✒️SAP MM / Definición de Formato de imagen por Clase de documento Por Cristian Sepulveda Mena

Definición de Formato de imagen por Clase de documento

Generalidades del Formato de imagen

Tal como ciéramos en reiteradas oportunidades, el concepto de Formato de imagen se refiere a la definición del estado de los campos (o datos) al momento de crear, modificar o visualizar un documento, en este caso, los Pedidos de Compras.

Hemos mencionado en diversas oportunidades, que los campos a los cuales accederemos al gestionar información en SAP, ya sea, en los Maestros de datos (Materiales, Proveedores) o documentos (Solicitudes de Pedido, Pedidos, Cotizaciones, entre otros), podremos verificar que la mayoría de ellos, en la versión estándar son propuestos por SAP como opcionales, podremos ingresar un dato o dejarlos vacíos, pero que podrán ser convertidos en obligatorios u otra opción...

Entrada adicional: determina que el campo puede ser completado con un valor o dejarlo vacío

Entrada requerida: obliga al operador a ingresar un valor

Visualizar: Sólo permitirá visualizar su contenido

Suprimir: el campo no estará visible en la pantalla

El procedimiento que analizaremos en el resto de la lección permitirá definir el estado de cada campo de los Pedidos a fin de aplicar los estados mencionados a cada sección de datos y acorde con los requerimientos de cada ambiente y/o Proceso de negocio.

Opciones de estado de los campos

El esquema representa los estados que pueden ser configurados para los campos en la pantalla de parametrización.

Recuerda que si el campo, ya sea obligatorio u opcional, está asociado a una tabla de SAP, el sistema validará que el dato ingresado se encuentre en la mencionada referencia.

Creación de un nuevo Formato de imagen

Mediante el procedimiento mostrado a continuación crearemos una nueva opción de Formato de imagen a ser aplicada a una nueva Clase de Documentos de pedidos.

Recordemos que este será sólo un ejemplo, que deberá ser adaptado a cada necesidad, pero cuya intención es incorporar mediante un método práctico las funcionalidades y versatilidad que nos ofrece SAP.

La idea es determinar el estado necesario para cada dato, en función de los requisitos, esto es, que ciertos datos que SAP propone como opcionales sean convertidos en obligatorios a fin de forzar al operador a ingresarlos.

Por otro lado, podrían convertirse en visualizable aquellos que no deban se r cambiados por el operador, a fin de respetar los herederos de los maestros de datos, la parametrización o programación especial.

También puede aplicarse al caso, donde en la visualización de un documento se debe ocultar información que no deba ser vista por ciertos usuarios.

Para ingresar SPRO - Gestión de materiales - Compras - Pedido

Accediendo a la opción del SPRO mencionada anteriormente y siguiendo los pasos habituales para definr una nueva parametrización obtendremos la siguiente ... donde se pueden observar una serie de Formatos o Selecciones de campo orientados a la creación, modificación o visualización de Pedidos (AKTA/AKTH/AKTV)

La opción ME21N corresponde a la definición estándar para la creación de Pedidos y sobre la cual nos basaremos para crear cualquier opción especial, como ejemplo mencionado....

Por su parte, la opción NBF es el formato de imagen estándar de SAP y que habrás vito aplicado al Tipo de documento estándar de Pedido NB

Nota importante: Si debiéramos definir una Nueva Clase de documento, y no fuera necesario un estado de los CAmpos diferentes al estándar, le aplicaremos este último tipo mencionado NBF.

Selección de una referencia

Copiar como

Tal como mencionáramos al estudiar la parametriación de las SolPed, SAP guarda en una tabla mediante símbolos y en forma ordenada, el estado de cada uno de los campos asociados a la transacción y configurables mediante la parametrización.

Según el símbolo indicado para cada campo presentará las opciones mencionadas ...

• Tiene que actualizarse
• Puede actualizarse
• Se oculta
• Sólo se visualiza

No obstante, no te preocupes, no son estos símbolos los que configuraremos, sino la más amigable....

Actualizar información

Intentamos asignar al formato de imagen el código ZDJF y al intentar guardarla obtendremos el siguiente mensaje de error....(ya tiene una entrada con la misma clave) lo que nos indica que esta clave, efectivamente ya existe... SAP guarda en una misma tabla todas las claves de formatos de documentos, por tanto, no pueden ser repetidas aunque se traten de documentos diferentes.

Modificar los estados de campos

Recordarás que, debido a la cantidad enorme de campos que pueden ser configurados, SAP los agrupa según el concepto o aplicación de dato.... por ejemplo Datos básicos de posición, Cantidad y precio, Control EM/RF, entre otros

Para proceder con las modificaciones, pulsamos sobre la opción deseada (o la primera) con un doble click e ingresamos en e listado de campos...

Accediendo a a configuración actual... supongamos requerir que el Almacén y Nº pieza del fabricante deban ser obligatorios... mientras que el Texto breve del material no deba ser modificado... En este caso, la configuración debería resultar como la mostrada... donde quedan en evidencia los cambios realizados...

Para que nos quede más claro, pensemos en un caso donde debe ser definido el ingreso obligatorio del código de material del proveedor, para evitar confusión acerca del producto solicitado.

para minimizar los errores, el campo podría ser convertido a OBLIGATORIO y no dejar all libre albedrío del operador su inclusión u omisión.

Para finalizar y guardar la nueva configuración...

Guardar la parametrización

Verificar resultados

En este caso, no dudando de que el nuevo Formato haya sido agregado, optaremos por una comprobación diferente. Compararemos...

... En la imagen previa, pueden observarse exclusivamente los dos registros mencionados, Si bien los símbolos nos resulta indescifrables a simple vista, nos permiten sacar las siguientes conclusiones:

1. En el nuevo formato es estado de algunos de los campos han sido cambiados
2. Los signos visualizados como "+", que corresponden a campos que han sido puestos como obligatorios, nos indican la codificación utilizada por SAP.
3. La imagen mostrada corresponde al contenido de la tabla del sistema que alija la parametrización.

Si aplicáramos el nuevo formato de imagen a la Clase especial de documento para Pedidos (por ejemplo, el creado para las operaciones de importación), constataríamos el estado de los campos configurados especialmente...

Transacción ME21N...

Eliminar una Clase de documento/Formato de imagen

Mencionamos un procedimiento más.... que en este caso, involucra dos configuraciones diferentes, eliminaremos del sistema el Formato de imagen y la Clase de documento creados especialmente.

Para ello usaremos el botón BORRAR, seguiremos los pasos habituales, recibiremos las pantallas de confirmación y por último, habrán desaparecido la configuraciones escogidas.