POSICIÓN observaremos que habremos duplicado el ítems, al cual podremos modificar cualquiera de sus datos.
Eliminación y recuperación de ítems
El procedimiento de eliminar un ítems consiste en seleccionarlo y pulsar el botón correspondiente de la barra de herramientas, cuya imagen es un cesto de residuos, al seleccionarlo esta imagen aparecerá del lado izquierdo del ítem, esta acción hará que todos los datos del ítems en el resumen de posiciones se encuentren bloqueados para su modificación (grisados).
De manera similar si deseamos recuperar el ítem que hemos borrado, lo seleccionamos y utilizamos el menú asociado al botón de eliminación, seleccionando la opción "anular supresión", y quitará la marca del ítem, el cual podrá ser nuevamente utilizado.
NOTA: el ítem solo aparece marcado como borrado, pero nunca desaparece del documento ni de la base de datos de SAP, por lo tanto conserva todos su datos asociados, esto solo impide que el ítems pueda ser modificado o utilizado en cualquier otra actividad.