Creación de Documentos con Referencia.
1. Obligar a crear un documento con referencia
¿se puede? sí, configurando las reglas de los campos en SAP.
Dato obligatorio: se marca como obligatorio el campo Solicitud de pedido (SolPed) o contrato al crear el pedido, impidiendo guardarlo si no viene de un documento previo.
2. Ver si un pedido tiene referencia y que opciones existen
¿Como saberlo? en detalle de las posiciones del pedido aparecen as columnas Solicitud de pedido, oferta o Contrato con su número correspondiente.
Documentos admitidos: un pedido nuevo se puede crear tomando como referencia una SolPed, una oferta, un Contrato marco u otro pedido anterior.
3. Cambiar mensajes de error a advertencia o eliminarlos
¿Se puede? sí, SAP permite configurar muchos mensajes para que pasen de Error (rojo) a Advertencia (amarillo).
Criterio: solo conviene hacerlo en avisos secundarios (como fechas o diferencia de precio), nunca en datos indispensables para la contabilidad (como el proveedor o el material)
4. Campos en "Visualización" y "Valores propuestos"
Campos para bloquear: datos fijos que el usuario no debe tocar, como el centro, la moneda o el grupo de compras.
¿Se complementan? sí, si SAP rellena automáticamente el dato mediante un valor propuesto y además lo deja en modo visualización, el campo queda completo y protegido sin dar error al guardar.
5. Diferencia entre "Bloquear" y "Borrar" una posición
Bloquear (Candado): es una pausa temporal. detiene la entrega o el pago mientras se resuelve un problema (ej. un retraso del proveedor), pero el pedido sigue vigente.
Borrar (Papelera): es una cancelación definitiva. anula la compra de esa línea para siempre y libera el presupuesto (ej. si se pidió por error o ya no se necesita).
En SAP, al crear un documento desde otro, siempre copia (hereda) sus datos para ahorrar trabajo y tiempo. Ese documento nuevo puede seguir el mismo tramite (por ejemplo, pasar una Solicitud de Pedido a Pedido) o servir solo como plantilla para una compra totalmente nueva e independiente.
- El nuevo documento hereda su información y puede formar parte del mismo proceso de compras.
- El nuevo documento hereda su información y puede no formar parte del mismo Proceso de compras.
La conexión entre documento se hace línea por línea (posición por posición) y no de forma general. Esto permite juntar artículos de varios pedidos o solicitudes distintas en un solo documento nuevo, manteniendo siempre el registro exacto de donde vino cada uno para controlar las cantidades pendientes.
- En un documento con referencia, las posiciones quedan asociadas a posiciones de los documentos de origen.
El panel lateral Resumen documento funciona como un buscador rápido, sirve para localizar documentos anteriores (como solicitudes de pedido, ofertas o contratos) y tomarlos como base para crear el documento nuevo sin cargar los datos desde cero.
El panel Resumen Documento incluye un botón de selección en su parte superior que Permite elegir exactamente que tipo de documento previo quieres buscar (como solicitudes de pedido, pedidos, ofertas o contratos) para usarlo como base.
- La función de "Resumen Documento" es la búsqueda del documento de referencia.
En SAP, si al verificar no aparece nigun aviso, puedes grabar el documento de inmediato. En cambio, si aparece un error (rojo), el sistema bloquea el guardado definitivo hasta que lo corrijas (mientras que las advertencias amarillas si dejan guardar de forma definitiva tras confirmarlas con enter, no solo provisoriamenten.
- Si no hay menajes el documento puede ser guardado.
- Los errores no permiten guardar el documento.