✒️SAP MM / Categorías y determinación de ítems y procesos especiales Por German Giovannini

Categorías y determinación de ítems y procesos especiales

en la Gestión de Compras, específicamente en las Categorías y Determinación de Ítems, así como en los Procesos Especiales dentro de este ámbito.

Gestión de Compras en SAP MM: Categorías, Determinación de Ítems y Procesos Especiales

La Gestión de Compras en SAP MM abarca todas las actividades relacionadas con la adquisición de materiales y servicios. Dentro de este amplio proceso, las categorías de ítems y su determinación juegan un papel crucial en cómo se procesan las diferentes necesidades de compra. Además, existen procesos especiales que se utilizan para escenarios de adquisición particulares.

1. Categorías de Ítems (Item Categories):

Las categorías de ítems son claves de control que definen las características y el comportamiento de una posición individual dentro de un documento de compras (Solicitud de Pedido, Orden de Compra, etc.). Determinan aspectos como:

• Tipo de Adquisición: ¿Es para stock, consumo directo, un servicio, un activo fijo?
• Control de Stock: ¿Se gestiona stock para este ítem?
• Entrada de Mercancías: ¿Se espera una entrada de mercancías? ¿Es obligatoria o no?
• Verificación de Facturas: ¿Se espera una verificación de facturas? ¿Es obligatoria o no?
• Imputación: ¿Es necesaria una imputación a un objeto de costo? ¿Qué tipos de imputación son posibles?
• Tratamiento de Precios: ¿Cómo se determinan los precios?
• Condiciones: ¿Se pueden utilizar condiciones (descuentos, recargos)?
• Planificación de Necesidades: ¿Es relevante para la planificación de necesidades (MRP)?

Categorías de Ítems Estándar Relevantes:

• Estándar (Standard - 10): Para la adquisición de materiales para stock o consumo directo con entrada de mercancías y verificación de facturas.
• Consumo Directo (Non-Stock Material - 20): Para materiales que se consumen directamente sin pasar por el almacén. Requiere imputación a un objeto de costo. Puede o no tener entrada de mercancías (a menudo no).
• Servicio (Service - 9): Para la adquisición de servicios. Utiliza hojas de entrada de servicios en lugar de entradas de mercancías. Requiere imputación.
• Activo Fijo (Asset - 30): Para la adquisición de activos fijos. Requiere imputación a un número de activo fijo.
• Subcontratación (Subcontracting - L): Para el envío de componentes a un proveedor para su procesamiento y recepción del producto terminado.
• Traslado de Stock (Stock Transfer - U): Para el movimiento de materiales entre centros dentro de la misma empresa.
• Consignación (Consignment - K): Para materiales que se almacenan en las instalaciones del cliente pero son propiedad del proveedor hasta su consumo.
• Material de Texto (Text Item - 8): Para incluir descripciones de artículos que no tienen un maestro de materiales. Requiere precio e imputación si es para consumo.

2. Determinación de Ítems (Item Category Determination):

La determinación de la categoría de ítem se realiza automáticamente por el sistema SAP al crear un documento de compras. Se basa en una serie de factores, incluyendo:

• Tipo de Documento de Compras: (Ej. Solicitud de Pedido, Orden de Compra).
• Tipo de Posición (en la entrada de datos): El usuario puede influir en la categoría al seleccionar una opción específica al crear la posición.
• Datos del Maestro de Materiales: El tipo de material en el maestro de materiales puede influir en la categoría de ítem propuesta por el sistema.
• Configuración del Sistema: Las reglas de determinación de categorías de ítems están definidas en la configuración del sistema SAP MM.

Ejemplo de Determinación:

Cuando se crea una Orden de Compra y se introduce un número de material con un tipo de material configurado para gestión de stock, el sistema propondrá automáticamente la categoría de ítem "Estándar". Si se introduce una descripción de un servicio, el sistema propondrá la categoría de ítem "Servicio".

3. Procesos Especiales en la Gestión de Compras:

Además de la adquisición estándar, SAP MM soporta varios procesos especiales para escenarios de compra particulares:

• Subcontratación: Permite enviar componentes a un proveedor para su procesamiento y recibir el producto terminado. El sistema gestiona el stock proporcionado al subcontratista y el consumo automático de estos componentes al recibir el producto final.
• Consignación: El proveedor mantiene el stock en las instalaciones del cliente, y la propiedad solo se transfiere cuando el cliente consume los materiales. SAP gestiona el stock consignado y los pasivos hacia el proveedor por el consumo.
• Traslado de Stock con Orden de Traslado: Permite gestionar el movimiento de materiales entre diferentes centros dentro de la misma empresa, con la creación de una orden de traslado, entrega y recepción en el centro receptor.
• Compra Directa (Drop Shipment): La mercancía se envía directamente del proveedor al cliente final de la empresa compradora, sin pasar por el almacén de la empresa compradora.
• Pedidos de Límite (Blanket Purchase Orders): Órdenes de compra con un límite de valor y un período de validez, para la adquisición repetitiva de materiales de bajo valor o servicios. Las liberaciones (llamadas) contra estos pedidos generan las obligaciones de pago.
• Planificación de Servicios: Permite planificar y adquirir servicios de manera estructurada, utilizando planes de especificaciones de servicios y hojas de entrada de servicios.

Importancia de las Categorías de Ítems y Procesos Especiales:

• Control de Procesos: Las categorías de ítems aseguran que cada tipo de adquisición se procese de acuerdo con los requisitos específicos (ej. imputación para consumo, hoja de entrada para servicios).
• Integración: Facilitan la integración con otros módulos de SAP (ej. FI para la contabilidad, PS para proyectos, SD para ventas en drop shipment).
• Flexibilidad: Permiten manejar una amplia gama de escenarios de adquisición que van más allá de la simple compra para stock.
• Eficiencia: La determinación automática de categorías de ítems agiliza la creación de documentos de compra.
• Precisión Contable: Aseguran que los costos se imputen correctamente según la naturaleza de la adquisición.

En resumen, las categorías de ítems son fundamentales en la Gestión de Compras de SAP MM para controlar el comportamiento de cada posición en los documentos de compra. Su determinación automática simplifica el proceso de creación de documentos. Los procesos especiales ofrecen funcionalidades específicas para manejar escenarios de adquisición más complejos. Comprender estos conceptos es crucial para configurar y utilizar SAP MM de manera efectiva para las necesidades de compra de una organización.