✒️SAP FI - Gestión Financiera

SAP FI - GESTIÓN FINANCIERA

SAP FI o Gestión Financiera de SAP nos permite gestionar el área financiera y contable de una empresa. Es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas cumplir con los numerosos requisitos legales.

Dentro de SAP FI la información financiera se encuentra disponible para realizar una revisión en tiempo real, lo que permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas.

En sus inicios era SAP FICO, ya que el módulo FI estaba integrado con el módulo CO y entre ambos comprendían el área financiera y de control de costos de una empresa.

El módulo de Gestión Financiera FI satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus funciones son:

La gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registración por documentos.

El flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automáticas.

La disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro Mayor.

La preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.

SAP FI es considerado uno de los módulos más importantes ya que prácticamente todos los módulos que componen al sistema SAP se comunican con él.

Los Sub Módulos de SAP FI

Podemos dividir a FI en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad específica dentro de las actividades de la contabilidad financiera.

Los sub módulos clave de SAP FI son:

• Libro Mayor / Nuevo libro Mayor: actúa como cuentas primarias donde se registran todos los por menores de la contabilidad y proporciona una imagen completa del estado financiero de la organización. Permite múltiples reportes a varios niveles.
• Libro especial: es donde se definen los registros que guían la elaboración de reportes. La fuente de los datos usados para la generación de los reportes pueden ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.
• Activos fijos: gestiona todos los movimientos relacionados con los activos fijos de la empresa. Permite clasificar los activos y define valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de activos.
• Deudores: es parte integral del sistema de ventas que registra todas las transacciones de los clientes y provee los datos requeridos para un manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa.
• Acreedores: incluye los detalles de todas las transacciones de proveedores, siendo parte integral del sistema de compras. Permite definir reglas de negocio o herramientas para la automatización de pagos.
• Impuestos: permite gestionar varias clases de impuestos según los requerimientos legales de un país o de una región. Para llevar a cabo la configuración de impuestos se utilizan esquemas de cálculo.
• Bancos: se encarga de manejar todas las transacciones y procesos relacionados con el banco o los bancos de la empresa.
• Gestión de viajes: gestiona las tareas involucradas en el proceso de desplazamiento de los miembros de la empresa. Esta integrada con todos los módulos de SAP, para permitirla la administración eficiente de los gastos de viaje.
• Gestión presupuestaria: gestiona la administración de los fondos de la empresa, tanto para ingreso como para egreso. Para ello, tiene procesos de planificación del presupuesto de ingresos, egresos y habilita el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria.
• Consolidación: consiste en agrupar todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organización, en consecuencia, un único estado financiero general de la empresa.

El Sistema S/4HANA y la Contabilidad Financiera

La línea de negocio de SAP S/4HANA FINANCE es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Contabilidad Financiera.

Accediendo a SAP FI

Se puede acceder al módulo SAP FI utilizando la pantalla del SAP Easy Access que vemos a continuación. Aquí abrimos:

• La carpeta Finanzas
• Luego abrimos la carpeta Gestión financiera
• Dentro de la carpeta Gestión financiera vemos las funcionalidades del módulo FI
• Si abrimos la carpeta del Libro Mayor vemos sus funcionalidades

La Estructura Organizativa de SAP FI

La estructura organizativa es la siguiente:

• CLIENTE: Está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un grupo de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.
• SOCIEDAD: Es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad d negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales.
• ÁREA DE NEGOCIOS: utilizaremos un área de negocios para crear estados financieros basados en la ubicación. El estado financiero es utilizado para realizar reportes.

Configuraciones Básicas en FI:

• Plan de cuentas: resume todos los libros de contabilidad general basándose en los tipos de cuentas de balance o cuenta de ganancias y pérdidas.
• Tabla de amortización: lista el valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación dónde está ubicado el activo.
• Año fiscal: define el período de presentación de informes de la empresa (puede ser un año calendario). El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes.
• Monedas: se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas.

Los Datos Maestros de SAP FI

Los datos maestros esenciales son:

Maestro de Clientes: es una tabla de base de datos que contiene información relacionada a los clientes, como :

• Detalles del contacto del cliente.
• Detalles del impuesto sobre la renta del cliente.
• Detalles de pago del cliente.

Maestro de Libro mayor general: es una tabla de base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general. Los detalles son:

• Nombre y número de las cuenta
• Grupo de cuentas
• Tipo de cuenta (balance o cuenta de pérdidas y ganancias)
• Moneda de la cuenta
• Idioma

Maestro de proveedores: es la tabla de base de datos de toda la información relacionada con los vendedores, tal como:

• Detalles del contacto del vendedor
• Detalles del impuesto sobre la renta del vendedor
• Detalles de pagos del vendedor

Las Principales Transacciones de SAP FI

El módulo FI ofrece una amplia lista de transacciones para realizar las tareas del día a día de la contabilidad financiera. Las más utilizadas son:

• Gestión de las cuentas de mayor (transacción FS00): proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Utilizando esta transacción, se podrá ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.
• Contabilización general (transacciones FB01 (Crear doc. contable), FB02 (Modificar doc. contable y FB03 (Visualizar doc. contable)): utilizaremos estas transacciones para realizar la contabilización de documentos, es decir la realización de asientos contables (son cada uno de los registros que se hacen en un libro de contabilidad).
• Compensaciones ( transacciones F-03 (Compensar cuenta mayor), F-44 (Compensar acreedor) y F-32 (Compensar deudor)): utilizaremos estas transacciones para compensar partidas abiertas. Se pueden establecer filtros o criterios de delimitación para acotar la cantidad de partidas a compensar como por ejemplo la fecha de documento, el número de documento, la referencia entre otros.
• Pagos Automáticos (transacción F110): se utiliza para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar de forma masiva pagos a creedores y cobranzas de clientes.
• Visualización de partidas (transacciones FBL1N (Acreedores), FBL3N (Cuentas de mayor) y FBL5N (Deudores)): brindan un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores, tal como las facturas, notas de créditos, pagos, compensaciones, entre otros.
• Reporte de investigación ( transacciones FGI0): son reportes de investigación que permiten obtener balances o reportes de saldo.