✒️SAP / SAP FI - Gestión Financiera Por Paz Ada

Unidad 3

SAP FI - Gestión Financiera

1. Introducción a SAP FI: permite la gestión del área financiera y contable de una empresa, permitiendo cumplir con la gran cantidad de requisitos legales. La misma ofrece la información en tiempo de real, haciendo una toma de decisiones y planificación mas acertadas. Inicialmente se lo denominaba FICO porque estaba integrada con Costos.

Este, satisface todas las necesidades nacionales e internacionales, debiendo cumplir con el Depto. de gestión financiera de una empresa:

• La gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registración de documentos.
• El flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automáticas.
• La disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del libro mayor.
• La preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.

Se lo considera uno de los módulos más importantes, estando en contacto con todos los módulos que componen SAP.

° SAP MM: Gestión de Materiales.
° SAP PP: Planificación de la Producción.
° SAP SD: Ventas y Distribución.
° SAP PM: Mantenimiento de Planta.
° SAP PS: Gestión de Proyectos.
° SAP HCM: Gestión de RR.HH que incluye PA - Administración de Personal -, PT - Gestión de Tiempos -, PY - Nómina -, y la Gestión de Gastos de Viajes.

2. Sub módulos de SAP FI: se puede dividir FI en sub módulos, abracando una funcionalidad específica.

• Libro mayor/ Nuevo libro mayor: Permite múltiples reportes a varios niveles, desde el nivel corporativos hasta las organizaciones funcionales de menor nivel.
• Libro especial: Fuente de los datos usados para a generación de los reportes pueden ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.
• Activos fijos: Permite clasificar los activos y define valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de activos, trabajando en conjunto con módulos como MM, PM, CO, entre otros.
• Deudores: registra todas las transacciones de los clientes y provee los datos requeridos para el manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa.
• Acreedores: Posee detalles de las transacciones de proveedores, define las reglas de negocio o herramientas para la automatización de pagos, los datos registrados se asientan de manera automática al Libro Mayor.
• Impuestos: Permite la gestión de varias clases de impuestos según los requerimientos legales de un país o región. Para la configuración de estos se deben utilizar esquemas de cálculos definiendo la clase de impuestos para administrar los requerimientos impositivos de las sociedades.
• Bancos: Manejan transacciones tales como ingreso y egreso de dinero, gestión de saldos y datos maestros de transacciones bancarias, incluyendo la gestión de la caja del banco o bancos.
• Gestión de viajes: maneja las solicitudes de viajes, planificación y gastos acarreados, integrados con todos los módulos SAP permitiendo una administración eficiente del gasto.
• Gestión presupuestaria: gestión de la administración los fondos tanto ingresos/egresos, interactuando con los sub módulos Libro mayor, Cuenta de Acreedores, Cuentas de Deudores y otros fuera de SAP FI como MM.
• Consolidación: Agrupa todas las unidades empresariales en una sola organización, brindando una visualización conjunta y clara de las condiciones financiera como única entidad.

3. Perfiles ideales para aprender SAP FI: Si bien no es preciso una formación en especial, contar con una carrera en contabilidad o administración colabora mucho, siendo una muy buena opción para una carrera profesional o la ampliación del CV de distintos perfiles:

• Personas interesadas en aprender a manejar los procesos financieros de las empresas líderes mundiales.
• Especialistas en Cs. Económicas y financieras.
• Gerentes y responsables de administración y finanzas.
• Asesores y gerentes de franquicias.
• Empleados y asistentes administrativos / contables.
• Contadores públicos.
• Consultores financieros.
• Licenciados en administración.
• Administradores de empresas.
• Gestores contables e impositivos.
• Auditores tributarios.
• Público en Gral. que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral.

4. Sistema S/4HANA y la Contabilidad Financiera: En el sistema SAP ECC, la contabilidad financiera era parte de SAP ERP, aplicación mas grande de SAP Business Suite; dentro de los módulos financieros se encuentra SAP FI.

A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura definiendo 10 líneas se negocios (LoBs) dentro de este.

5. Accediendo a SAP FI: se da acceso a través de la pantalla del SAP Easy Access, Se debe abrir la carpeta Finanzas.

Luego se abre la carpeta Gestión Financiera.

Dentro de la carpeta Gestión Financiera se visualizan las funciones del módulo FI.

Si se abre la carpeta de Libro Mayor, se ven las funciones correspondientes a este.

Si se abre la carpeta de Contabilización se ven las transacciones correspondientes a la contabilización del Libro Mayor.

6. Estructura organizativa: Para la alineación de los procesos de la empresa con el módulo FI, se debe definir la estructura organizativa del negocio, la cual, proporciona a SAP, información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. Siendo esta la siguiente:

• Cliente: se halla en el nivel más alto de la estructura organizativa. Conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un bien en común. Ej.: grupo empresarial
• Sociedad: unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias/pérdidas. Unidad más pequeña desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple los requerimientos comerciales y legales.. Ej.: una empresa que forma parte de un grupo empresarial.
• Área de negocios: se utilizar para crear estados financieros basados en la ubicación los cuales realizarán reportes. Ej.: Si una empresa vende heladeras, creará un área de negocios para cada estado y basándose en el código de este, podrá crear balances y cuenta de resultados para cada uno con fines de información interna.

Además de definir los componentes de la estructura organizativa, se debe definir algunas configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas:

• Plan de cuentas: es el resume de todos los libros de contabilidad gral. basado en los tipos de cuentas de balance o cuenta de ganancias/pérdidas. Definiendo la contabilidad Gral. es decir los sueldos y cuentas por cobrar de una empresa en el plan de cuentas y diseño de la sociedad.
• Tabla de amortización: lista de valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación del activo. Ej.: si la empresa compra dos máquinas para la fabricación de partes necesarias y cada una se ubica en dos estados diferentes, el valor de depreciación de estas se aplicará basándose en la ubicación de cada una.
• Año fiscal: define el período de presentación de informes de una empresa, asignado a una sociedad y las transacciones de negocio se publican en el plazo previsto. Pudiendo ser el año calendario.
• Monedas: se puede definir la moneda nacional usando los ajustes de monedas. Ej.: si la empresa es de EEUU, se definirá el tipo de moneda dólar para la realización de pagos.

7. Datos maestros SAP FI: para las transacciones se debe definir los datos maestros de FI, estos almacenan información que no suele cambiar. Datos maestros que se deben definir para comenzar a trabajar con las transacciones FI.

• Maestro de clientes: tabla base de datos con información relevante de clientes:
  ° Detalles de contacto del cliente tal como nombre, dirección, teléfono, fax, entre otros.
  ° Detalles del impuesto sobre la renta del cliente.
  ° Detalles de pagos del cliente, tal como, nombres del banco, N° de cta. bancaria, términos y condiciones.

• Maestro Libro mayor Gral.: tabal base de datos con información relevante de ctas. del libro mayor gral.:
  ° N° y nombre de la Cta.
  ° Grupo de Cta.
  ° Tipo de Cta. (balance o Cta. de pérdidas y ganancias).
  ° Moneda de la Cta.
  ° Idioma.
• Maestro de proveedores: tabla de base de datos información relevante de vendedores:
  ° Detalle del contacto del vendedor.
  ° Detalles del impuesto sobre la renta del vendedor.
  ° Detalles de pagos del vendedor, tal como, nombre del banco, N° de Cta. bancaria, términos y condiciones.

8. Principales transacciones de SAP FI: este ofrece una amplia cantidad de transacciones para llevar adelante la contabilidad diaria:

• Gestión de las Ctas. de mayor (transacción FS00): proporciona una imagen de toda la cuenta que este mantiene de la empresa. Utilizando esta transacción se visualizan las cifras de balance total de todas las ctas. del LM pudiendo preparar un informe financiero.

• Contabilización gral. (transacciones FB01 -Crear doc. contable-, FB02 -Modificar doc. contable-, y FB03 -Visualizar doc. contable-): se utiliza esta para contabilizar documentos (realizar asientos contables).

• Compensaciones (transacciones F-03 -Compensar cta. mayor-, F-44 -Compensar acreedor-, y F-32 -Compensar deudor-): esta se utiliza para compensar las partidas abiertas, estableciendo filtros o criterios de delimitación para acotar la cant. de partidas a compensar, Ej.: fecha de doc.. N° de doc, referencia, entre otros.

• Pagos automáticos (transacción F110): registra pagos automáticos de acreedores y deudores, contabiliza masivamente pagos de acreedores y cobranza de pedidos.

• Visualización de partidas (transacciones FBL1N -Acreedores-, FBL3N -Ctas. de mayor-, y FBL5N -Deudores-): detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, ctas. de mayor y deudores, (facturas, notas de crédito, pagos, compensaciones, entre otros).

• Reportes de Investigación (transacción FGI0): estos permiten obtener balances o reportes de saldos.

* Principales transacciones de FI:

° Gestión de las Ctas. de mayor ---> FS00
° Contabilización gral. ---> FB01 - FB02 - FB03
° Compensaciones ---> F-03 - F-44 - F-32
° Pagos automáticos ---> F110
° Visualización de partidas ---> FBL1N - FBL3N - FBL5N.
° Reportes de investigación ---> FGI0