✒️SAP / SAP FI - Gestión Financiera Por Alfonso Morales Rodriguez

Lección 5 UNIDAD 3 FI Gestión Financiera

1 Introducción al módulo SAP FI

Este módulo proporciona conjunto de transacciones para realizar tareas diarias de finanzas en la empresa, así como también los datos contables para todas las partes externas e incluye informes para la toma de decisiones.

mySAP ERP

SAP FI SAP CO

Contabilidad de Activos

Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar

Libro Mayor General

2 Transacciones de SAP FI

Hay cuatro que son las mas utilizadas:

• Contabilidad de activos (Asset Accounting) AS01 alta - AS02 modificar - AS03 visualizar:

Para registrar y administrar las propiedades tangibles e intangibles de los activos propiedad de la empresa; la utilización de Activos permite:

- publicar entradas relacionadas con la adquisición de activos.

- valores de depreciación establecidas para reflejar valor correcto de los activos.

- métodos de depreciación de uso apropiados - línea recta o disminución de saldo.

- transferencia de activos de una ubicación a otra.

Para realizar la operación contable de los activos se deben seleccionar los activos fijos de la ventana del SAP Easy Access.

• Cuentas por pagar (Accounts Payable) FK01 alta - FK02 modificar - FK03 visualizar:

Para registrar y gestionar los datos de contabilidad de todos los proveedores basado en las compras que la empresa ha hecho a ellos, permitiendo lo siguiente:

- pago de facturas presentadas por los proveedores mediante programa de pago.

- establecer alertas para recordar fechas de vencimiento de facturas.

- creara estados de cuenta y otros informes relacionados con los vendedores.

• Cuentas por cobrar (Accounts Receivable) FD01 alta - FD02 modificar - FD03 visualizar:

El uso de las cuentas por cobrar permitirá:

- recibir pagos en forma de cheques y transferencias.

- enviar recordatorios a los clientes para que realicen sus pagos antes de fecha de vencimiento.

- crear estados de cuenta y otros reportes relacionados a los clientes.

• Libro Mayor General (General Ledger) FS00 crear cuenta contable - FB01 crear doc. contable - FB02 modificar doc. contable - FB03 visualizar doc. contable:

Proporciona imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida en la empresa; al utilizar su transacción se podrán ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.

3 Accediendo a SAP FI

Pantalla SAP Easy Access / Carpeta Finanzas / Carpeta Gestión Financiera / despliega funciones módulo FI

4 Estructura Organizativa de SAP FI

• Cliente: está en el nivel mas alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Un grupo empresarial se puede definir como un cliente en SAP R/3.

Por ejemplo, Sonical Electronics es un grupo empresarial que fabrica productos tales como heladeras y lavarropas. Las actividades administrativas y legales por cada uno de esos productos son gestionadas y controladas por Sonical. En consecuencia, Sonical es un cliente que actúa como representante.

• Sociedad: Es una entidad jurídica independiente dentro de un cliente y está en el segundo nivel en la estructura organizativa. Cada sociedad tiene su propia cuenta de resultados y su propio balance.

Por ejemplo, Sonical fabrica dos productos diferentes para los cuales la empresa creo dos sociedades separadas: Sonical A (C001) y Sonical B (C002). Depediendo del producto, Sonical utiliza la correspondiente sociedad mientras ejecuta las transacciones de FI.

• Área de Negocios: utilizaremos un área de negocios para crear estados financieros basados en la ubicación. El estado financiero es utilizado para realizar reportes.

Por ejemplo, Sonical A vende heladeras en diferentes estados. Sonical A creará un área de negocios para cada estado. Basándose en el código del área de negocios, Sonical A puede crear el balance y la cuenta de resultados de cada estado para fines de información interna.

Ademas de definir componentes de la estructura organizativa, deberemos definir algunas configuraciones básicas en FI para realizar las tareas de finanzas, ellas son:

• Plan de cuentas (Chart of accounts): resume todos los libros de contabilidad general basándose en los tipos de cuentas de balance o cuentas de ganancias y pérdidas. Se puede definir la contabilidad general (los sueldos y cuentas por cobrar) de una empresa en el plan de cuentas y el diseño a la sociedad; se puede asignar un plan de cuentas a una o varias sociedades.
• Tabla de amortización (Chart of depreciation): lista el valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo. Por ejemplo, una empresa compra dos máquinas para fabricar partes que se necesitan para mejorar la calidad de las heladeras. Cada maquina es ubicada en diferentes estados. El valor de depreciación para ambas maquinas será aplicado basándose en la ubicación de cada una de las maquinas.
• Año fiscal (Fiscal year): define el período de presentación de informes de la empresa. El período de presentación de informes puede ser un año calendario. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes.
• Monedas (Currencies): se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de moneda. Por ejemplo, si una empresa está en Estados Unidos podrá definir como tipo de moneda de la empresa el USD dólar. El tipo de moneda será utilizado para realizar pagos.

5 Datos maestros de SAP FI

Para utilizar las transacciones de FI, también será necesario definir los datos maestros de FI. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de FI:

• Maestro de Clientes (Customer Master): es una base de datos que contiene información relacionada a los clientes, tales como:

- detalles de contacto del cliente tales como nombre, dirección, teléfono, fax, etc.

- detalles del impuesto sobre la renta del cliente.

- detalles de pagos de pagos del cliente, tales como nombre del banco, número de cuenta bancaria y terminos y condiciones.

• Maestro del Libro mayor general (General Ledger Master): es una base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general. Los detalles son:

- nombre y número de la cuenta.

- grupo de cuentas.

- tipo de cuenta (balance o cuenta de pérdidas y ganancias).

- moneda de la cuenta.

- idioma.

• Maestro de proveedores (Vendor Master): es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores, tal como:

- detalles de contacto del vendedor.

- detalles del impuesto sobre la renta del vendedor.

- detalles de pagos del vendedor, tal como: nombre del banco, número de cuenta bancaria y terminos y condiciones.