- Procedimiento. Un documento sin referencia es creado a partir de una estructura vacia en la cual se ingresa todos los datos requeridos.
1- Ingresar en la transaccion correspondiente > ME51N.
2- Seleccionar el Tipo de Documento. Es el primer dato que debe definirse (campo en el extremo superior izquierdo), se puede optar por mantener el tipo NB (estandar) o seleccionar alguno de la lista desplegable.
Segun el tipo de documento que se elija, puede modificar las siguientes funciones: Rango de numeros de los documentos (se podrian tener distintas numeraciones) - Estado de los campos para el ingreso de los datos (opcionales, obligatorios, etc.) - Tipos de items posibles (normal, servicios, consignaciones, etc.) - Relacion con otros documentos del proceso de adquisicion.
3- Completar los datos. Pueden ser:
- Posicion: corresponde a un numero que comienza con 10 y se incrementa automaticamente en 10 (10, 20, 30, etc.).
- Codigo del material: que se desea adquirir o servicio a contratar. SAP permite incluir en los documentos de compra, productos que no se encuentreen registrados en el maestro de materiales, se deja vacia la columna correspondiente al material e ingresando solo su descripcion y los restantes datos requeridos.
- Cantidad: numero de unidades a comprar, la manera como esta definido el material determina la unidad de medida de la cantidad ingresada (unidades, caja, kilogramos, etc.).
- Fecha de Entrega: fecha en que el solicitante necesita recibir la mercaderia, a efectos de cumplir con este plazo seran tenidos en cuenta diversos tiempos de demora que involucra todo el proceso.
- Centro: lugar fisico para el cual se solicita el producto y donde debera ser entregado por el proveedor.
- Almacen: dentro del Centro, en qué Almacen se recibira la mercaderia.
- Grupo de Compras: que se hara cargo del proceso.
- Solicitante: nombre del interesado en la iniciacion del Proceso de Compra y posible interlocutor en caso de dudas en la definicion del producto a adquirir.
- Numero de necesidad: numero (no codificado) como referencia para agrupar documentos similares.
4- Aceptar los datos ingresados. Clickear Enter, SAP analizara los datos actuales y validara la necesidad o no de otros adicionales o la presencia de errores.
Luego, utilizar el boton Verificar para asegurar que la informacion ingresada no esta sujeta a algun error o advertencia a considerar.
Se guada el documento, SAP informa que ha sido registrado correctamente y el numero que le asigna.
Este es el caso de una Solicitud de Pedido basica, con un tipo especial de documento, un solo item y los datos minimos requeridos.
- Creacion de documentos con varios items. Se puede crear una SolPed con un item y se pueden incorporar nuevos items a partir del primero. Se selecciona el item y se utiliza el boton "Copiar posicion", se duplica el itemcon otro identico, al cual se podra modificar cualquiera de sus datos.
Puede aparecer un texto en la cabecera del documento (cuando se refiere a la totalidad de los items), es una opcion que presenta el sistema, de incluir textos descriptivos, y tambien asociado a cada item (cuando se requiere una aclaracion especifica).
- Eliminacion y Recuperacion de items. Impide su utilizacion y ejecucion de cualquier tipo de actividad.
- Eliminacion: Abrir el documento, seleccionar el item y utilizar el boton de Eliminar en la barra de herramienta de los items. Este presentara un simbolo de "Cesto de Residuos", indicando su correcta eliminacion y sus datos estaran bloqueados para su modificacion (campos en gris).
- Recuperacion: Seleccionar el item que fue indicado para eliminar y click derecho, se desplegara un menu y seleccionar "Anular supresion". Se observa que el "Cesto de Residuos" desaparece y el item se encuentra recuperado para su completo uso.
IMPORTANTE: Mientras un item se encuentre borrado, no puede ser modificado o utilizado en ninguna actividad - El item es solamente "marcado para borrar", no desaparece del documento ni de la base de datos de SAP - Aunque el item sea borrado, conserva todos los documentos asociados.