1. Creación del Documento sin Referencia - Procedimiento. Un documento sin referencia se crea de una estructura vacía en la cual ingresaremos todos los datos requeridos.
1.1. Ingresar en la Tx Correspondiente. La TX a acceder es la "ME51N" que se utiliza para crear una nueva Solicitud de Pedido independientemente si se lo hace con o sin referencia a otro documento.
La ruta de acceso es: - Menú de SAP -- Logística -- Gestión de Materiales -- Compras -- Solicitud de Pedido
1.2. Seleccionar el Tipo de Documento. Es el primer dato a definir en el extremo izquierdo de la pantalla, pude ser el estándar "NB" o otro del desplegable.
Modificación de las funcionalidades según el tipo de documento que elijamos:
- Rango de números de los documentos.
- Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcional, obligatorio, etc.).
- Tipos de ítems posibles (normal, servicios, consignaciones, etc.).
- Relación con otros documento del proceso de adquisición.
Los definición y configuración de los Tipos de Documentos estarán a cargo de los Consultores.
1.3. Completamos los datos. Se ingresan los datos para el ítem, a saber:
- Posición.
- Código de Material. Corresponde al material o servicio a adquirir o contratar. SAP permite incluir productos que no estén registrados en el Maestro de Materiales dejando vacía la columna del material e ingresando solo su descripción y los restantes requeridos.
- Cantidad.
- Fecha de Pago.
- Centro. Menciona el lugar físico para el cual se solicita el producto y donde lo entregará el Proveedor.
- Almacén. Se indica dentro del Centro, en que Almacén se recibirá la mercadería.
- Grupo de Compras.
- Solicitante. Nombre del interesado en iniciar el Proceso de Compras e interlocutor para aclarar dudas del producto a adquirir.
- Número de necesidad. Se refiere a un número (no codificado) que servirá como referencia para agrupar documentos similares.
Estos datos son los más relevantes.
1.4. Aceptamos los datos ingresados. Una vez ingresado los datos pulsamos "ENTER" y SAP analizará los datos y validará si necesita datos adicionales o si existen ERRORES,SAP nos informa al pie de página con un texto al pie de pantalla.
Luego utilizamos el botón "VERIFICAR" para asegurar que la información ingresada no está sujeta a algún error o advertencia a considerar.
Si no existieran ERRORES que solventar, nos resta guardar el documento con el botón correspondiente y SAP nos informará el registro exitoso y el número asignado.
2. Creación de Documentos con varios ítems. Podemos copiar un ítem de una SolPed, lo seleccionamos y presionamos el botón "COPIAR POSICIÓN" y habremos duplicado el ítem con otro idéntico al que podremos modificar su información. La cabecera del documento es individual al documento y a los ítems respectivamente y estos textos PUEDEN SER IMPRESOS EN LA ORDEN DE COMPRA QUE SE ENVIARÁ AL PROVEEDOR.
3. Eliminación y Recuperación de Ítems. Permite marcar el ítem para borrarlo impidiendo su utilización y ejecución en cualquier actividad.
3.1. Eliminación de Ítems. Consiste en seleccionar el ítem y utilizar el botón correspondiente de la barra de herramienta de los ítems. Se tendrá la presencia del "CESTO DE RESIDUOS" a la izquierda del ítem eliminado y se bloquean sus datos para evitar modificarlos (quedan grisados).
3.2. Recuperación de Ítems. Es similar a la eliminación, lo seleccionamos y utilizamos el menú asociado al botón de eliminación, quitamos la marca al ítem y podrá ser utilizado nuevamente, el menú referido es (opción, "Anular supresión"), hecho esto, el "CESTO DE RESIDUOS" desaparece y el ítem se encuentra recuperado para su completo uso.
Aclaraciones.
- Mientras el ítem esté borrado no puede ser modificado o utilizado en ninguna actividad.
- El ítem es solo "marcado para borrado", no desaparece del documento ni de la base de datos de SAP.
- Aunque el ítem sea borrado, conserva todos los documentos asociados.