✒️SAP WorkFlow

SAP WorkFlow

1 ¿Qué es un SAP WorkFlow?

Significa flujo de trabajo. Consisten en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.

Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

Permite dar soporte y agilizar los procesos de negocio ganando tiempo, y llevar a cabo procesos de negocio complejos independiente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema Workflow. Son una herramienta Cross, es decir que impactan a todos los módulos de SAP.

Permite su integración con la gestión organizacional lo que posibilita relacionar personas o estructuras organizativas. Cubre todos los aspectos del proceso. Sus características son:

- Incluyen un numero finito de actividades.

- Las actividades se llevan siempre de la misma manera.

- Involucran a diferentes personas.

- Requieren un alto grado de coordinación.

- Residen en la memoria de los sistemas, por si se corta la luz.

- Se pueden configurar por roles o puestos de trabajo.

- Es posible crear un workflow, excepto dar permisos y autorizaciones a los empleados.

- Los problemas de autorizaciones son los más comunes, particularmente cuando se va una persona y entra otra a su puesto de trabajo

Audio 1. Controlan los procesos basándose en un modelo y son útiles en organizaciones bien estructuradas.

2 Ejemplos de Workflows.

Un paso a paso de cómo puede funcionar el flujo de trabajo de reclutamiento de los empleados. (ver paso a paso en lección).

3 ¿Qué no es un Workflow?

- un sistema de gestión de documentos.

- Un sistema de mail.

- Un sistema de distribución de datos entre sistemas.

- Una transacción para secuenciar pantallas.

- La administración de los datos temporales.

- Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema.

4 las ventajas de utilizar un sistema Workflow.

Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo son muchos y pueden marcar un antes y un después en cualquier empresa.

Algunos de los frutos son los siguientes:

- La comunicación interna aumentara su nivel, volviéndose más ágil, sencilla y segura.

- Optimizara la circulación de la información.

- El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado.

- La definición del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender.

- Ahorra tiempo.

- Conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel.

- Optimiza la realización de los trabajos.

- Afianzara entre los empleados el sentimiento de pertenencia.

- Los trabajadores se sentirán más valorados y reconocidos en su entorno laboral.

Audio 2. Otras ventajas:

- Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y los procedimientos.

- Proporciona el estado real de los procesos en cada momento.

- Mejoran la productividad de cada empleado.

- Detectan con antelación los cuellos de botella y posibles incumplimientos.

- Y reducen sustancialmente el uso de papel.

5 La terminología Workflow.

Los términos fundamentales:

- Workflow > Paso > Tarea.

- Papel > agentes

- Business object > evento

- Business workplace > actividad.

En el diseño existen 5 preguntas claves:

- ¿En qué orden? Workflow.

o Controla el flujo.

o Es un conjunto de pasos.

o Puede ser lanzado mediante eventos

- que? Actividad / tarea.

o Una actividad puede ser ejecutar un reporte, un modelo de funciones, una tarea en remoto.

o Generación y el envío de documentos.

o La toma de decisiones.

o El control de flujo.

o En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina Workitem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

- ¿Con que objeto? Business Object, conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves, sus componentes son:

o Atributos. Campos que identifican el objeto.

o Métodos. Operaciones que se pueden realizar sobre el objeto.

o Eventos. Indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado…

- ¿Quién? Determinación de agentes:

o todas las tareas requieren la definición de agentes posibles, que son todas aquellas personas que pueden recibir esta tarea, excluyendo a los que nunca la recibirán.

o Las tareas pueden definirse como tareas generales, y en este tipo no existe restricciones en cuanto a las personas que lo pueden recibir.

o Luego se definen agentes responsables, quienes recibirán la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.

- ¿Cuando? Evento. Estos le informan al workflow que algo ha sucedido, y a su vez puede reaccionar al evento si la relacion entre ambos esta activada. Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflow. Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos.

o Los eventos se configuran en los tipos de objetos y pueden generarse por:

§ Por programa. (mediante funciones específicas de workflow)

§ Mediante documentos de cambio. (Change Documents)

§ Mediante sistemas de mensajes. (SD y MM)

§ Mediante la gestión de status de documentos (PP, PM, QM, etc.)

§ Mediante sistemas de información logística (alertas)

§ Mediante documentos de cambio del módulo HCM

6 Los perfiles para aprender SAP Workflow.

No es necesario ser ingeniero, aunque contar con cierto nivel de estudios, ayuda muchísimo.

Estudiar el sistema para especializarnos en el módulo, el cual no es necesario tener experiencia laboral, pero es un plus que nos va a permitir transitar la instancia de certificación oficial de SAP.

SAP CO es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del CV para una amplia variedad de perfiles en lo laboral.

Algunos perfiles:

- Ingenieros industriales, consultores ABAP, consultores funcionales, programadores, público en general.

7 Accediendo a SAP Workflow

para acceder a SAP workflow, ingresamos a Menú SAP > transacción SWLD dentro de esta podremos ver todas sus funcionalidades.

8 Las principales transacciones de SAP Workflow

Las más usadas son (ABM):

- SAP Business Workplace transacción SBWP. Llamada bandeja de entrada del usuario, con lo cual podremos:

o procesar los workitems.

o Recibir y enviar mensajes.

o Almacenar documentos.

- Workflow Builder SWDD, para crear y editar definición de un workflow, y permite definir:

o los pasos del workflow.

o Los disparadores de los eventos.

o La interface de los datos.

- Business Object Buider SWO1, para administrar los objetos, que es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos. Se puede utilizar los objetos estándar para crear sus propios objetos copiando de los estándares.

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Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Francesc Ventura Iglesias