✒️SAP / SAP FI - Gestión Financiera Por Andrea Monteagudo

SAP FI (Gestión financiera)

Satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el departamento de Gestión financiera de la empresa. Algunas de sus funciones son:

• La gestión y representación de todos los datos contables según el principio de representación por documentos.
• El flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por las actualizaciones automáticas;
• La Mayor disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro Mayor.
• La preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.

Prácticamente todos los módulos que integran SAP se comunican con SAP FI, ya que las transacciones que ocurren dentro de determinados módulos generan apuntes contables a través de las tablas de determinación contable de FI.

Los submódulos de SAP FI

• Libro Mayor / Nuevo Libro Mayor: Cuentas primarias donde se registran todos los pormenores de la contabilidad y brinda una imagen completa del estado financiero de la organización.
• Libro especial: es donde se definen los registros que guían la elaboración de reportes, con fuentes de datos de aplicaciones propias de SAP o de aplicaciones externas.
• Activos fijos: Permite clasificar activos fijos y define valores para el cálculo de las depreciaciones en cada clase de activo, trabajando de la mano con otros módulos de SAP.
• Deudores: Parte integral del sistema de ventas.
• Acreedores: Parte integral del sistema de Compras.
• Impuestos: Según los requerimientos legales del país o de la región. utiliza esquemas de cálculo en donde se definen las clases de impuestos necesarias para administrar los requerimientos impositivos que posean las sociedades.
• Bancos: operaciones de ingreso y egreso de dinero; la gestión de saldos y datos maestros de transacciones bancarias, incluyendo la gestión de caja.
• Gestión de viajes: gestiona la solicitud del viajes, la planificación y los gastos acarreados para todos los miembros de la empresa de forma integrada con otros módulos.
• Gestión presupuestaria: gestiona la administración de los fondos de la empresa tanto para el ingreso como para el egreso utilizando procesos de planificación del presupuesto de ingresos y egresos y habilitando el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria.
• Consolidación: agrupa todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organización produciendo un único estado financiero general de la empresa para tener una visión de conjunto.

Los perfiles ideales para aprender SAP FI

• Personas interesadas en aprender a manejar los procesos financieros de las empresas líderes mundiales
• Especialistas en ciencias económicas y financieras
• Gerentes y responsables en administración y finanzas
• asesores y gerentes de franquicias
• Empleados y asistentes administrativos / contables
• Contadores públicos
• Consultores financieros
• Licenciados en administración
• Administradores de empresas
• Gestores contables e impositivos
• auditores tributarios
• Público en general que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral.

El sistema SAP S/4HANA y la Contabilidad Financiera

En el sistema SAP ECC la contabilidad financiera formaba parte del componente ERP que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Lo encontramos dentro de los llamados módulos financieros.

A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de SAP S/4HANA.

La línea de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Contabilidad Financiera.

Accediendo a SAP FI

Se puede acceder al módulo SAP FI utilizando la pantalla del SAP Easy Access. Ahí abrimos la carpeta Finanzas. Luego abrimos la carpeta Gestión Financiera. Dentro de ella vemos las funciones del módulo FI. Vamos abriendo las carpetas dentro del módulo hasta llegar al nivel de transacciones.

La estructura organizativa de SAP FI

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo SAP FI lo primero que debemos hacer es definir la estructura del negocio.

La estructura organizativa de SAP FI es la siguiente:

• Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común, por ejemplo un grupo empresarial.
• Sociedad: Es una unidad .independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocios desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales, por ejemplo una empresa que forma parte del grupo empresarial.
• Área de negocios: utilizaremos un área de negocios para crear estados financieros basados en la ubicación. el estado financiero es utilizado para realizar reportes.

Además debemos definir algunas configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas:

• Plan de cuentas: resume todos los libros de contabilidad basándose en los tipos de cuenta de balance o cuenta ganancias y pérdidas. se puede definir la contabilidad general, es decir, los sueldos y las cuentas a cobrar de una empresa en el plan de cuentas y el diseño a la sociedad.

Es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de mayor de la organización. Se identifica con un código alfanumérico de 4 dígitos y una descripción que lo identifica. Cada sociedad se asigna a un plan de cuentas operativo; sin embargo, un mismo plan de cuentas operativo puede asignarse a varias sociedades.

• Tabla de amortización: lista el valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo.
• Año fiscal: define el período de presentación de informes de la empresa. es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes, que puede ser de un año calendario.
• Monedas: se puede definir una moneda nacional para la empresa usando los ajustes de monedas.

Los datos maestros de SAP FI

• Maestro de clientes: Es una tabla base de datos que contiene información relacionada con los clientes, tal como:

1. Detalles de contrato del cliente tal como el nombre, dirección, teléfono, fax, entre otros;
2. Detalles del impuesto sobre la renta del cliente;
3. Detalles de pagos del cliente, tal como nombre del banco, número de cuenta bancaria y términos y condiciones.

• Maestro de Libro Mayor general: es una tabla base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general. los detalles son:

1. Nombre y número de la cuenta;
2. Grupo de cuentas;
3. Tipo de cuenta (balance o cuenta de pérdidas y ganancias)
4. Moneda de la cuenta
5. Idioma

• Maestro de proveedores: es la tabla base de datos de toda la información relacionada con los vendedores, tal como:

1. Detalles de contacto del vendedor
2. Detalles del impuesto sobre la renta del vendedor
3. Detalles de pagos del vendedor, tal como: nombre del banco, número de la cuenta bancaria y términos y condiciones.

Las principales transacciones de SAP FI

• Gestión de las cuentas de mayor (transacción FS00): proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general. Se podrá ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero
• Contabilización general (transacciones FB01, FB02 y FB03: Crear, modificar y visualizar doc. Contable): utilizaremos estas transacciones para realizar la contabilización de documentos, es decir, la realización de asientos contables.
• Compensaciones (transacciones F-03, F44 y F-32: Compensar cuenta mayor; Compensar acreedor y compensar deudor): para compensar partidas abierta, pudiéndose establecer filtros o criterios de delimitación para acotar la cantidad de partidas a compensar.
• Pagos automáticos (transacción F110): registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar de forma masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.
• Visualización de partidas (transacciones FBL1N (Acreedores); FBL3N (Cuentas de mayor), FBL5N (Deudores)): brindan un exhaustivo detalle de todas las operaciones registradas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores.
• Reportes de investigaciones (transacción FGI0): son reportes que permiten obtener balances o reportes de saldos.