Introduccion a SAP FI
SAP FI o Gestion Financiera de SAP nos permite gestionar el area financiera y contable de una empresa. Es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas cumplir con los numerosos requisitos legales.
Dentro de SAP FI la informacion financiera se encuentra disponible para realizar una revision den tiempo real, lo que permite que la toma de decisiones y la planificacion sean mas acertadas.
En sus inicios el modulo FI estaba integrado al modulo CO y juntos recibian el nombre de SAP FICO. Entre ambos comprendian el area financiera y de control de costos de una empresa.
El modulo FI satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el departamento de gestion financiera de una empresa. Alguna de sus funciones son:
- La gestion y representacion de todos los datos de contabilidad, segun el principio de registracion por documentos.
- El flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automaticas.
- La disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronizacion de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro Mayor.
- La preparacion de informacion operativa para ayudar a la toma de decisiones estrategicas.
Es considerado uno de los modulos mas importantes ya que practicamente todos los modulos que componen al sistema SAP se comunican con el. Se encuentra integrado con modulos clave del sistema SAP como MM, PP, SD, PM, PS, HCM que incluye PA, PT, PY y la Gestion de Gastos de Viajes.
Los submodulos de SAP FI
Los submodulos clave son:
- Libro mayor/nuevo libro mayor: actua com oucentas primarias donde se registran todos los pormenores de la contabilidad y proporciona una imagen completa del estado financiero de la organizacion. Permite multiples reportes a varios niveles, desde el nivel corporativo mas alto de la empresa hasta las organizaciones funcionales de menor nivel.
- Libro especial: es donde se definen los registros que guian la elaboracion de reportes. La fuente de los datos usados para la generacion de los reportes pueden ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.
- Activos fijos: gestiona todos los movimientos relacionados con los activos fijos de la empresa. Permite clasificar los activos y define valores para el calculo de depreciaciones en cada clase de activos. Trabaja de la mano con otros modulos de SAP como MM, PM, CO, entre otros.
- Deudores: es parte integral del sistema de ventas que registra todas las transacciones de los clientes y provee los datos requeridos para un manejo efectivo de la gestion crediticia de la empresa. Ofrece diferentes herramientas para monitorear y analizar clientes, obtener historicos de deudas, emitir alarmas de cobro, listado de fechas de vencimiento, entre otras opciones.
- Acreedores: incluye los detalles de todas las transacciones de proveedores, siendo parte integral del sistema de compras. Este sub modulo permite definir reglas de negocio o herramientas para la utomatizacion de pagos. Los datos registrados en las Cuentas de Acreedores son automaticamente asentados en el Libro Mayor.
- Impuestos: permite gestionar varias clases de impuestos segun los requerimentos legales de un pais o de una region. Para poder llevar a cabo la configuracion de impuestos se utilizan esquemas de calculo en donde se definen las clases de impuestos necesarias para administrar los requerimentos impositivos que posean las sociedades.
- Bancos: se encarga de manejar todas las transacciones y procesos relacionados con el banco o los bancos de la empresa, tales como: las operaciones de ingreso y egreso de dinero, la gestion de saldos y datos maestros de transacciones bancarias, incluyendo la gestion de caja.
- Gestion de viajes: gestiona las tareas involucradas en el proceso de desplazamiento de los miembros de la empresa, como la solicitud del viaje, la planificacion y los gastos acarreados. Esta integrado con todos los otros modulos de SAP, para permitir la administracion eficiente de los gastos de viajes.
- Gestion presupuestaria: gestiona la administracion de los fondos de la empresa, tanto para ingreso como para egreso. Para esto, tiene procesos de planificacion del presupuesto de ingresos, egresos y habilita el seguimiento y contro de la ejecucion presupuestaria. Este modulo interactua con los sub modulos Libro Mayor, Cuentas de Acreedores, Cuentas de Deudores e igualmente con otros modulos fuera de SAP FI compo MM.
- Consolidacion: consiste en agrupar todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organizacion, produciendo, en consecuencia, un unico estado financiero general de la empresa. De esta manera, la organizacion empresarial puede tener una vision de conjunto y mas clara de sus condiciones financieras como entidad unica.
En el sistema HANA las funcionalidades de la Contabilidad Financiera se encuentran en la linea de negocio Finance.
Se encuentra en la carpeta de Finanzas, luego en la carpeta Gestion Financiera.
Estructura organizativa de SAP FI.
- Cliente
- Sociedad
- Area de negocios: se utiliza para crear estados financieros basados en la ubicacion.
Ademas de definir los componentes de la estructura organizativa, debemos definir algunas configuraciones basicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas:
- Plan de cuentas: resume todos los libros de contabilidad general basandose en los tipos de cuentas de balance o cuenta de ganancias y perdidas. Se puede definir la contabilidad general, es decir los sueldos y las cuentas por cobrar de una empresa en el plan de cuentas y el diseño a la sociedad.
- Tabla de amortizacion: lista el valor de depreciacion que se aplicara a un activo basandose en la ubicacion donde esta ubicado el activo.
- Año fiscal: define el periodo de presentacion de informes de la empresa. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentacion de informes.
- Monedas: se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas.
Los datos maestros de SAP FI
- Maestros de clientes: es una tabla base de datos que contiene la informacion relacionada a los clientes como:
- Detalles del contacto del cliente tal como nombre, direccion, telefono, fax, entre otros
- Detalles del impuesto sobre la renta del cliente
- Detalles de pagos del cliente tal como nombre del banco, numero de cuenta bancaria y terminos y condiciones.
- Maestro de Libro mayor general: es una tabla base de datos que contiene informacion de todas las cuentas del libro mayor general. Los detalles son:
- Nombre y numero de la cuenta
- Grupo de cuentas
- Tipo de cuenta (balance o cuenta de perdidas y ganancias)
- Moneda de la cuenta
- Idioma
- Maestro de proveedores: es la tabla base de datos de toda la informacion relacionada con los vendedores tal como:
- Detalles de contacto del vendedor
- Detalles del impuesto sobre la renta del vendedor
- Detalles de pagos del vendedor tal como nombre del banco, numero de cuenta bancaria y terminos y condiciones
Las principales transacciones de SAP FI
- Gestion de las cuentas de mayor (FS00): proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Al utilizar la transaccion de libro mayor general se podra ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.
- Contabiliacion general (FB01, FB02 y FB03): utilizaremos estas transacciones para realizar la contabilizacion de documentos, es decir la realizacion de asientos contables.
- Compensaciones (F-03, F-44 y F-32): se utilizan para compensar partidas abiertas. Se pueden establecer filtros o criterios de delimitacion para acotar la cantidad de partidas a compensar como por ejemplo la fecha de documento, el numero de documento, la referencia, entre otros.
- Pagos automaticos (F110): se utiliza para registrar pagos automaticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar de forma masiva los pagos a acreedores y cobranza de clientes.
- Visualizacion de partidas (FBL1N, FBL3N y FBL5N): brindan un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores tal como facturas, notas de creditos, pagos, compensaciones, entre otros.
- Reportes de investigacion (FGI0): son reportes de investigacion que permiten obtener balances o reportes de saldos.