SAP MM: Creación y Gestión de Documentos con Referencia en SAP
Guía de estudio sobre flujo documental, transacciones clave y control de posiciones
1. Generalidades de la Creación con Referencia
· Concepto y herencia de datos: Al crear un pedido nuevo en SAP tomando como referencia un documento previo, el sistema copia automáticamente gran parte de la información (materiales, cantidades, condiciones), agilizando la carga y evitando errores.
· Trazabilidad del proceso: Ambos documentos quedan vinculados dentro de una misma operación de compras, permitiendo rastrear cada etapa desde el inicio hasta el cierre.
· Flujo documental típico: Solicitud de pedido → Petición de oferta / Cotizaciones → Orden de compra (pedido) → Recepción de mercancía y Factura del proveedor.
· Valor de auditoría: El enlace entre documentos facilita el análisis, seguimiento y auditoría integral de todo el ciclo de aprovisionamiento.
2. Procedimiento para Crear un Documento con Referencia
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Paso
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Acción
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Detalle Operativo en SAP
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2.1
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Ingresar a la transacción
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Utilizar la transacción ME21N para crear una nueva Orden de Compra (Pedido).
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2.2
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Referenciar documento previo
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Ingresar el número del documento conocido (Solicitud de Pedido, Contrato Marco o Petición de Oferta) en el ítem y presionar Enter para importar sus datos automáticamente.
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2.3
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Clase de documento
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Seleccionar el tipo de documento en la esquina superior izquierda (por ejemplo, NB para Pedido Estándar).
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2.4
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Completar datos generales
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Ingresar Organización de Compras, Proveedor, Ítem, Costo, Moneda y Número de Necesidad. Corregir cualquier mensaje de error o advertencia que impida continuar.
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2.5
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Revisar campos obligatorios
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Verificar datos obligatorios por configuración (Solicitante, N.° de necesidad) y opcionales (Registro info, EAN/UPC, textos, dirección, subcontratación, RFX, etc.).
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2.6
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Verificar el documento
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Ejecutar la verificación de consistencia para validar que no existan errores bloqueantes.
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2.7
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Guardar y confirmar
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Grabar el documento; el sistema emitirá una confirmación asignando un número consecutivo único.
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3. Modificación, Bloqueo y Borrado de Posiciones
· Modificación de pedidos (ME22N): Permite abrir el esquema del documento existente para editar la mayoría de sus datos. Se puede usar el atajo Shift + F5 para desplegar la barra de herramientas.
· Bloqueo o borrado de posiciones: Dentro de la orden de compra es posible bloquear o marcar para borrado una posición específica utilizando los botones correspondientes de la barra de herramientas.
· Reversibilidad: La línea bloqueada o borrada permanece visible en color gris para mantener el historial, y puede reactivarse fácilmente desbloqueándola si es necesario.
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Resumen rápido de transacciones clave: ME21N (Crear pedido) | ME22N (Modificar pedido) | Clase NB (Pedido estándar) | Atajo Shift + F5 (Barra de herramientas).
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