✒️SAP MM / Definición de Formato de imagen por Clase de documento Por Gustavo Betancur Guzmán

Unidad 5 leccion 3

1. Generalidades del Formato de Imagen

Tal como viéramos en retireradas oportunidades, el concepto de formato de imagen se refiere a la definición del estado de los campos (o datos) al momento de crear, modificar o visualizar un doc, o en este caso, los pedidos de compras.

X si ha qdado algún duda aclaremos el concepto….

Hemos mencionado en diversas oportunidades, q los campos a los cuales accedemos al gestionar la inf de Sap, ya sea, en los maestros de datos (Mat, provee) o doc (solped, pedidos, cotizaciones, etc), podremos verificar q la mayoría de ellos, en la versión estándar son propuestos x Sap, como opcionales, podremos ingresar un dato o dejarlos vacios, xo q podrán ser convertidos en obligatorios u otra opción s/n detalla el sgnte grafico, a asaber:

El procedimiento q analizaremos en el resto de la elección permitirá definir el estado de c/campo de los pedidos a fin de aplicar los estados mencionados a c/sección de datos y acorde con los requerimientos de c/ambiente y/o proceso de negocio.

2. Opciones de estado de los campos

El esquema sgnte representa los estados q pueden ser configurados xa los campos en la pantalla de parametrizacion, a saber:

Recuerda q si un campo ya sea obligatorio u opcional, esta asociado a una tabla de sap, el sist validara q el dato ingresado se encuentre en la mencionada referencia.

3. Creacion de un nuevo Formtato de Imagen

Mediante el procedimiento mostrado a continuacion crearemos una nueva opción de Formato de Imagen a ser aplicada a un nuevo tipo de doc de pedidos.

Recordemos q este será solo un ej q deberá ser adaptado a c/necesidad, xo cuya intensión es incorporar mediante un método practico las funcionalidades y versatilidad q nos ofrece Sap.

La idea es determinar el estado necesario xa c/dato en función de los requitos, esto es, q ciertos datos q Sap propone como opcionales sena convertidos en obligatorios a fin de forzar al operador a ingresarlos.

X otro lado podrían convertirse en visualizable en aquellos q no deben ser cambiados x el operador, a fin de respetar los heredados de los maestros de datos, la parametirazacion o programación especial.

También puede aplicarse al caso, donde la visualización de un doc se desee ocultar inf q no deba ser vista x ciertos usuarios.

Xa ingresar a la opción de parametrizacion requerida dbremos acceder x la sgnte ruta:

Menu SPRO

èGestion de mat

ècompras

èpedidos

èFijar formato de imagen a nivel de doc

Accediendo a la SPRO mencionada anterior/ y sgndo los pasos habituales xa definir una nueva parametrizacion obtendremos la sgnte pantalla a saber:

donde se pueden observar una serie de Formatos o Selecciones de campo orientados a la creación, modificación o visualización de pedidos (“AKTA / AKTH/ AKTV”).

La sgnte opción (“DJF”) corresponde a una especial/ creada xa la ejercitación practica.

v La opción “ME21N” corresponde a la defincion estándar xa la creación de los pedidos y sobre la cual nos basaremos xa crear cualquier opción especial, como el ej mencionado, “DJF”.

v X su parte la opción “NBF” es el Formato de Imagen estándar de Sap, y q habras visto aplicado al tipo de doc estándar xa pedidos “NB”.

Nota importante:

Si dberamos definir nuevo tipo de doc, y no fuera necesario un estado de los campos diferentes al estándar, le aplicaremos este ultimo tipo mencionado (“NBF”).

3.1 Selección de una referencia

En el sgnte esquema observaremos diversas opciones xa definir o tomar como referencia xa crear nuestro propio esquema de formato de compras. Utilizaremos el “NBF” como referencia.

3.2 Copiar como

Tal como mencionaramos al estudiar la parametrizacion de las solped, Sap guarda en una tabla mediante simbolos y en forma ordenada, el estado de c/u de los campos asociados a la TX y configurables mediante la parametrizacion.

s/n el símbolo indicado xa c/campo presentara las opciones mencionadas a continuacion:

No obstante no te preocupes, no son estos simbolos los q configuramos, sino la mucho mas amigable pantalla q te mostrara al ppio de la lección.

3.3 Actualizar la inf

Intentamos asignar al formato de imagen el código “ZDJF” y al intentar guardarla obtendremos el sgnte mensaje de error:

Lo q nos indica q esta clave, efectiva/ ya existe.

Cual será la razón sino la hemos creado xa pedidos?

Quizás estas pensando lo mismo q yo

Xa la solped creamos esta clave con este código….sera eso?

Exacto… acertamos los dos. Sap guarda en una misma tabla todas las claves de formatos de doc y x tanto no pueden ser repetidas auq se traten de doc diferentes.!!

Dbemos optar x otro código xa este caso:

Mediante la tecla “Enter” finalizamos la copia e incorporamos el nuevo formato a la lista original.

Obtendremos de esta manera, una copia exacta de la referencia, nuestro paso sgnte consistirá en ingresar a su configuración y cambiar los campos requeridos .

Dudas de la razón x la cual SAp nos impidió utilizar el código “ZDJF”?

Entonces te mostrare la tabla de formatos y qdaras convencido/a!!!

La imagen nos muestra la definición de la clave “ZDJF”

Donde estará el formato “ZNBF”q acabamos de crear?

Si sabes la respuesta, excelente… sino la dejare xa el examen final

3.4 Modificar los estados de campos

Luego de pulsar la tecla “Enter” como en casos anteriores, el sist presenta la sgnte pantalla:

Mediante el símbolo correspondiente de la barra “” modificaremos el estado de los campos requeridos xa el nuevo tipo de doc.

Recordaras q dbido a la Q enorme de campos q pueden ser configurados, Sap los agrupa s/n el concepto o aplicación del dato, x ej: “Datos básicos de posicion” “Q y precio” “Control de EM/RF” , entre otros.

Xa proceder con las modificaciones, pulsamos sobre la opción deseada (o la primera) con un doble click e ingresamos en el listado de campos, a saber:

Accediendo a la configuración actual… supongamos requerir q el almacen y “No de pieza del fabricante ” deben ser obligatorios, mientras q el “texto breve del mat” no debe ser modificado. En este caso la configuración dberia resultar como la mostrada en la imagen sgnte:

Donde qdan en evidencia los cambios realizados a la configuración de los mencionados campos.

Supongamos ahora q es imprescindible q el operador incluya el “solicitante” y “el Num de necesidad” y el “mat del provee”. Procedemos con la búsqueda de los segmentos de datos, campos mencionados y el cambio de su estado.

Hasta aquí, supongo q ha qddo claro, de hecho es muy simple, la parte operativa del procedimiento.

No obstante, dbe tenerse en cuentan lo mas importante y es lo referido al alcance del recurso, esto es, la posibilidad de modificar el comportamiento de la TX a partir de esas definiciones de la parametrizacion

Xa q nos qde mas claro, pensemos en un caso donde dbe ser definido el ingreso obligatorio del código del mat del provee, xa evitar confusión acerca del producto solicitado.

Xa minizar los errores, el campo podría ser convertido a “obligatorio” y no dejar al libre albedrio del operador su inclusión u omisión.

Tal cual hemos procedido en nuestro ej…..

3.4 Guardar parametrizacion

3.5 Verificar resultados

En este caso no dudando, de q el nuevo formato haya sido agregado, optaremos x una comprobación diferente. Compararemos la imagen resultante del formato de imagen “NBF” y el nuevo “ZNBF” donde ha sido cambiados los estados de algunos campos.

En la imagen previa, pueden observarse exclusiva/ los dos registros mencionados. Si bn los simbolos nos resultan indescifrables a simple a simple vista, nos permite sacar las sgntes conclusiones:

1- En el nuevo formato el estado de algunos de los campos han sido cambiados.

2- Los signos visualizados com “ “, q corresponden a campos q han sido puesto como obligatorios, nos indican la codificación utilizada x Sap.

3- La Imagen mostrada corresponde al contenido de la tabla del sist q aloja la parametrizacion.

4- Te presento un argumento mas de la importancia de acceder y dominar las tablas de Sap.

Si aplicaramos en nuevo formato de imagen a la clase espcial de doc xa ped (x ej el creado xa las operaciones de importacion), constataríamos el estado de los campos configurados especial/.

Aplicar el formato al tipo del doc: la figura sgnte indica lo q fuera configurado.

Verificar el estado de los campos: la sgnte imagen de un nuevo pedido obtenido con la TX “ME21N”, donde tiene aplicado ese tipo de doc (“ZIMP”) y verificamos el estado de los campos.

TX ME21N con esta TX accedemos a crea un nuevo pedido y analizar

De la imagen q presenta la pantalla del nuevo ped y los mensajes de error q se reciben, qda claro q el sist esta exigiendo completar el contenido de los campos:

1. Solicitante

2. No necesidad

3. Mat. Provee

4. Almacen

Como fuera configurado y exigido en el formato de imagen o Estado de campos creado especial/ (“ZNBF”) y asignado a la clase de doc (“ZIMP”).

X otro lado, habras descubierto q el campo “Texto breve” (descripción del mat no pueden ser modifico).

Tal como era de esperar… hemos condicionado la respuesta del sist frente a la creación de un nuevo ped.

Hemos logrado nuestro objetivo ¡!!

A partir de lo aprendido y los conceptos incorporados seria interesante plantearse diferentes alternativas, respuestas q tendría el sist frente a nuevas parametrizaciones, su comparación con el estándar propuesto x Sap, y sobre todas las aplicaciones q daríamos a este recurso en caso practico…

Si a cambio de la clase de doc “ZDJF” hubiéramos utilizado el estándar “NB” q piensas q hubiera q hubiera ocurrido?

No hubiéramos recibo ningún mensaje de error….

El vlor de lo q aplicamos a un ámbito o doc puede ser fácil/ trasladable y aplicable en otros casos o escenarios, e inclusive, a modulo diferentes.

De manera similar, podríamos haber utilizado las TX ME22N Y TX ME29N ? x su puesto q si ambas permiten la adicion o modificación de datos.!!!

Con este procedimiento hemos completado la configuración de un nuevo formato de imagen y aplicado a un clase de doc definida xa los pedidos.

3.6 Eliminar un clase de doc /Formato de imagen

Mencionamos un procedimiento mas, q en este caso involucra dos configuraciones diferentes, eliminaremos del sist el formato de imagen y la clase de doc creados especial/.

Xa ello usaremos el botón “Borrar” (“”), seguiremos los pasos habituales, recibiremos las pantallas de confirmación y x ultimo, habran desaparecido las configuraciones escogidas.

Recuerda q es fundamental seleccionar el registro correcto, y q de lo contrario podríamos estar eliminando inf clave xa el funcionamiento del sist y provocar serios problemas xa solucionarlo.

Por favor presta atención