✒️SAP / SAP MM - Gestión de Materiales Por Mathias Peña

Introduccion a SAP MM

Nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo: los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestion de mercancias, las entradas de materiales, la adquisicion de bienes o servicios, la gestion de datos maestros de materiales, la gestion de lotes, la verificacion de facturas o la evaluacion de proveedores. Tambien soporta envios Just-in-Time y Kanban electronico.

La integracion de MM con los otros modulos de SAP

SAP MM es uno de los modulos funcionales mas extensos, el cual se comunica y esta integrado con otros modulos clave del sistema SAP. Algunos ejemplos:

• Ventas (SD): un vendedor contacta a un cliente para ofrecerle y vendelre un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta la venta, el producto puede encontrarse en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En este ultimo caso, el area de ventas debera gestionar la adquisicion del bien a traves del departamento de compras MM generando los documentos necesarios. Una vez definida la fecha de recepcion del producto, el responsable de compras debera informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.
• Produccion (PP): el area productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para eso, hace uso de los insumos en stock o comunica al departamento de compras acerca de sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras adquirira lo solicitado y pondra los materiales a disposicion del area correspondiente.
• Tesoreria (TR): mediante las solicitudes o reportes correspondientes, este area recibira los planes de gastos e inversion que llevara a cabo el departamento de compras. Por un lado, Tesoreria informara los recursos disponibles para adquisicion de bienes y por otro, recibira informacion del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.
• Recursos Humanos (HCM): cuando el area de compras es el encargado de recibir las necesidades de contratacion de mano de obra o servicios, se convierte en el interlocutor del departamento de RRHH para el suministro de los recursos a las areas solicitantes.

Los sub modulos de SAP MM

Podemos dividir a MM en sub modulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad especifica dentro de la gestion de los materiales.

Los sub modulos clave son:

• Compras: involucra las tareas asociadas en la adquisicion de bienes y servicios, que incluyen diversos aspectos tales como la definicion de las necesidades de compra, la determinacion de las mejores fuentes de aprovisionamiento, el control de entregas, el registro de las facturas de los proveedores, entre otras.
• Inventarios: se encarga de la gestion del stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. La elaboracion del inventario de los stocks de los almacenes permite no solo conocer sus existencias, sino tambien aportar informacion para la realizacion del balance contable de la empresa. Es el resopnsable de efectuar los inventarios den los plazos o fechas predeterminadas para verificar las cantidades fisicas, compararlas con las existentes en el sistema y efectuar las correcciones si fueran necesarias, que por un lado, corrigen el stock y por otro origina un documento contable que corrige el desvio en las cuentas de stock.
• Almacenes: es el responsable de diveras tareas asociadas al almacenaje de los materiales. Se encarga de la recepcion de la mercaderia y su optima ubicacion en el almacen, esto se logra clasificando la misma segun diversos criterios como ser la ubicacion, el tipo de transporte interno, el metodo de conservacion, entre otros. Tambien se encarga de la preparacion de los pedidos a los clientes, la determinacion de niveles de ocupacion, as como la posibilidad de planificar tareas internas, entre otras.
• Verificacion de facturas: se encarga de la verificacion de facturas de los proveedores mediante su relacion con los documentos previos, que son el pedido y la recepcion de la mercaderia. constituye la ultima etapa del proceso de compras antes de pasar al area de cuentas a pagar correspondiente al modulo de finanzas.
• Gestion de servicios externos: se encarga de gestionar el ciclo completo de licitacion, la fase de adjudicacion/concesion de un pedido y la aceptacion de servicios, asi como tambien el proceso de verifiacion de facturas.
• Planificacion de necesidades de materiales: se encarga de confeccionar un reporte de los materiales a comprar en funcion de los compromisos de entrega a clientes, las tareas de produccion, mantenimiento y actualizacion basandose en la parametrtizacion del sistema y los materiales.
• Comercio exterior: incorpora todos los controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importacion y exportacion se manejen legalmente y que los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantanea y precisa.
• Sistema de informacion: se trata de una herramienta sumamente util para el modulo que permite reunir toda la informacion generada por el mismo y proveer de una bateria de reportes de analisis predeterminados, pero con opciones de cierto grado de adaptacion a las necesidades de cada usuario.
• Intercambio electronico de datos: se encarga del intercambio de informacion entre SAP y sistemas externos. Las actiidades de este segmento del sistema permiten alcanzar su informacion con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos, de manera de enlazar las aplicaciones mediante informacion complementaria entre ellos, por ejemplo el envio de facturas.

Los perfiles ideales para aprender SAP MM

Para convertirnos en Consultores SAP MM no es necesario que contemos previamente con algun tipo de formaicon universitaria en especial, ni siquiera es indispensable que tengamos un titulo universitario, pero si es cierto que contar con una carrera universitaria en areas como contabilidad, ingenieria, administracion o recursos humanos nos va a ayudar muchisimo.

El resto es estudiar el sistema, aprenderlo bien, siendo lo mejor especializarnos en un modulo en particular, en este caso el modulo de gestion de materiales.

El sistema S/4HANA y la Gestion de Materiales (MM)

En SAP ERP era (es) parte de los Modulos Logisticos. en S/4HANA se resordena la estructura del sistema y se definen 10 lineas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA. Las funcionalidades de logistica estan compuestas por las siguientes 4 lineas de negocio:

• Sourcing and Procurement
• Manufacturing
• Suppli Chain
• Asset Management

Las funcionalidades de gestion de materiales se encuentra en la linea de negocio Sourcing and Procurement.

Accediendo a SAP MM

Se puede acceder al modulo SAP MM desde el menu SAP, abriendo la carpeta Logistica. Luego abriendo la carpeta Gestion de Materiales. Dentro de la carpeta Gestion de Materiales se ven las funciones del modulo MM. Finalmente se abre alguna de las funciones, por ejemplo Compras, en el ultimo nivel se ven las transacciones que proporciona SAP para realizar la gestion de compras.

La estructura organizativa de SAP MM

Para realizar los procesos de administracion de materiales con el modulo MM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona a SAP de la informacion relacionada con la jerarquia de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

SAP proporciona los bloques de construccion llamados "Unidades organizacionales" para crear la estructura organizativa de la empresa:

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y juridicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo comun. Por ejemplo un grupo empresarial se puede definir como un cliente.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y perdidas. Hace referencia a la mas pequeña unidad de negocio desde el punto de vista juridico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Por ejemplo una empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.
• Centro: es una unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones fisicas que subdividen las actividades y areas (produccion, abastecimiento, mantenimiento, planificacion de necesidades, entre otras) de la empresa desde el punto de vista fisico y operativo. El centro es el encargado de gestionar el stock, recibir y entregar la mercaderia y satisfacer las demandas de la produccion y las ventas. Por ejemplo una fabrica o una oficina en la empresa puede ser definida como un centro.
• Almacen: se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro.
• Organizacion de compras: es una unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros. Es el repsonsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.

Las principales transacciones de SAP MM

El modulo MM incluye una lista exhaustiva de transacciones. A continuacion, presentamos las transacciones mas comunmente utilizadas:

• Solicitud de pedido (transacciones ME51N (Alta), ME52N (Modificacion) y ME53N (Visualizacion): es una solicitud formal para el departamento de compras de la empresa para adquirir una determinada cantidad de un material en una fecha de entrega determinada.
• Orden de compra o pedido (transacciones ME21N (Alta), ME22N (Modificacion) y ME23N (Visualizacion): es una instruccion del departamento de compras a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especificada. Una orden de compra tambien se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.
• Entrada y salida de mercaderia y transferencia de stock (transaccion MIGO): un recibo de mercaderia es una operacion utilizada para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor. Tambien a traves de la transaccion MIGO se registra la retirada del material desde el almacen. Esta retirada puede ser con fines de fabricacion o de las entregas a los clientes.
• Verificacion de facturas (transaccion MIRO): una verificacion de la factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta, y demas detalles del material suministrado por el proveedor. Despues de verificar todos los detalles, la factura se contabiliza y los detalles de las facturas se envian a la contabilidad financiera de la empresa.
• Otras transacciones: Contrato (ME31NK, ME32K, ME33K), Cotizacion (ME41, ME42, ME43)

Los datos maestros de SAP MM

Tambien sera necesario definir los datos maestros de MM. Estos almacenan informacion que no cambia con frecuencia.

Los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de MM son:

• Maestro de materiales (transacciones MM01 (Alta), MM02 (Modificacion) y MM03 (Visualizacion): es la base de datos de informacion sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro material. Un registro maestro de materiales incluye:
  - Atributos del material definidos, como el tipo de material
  - Sector de la industria para el material
  - Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material
  - Precios y datos contables relacionados con el material
• Maestro de proveedores (transacciones MK01 (Alta), MK02 (Modificacion) y MK03 (Visualizacion): es la base de datos de toda la informacion relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La informacion relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedores incluye:
  - Detalles de contrato del vendedor
  - Condiciones de los pagos a los proveedores
  - Moneda utilizada para los pagos al proveedor