✒️SAP MM - Gestión de Materiales

1 - Introducción a SAP MM (Gestión de Materiales)

SAP MM nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento: incluyendo los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestión de mercancías, las entradas de materiales, la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores.

La gestión eficiente de los materiales puede ayudar a una empresa a:

• Adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo.
• Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales.
• Reducir las existencias improductivas en el inventario.

2 - Integración de MM con los otros módulos de SAP

Integración con:

• VENTAS (SD): Un vendedor contacta a un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta la venta, el producto puede encontrarse en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En este último caso, el área de ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del departamento de compras MM generando los documentos necesarios. Una vez definida la fecha de recepción del producto, el responsable de compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.
• PRODUCCION (PP): El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello, hace uso de los insumos en stock o comunica al departamento de compras acerca de sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área correspondiente.
• TESORERIA (TR): Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, este área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el departamento de compras. Por un lado, Tesorería informará los recursos disponibles para la adquisición de bienes, y por otro, recibirá la información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.
• RECURSOS HUMANOS (HCM): Cuando el área de compras que es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, se convierte en el interlocutor del departamento de RRHH para el suministro de los recursos a las áreas solicitantes.

3 - SUB MODULOS DE SAP MM

Podemos dividir a MM en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad especifica dentro de la gestión de los materiales. Los clave son:

• Compras: Involucra tareas asociadas con la adquisición de bienes y servicios, que incluyen diversos aspectos tales como la definición de las necesidades de compra, la determinación de las mejores fuentes de aprovisionamiento, el control de las entregas, el registro de las facturas de proveedores, entre otras.
• Inventarios: se encarga de la gestión del stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. La elaboración del inventario de los stocks de los almacenes permite no solo conocer sus existencias, sino también aportar información para la realización del balance contable de la empresa. Es el responsable de efectuar los inventarios en los plazos o fechas predeterminadas para verificar las cantidades físicas, compararlas con las existentes en el sistema y efectuar las correcciones si fueran necesarias.
• Almacenes: es el responsable de diversas tareas asociadas al almacenaje de los materiales. Se encarga de la recepción de la mercadería y su optima ubicación en el almacén, esto se logra clasificando la misma según diversos criterios. También se encarga de la preparación de los pedidos a los clientes, determinación de niveles de ocupación.
• Verificación de facturas: Se encarga de la verificación de las facturas de los proveedores mediante su relación con los documentos previos, que son el pedido y la recepción de la mercadería.
• Gestión de servicios externos: Se encarga de gestionar el ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de un pedido y la aceptación de servicios, también verificación de facturas.
• Planificación de necesidades de materiales: Se encarga de confeccionar un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.
• Comercio exterior: Incorpora todos los controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y que los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.
• Sistema de información: Se trata de una herramienta sumamente útil para el módulo que permite reunir toda la información generada por el mismo y proveer de una batería de reportes de análisis predeterminados, pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.
• Intercambio electrónico de datos: Se encarga del intercambio de información entre SAP y sistemas externos. Las actividades de este segmento del sistema permiten alcanzar su información con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos

4 - Perfiles ideales para aprender SAP MM

No es necesario que contemos con algún tipo de formación, pero contar con título universitario como Ingeniería, Contabilidad, Administración o RRHH ayuda muchisimo.

SAP MM es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del currículum para una amplia varidad de perfiles entre los que podemos destacar:

• Personas interesadas en aprender a manejar procesos logísticos de la gestión de almacenes
• Ingenieros, Licenciados, Técnicos o Planificadores
• Despachantes de aduana
• Técnicos de compras y responsables de stock
• Analistas de compras
• Etc

5 - El sistema S/4 HANA y la Gestión de Materiales

A partir del sistema SAP S/4 HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio conocidas como LoBs.

Las funcionalidades de logística están compuestas por las siguientes 4 líneas de negocio:

• SAP S/4HANA Sourcing and Procurement ( Se encuentran aca las funcioanlidades correspondientes a la gestión de materiales)
• SAP S/4HANA Manufacturing
• SAP S/4HANA Supply Chain
• SAP S/4HANA Asset Management

6 - ACCEDIENDO A SAP MM

Se puede acceder al módulo SAP MM desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema SAP, ingresamos en la carpeta Logística. Luego abrimos la carpeta Gestión de materiales y vemos las funcionalidades del módulo MM.

Finalmente si abrimos alguna de las funciones, por ejemplo, Compras, vamos a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las compras.

7 - ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP MM

La estructura organizativa proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. SAP proporciona los bloques de construcción llamados "Unidades Organizacionales" para crear la estructura organizativa de la empresa. Veamos cada una de ellas:

• Cliente: conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo en común.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales
• Centro: Es una unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas de la empresa desde el punto de vista físico y operativo.
• Almacén: se utiliza para almacenar el stock de un material para un centro.
• Organización de compras: es una unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros. Responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.

8 - PRINCIPALES TRANSACCIONES DE SAP MM

Las más utilizadas:

• Solicitud de pedido (Transacciones ME51N (Alta), ME52N (Modificación) y ME53N (Visualización): es una solicitud formal para el departamento de compras de la empresa para adquirir una determinada cantidad de un material en una fecha de entrega determinada. Las genera cualquier sector dentro de la empresa, ya que de esta forma se informa al sector de compras del material o servicio que se necesita adquirir, el sector de compras luego la toma del sistema y genera el pedido correspondiente el cual es dirigido al proveedor que corresponda.

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• Orden de compra o Pedido (Transacciones ME21N (Alta), ME22N (Modificación), ME23N (Visualización): es una instrucción del departamento de compras a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especificada. Una orden de compra también se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.

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• Entrada y salida de mercadería y transferencia de stock (Transacción MIGO): un recibo de mercadería es una operación utilizada para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor. También a través de la transacción MIGO se registra la retirada del material desde el almacén. Esta retirada puede ser con fines de fabricación o de las entregas a los clientes. También mediante esta transacción se registra la transferencia de stock, que es una operación utilizada para la transferencia de materiales entre diferentes ubicaciones.

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• Verificación de facturas (Transacción MIRO): una verificación de la factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta, y demás detalles del material suministrado por el proveedor. Después de verificar todos los detalles, la factura se contabiliza y los detalles de la factura se envían a la contabilidad financiera de la empresa.

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Otras transacciones:

• Contrato ME31NK / ME32NK / ME33NK
• Creación de cotizaciones ME41 / ME42 / ME43

9 - LOS DATOS MAESTROS DE SAP MM

Para utilizar las transacciones de MM, también será necesario definir los datos maestros de MM. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación, vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de MM.

• Maestro de materiales ( MM01 Alta, MM02 Modificación, MM03 Visualización): es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de materiales incluye:

1. Atributos del material definidos, como el tipo de material.
2. Sector de la industria para el material.
3. Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.
4. Precios y datos contables relacionados con el material.

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• Maestro de proveedores (MK01 Alta, MK02 Modificación, MK03 Visualización): es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedores incluye:

1. Detalles de contacto del vendedor
2. Condiciones de los pagos a los proveedores
3. Moneda utilizada para los pagos al proveedor.

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Crear una unidad de pedido en el sistema:

• Ingresamos ME51N. Seleccionaremos la flecha para desplegar la lista de Tipos de documentos disponibles.
• Sleccionaremos de la lista DJF1, el tipo NB es el estándar de SAP.
• Vamos a Pos y ponemos 10 ya que SAP lo asume como primero y los incrementa automáticamente cada 10.
• Seleccionamos el Campo para el ingreso del código de material. Seleccionamos la cantidad a adquirir. Seleccionamos fecha de entrega mediante el calendario utilizando el botón correspondiente para ingresar a el.
• Nos posicionamos en el campo centro y mediante el matchode accedemos a la lista disponibles.
• Seleccionamos el campo almacén e ingresamos un valor.
• Gcp es el grupo de compras cuyo valor lo obtendremos haciendo click sobre el matchcode, seleccionamos el valor DF1 y lo tomamos haciendo doble click sobre el.
• Ingresamos el nombre del solicitante. Finalizado el ingreso de los datos requeridos pulsamos la tecla enter para aceptarlos y permitirle a SAP validar la información ingresada.
• Ej: SAP muestra un mensaje de error al pie de la pantalla indicando que falta ingresar un dato que ha sido hecho obligatorio a modo de ejemplo. Ingresamos el valor solicitado. Pulsamos enter.
• Hacemos click en el botón verificar para que SAP revise todo el documento y nos informe si hay un error. Hacemos clic en guardar para registrar el documento en el sistema. Recibiremos un mensaje indicando el número creado de pedido.

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