✒️SAP / SAP FI - Gestión Financiera Por Marcos Serrada Martínez

SAP FI - Gestión Financiera

Nos permite gestionar el área financiera y contable de una empresa. Es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas cumplir con los numerosos requisitos legales. Dentro de SAP FI la información financiera se encuentra disponible para realizar una revisión en tiempo real, lo que permite que la toma decisiones y la planificación sean más acertadas acertadas. En su inicio, el módulo SAP FI estaba integrado al módulo CO y junto recibían el nombre de SAP FICO. Entre ambos comprendían el área financiera y de control de costos de una empresa.

El módulo de gestión financiera FI satisfacer todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir departamento de gestión financiera de una empresa. Alguno de sus funciones son:

• Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registracion por documentos
• Flujo de datos abierto e integrado, asegurado por actualizaciones automáticas
• La disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro Mayor
• La preparación de información cooperativa para ayudar a la toma decisiones estratégicas.

SAP FI es considerado uno de los módulos más importantes ya que prácticamente todos los módulos que componen el sistema SAP se comunican con él. Se encuentra integrado con módulos clave del sistema SAP como MM gestión de materiales, PP planificación de la producción, SD venta y distribución, PM mantenimiento de planta, PS gestión de proyectos, HCM gestión de recursos humanos que incluye PA administración de personal, PT gestión de tiempos, PY nómina y la gestión de gastos de viajes

Sub Módulos de SAP FI

Podemos dividir a SAP FI en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad específica dentro de la actividad de contabilidad financiera

Libro mayor/libro nuevo, libro especial, activos fijos, deudores, acreedores, impuestos, banco, gestión de viajes, gestión presupuestaria, consolidación

Libro mayor/nuevo libro mayor: actúa como cuentas primarias dónde se registran todos los pormenores de la contabilidad y proporciona una imagen completa del estado financiero de la organización. Permite múltiples reporte a varios niveles, desde el nivel corporativo más alto de la empresa hasta la organización de funcionales de menor nivel.

Libro especial: es donde se definen los registros que quiero la elaboración de reportes. La fuente de los datos usados para la generación de los reportes puede ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.

Activos fijos: gestiona todos los movimientos relacionados con los activos fijos de la empresa. Permite clasificar los activos y define valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de activo. Trabajar de la mano con los módulos de SAP como MM, PM, CO, entre otros.

Deudores: es la parte integral del sistema de ventas que registra todas las transacciones de los clientes y probé los datos requeridos para un manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa. Ofrece diferentes herramientas para monitorear y analizar clientes, obtener históricos de deudas, emitir alarmas de cobro, listado de fechas de vencimiento, entre otras opciones.

Acreedores: incluye los detalles de todas las transacciones de proveedores siendo parte integral del sistema de compras. Este Sub módulo permite definir reglas de negocio o herramientas para la automatización de pago. Los datos registrados en las cuentas de acreedores son automáticamente asentado en el libro mayor.

Impuestos: permiten donar varias clases de impuestos según requerimientos legales de un país o de una región. Para poder llevar a cabo la configuración de impuestos se utilizan esquemas de cálculo en donde se definen las clases de impuestos necesarias para administrar los requerimientos impositivos que posea la sociedades

Bancos: se encarga de manejar todas las transacciones y procesos relacionados con el banco o los bancos de la empresa, Tales como: las operaciones de ingreso y egreso de dinero, la gestión de saldo y datos maestro de transacciones bancarias, incluyendo la gestión de caja.

Gestión de viajes: gestiona las tareas involucradas en el proceso de desplazamiento de los miembros de la empresa; como la solicitud del viaje, la planificación y los gastos acarreados. Está integrado con todos los módulos de SAP, para permitir la administración eficiente de los gastos de viaje.

Gestión presupuestaria: gestiona la administración de los fondos de la empresa, tanto para el ingreso como para el egreso. Para ello, se tiene proceso de planificación de presupuesto de ingresos, egresos y habilita el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria. Este módulo interactúa con los un módulo libro mayor, cuentas de acreedores, cuenta de deudores e igualmente con otros módulos fuera de SAP FI como por ejemplo SAP MM.

Consolidación: consiste en agrupar todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organización, produciendo, en consecuencia, un único estado financiero general de la empresa. De esta manera la organización empresarial puede tener una visión de conjunto y más clara de sus condiciones financieras como entidad única.

Sistema S/4HANA y la Contabilidad Financiera

Lo mismo en la primera unidad del curso, en el sistema SAP ECC, la contabilidad financiera forma parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business suite. Dentro de los denominados módulo financiero encontramos a SAP FI

A partir del sistema SAP S/4HANA cierre ordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio dentro de S/4HANA

1. SAP S/4HANA Finance

Ariba y Concur

(Aquí se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Contabilidad Financiera)

1. SAP S/4HANA Human Resources

Success Factor y FieldGlass

1. SAP S/4HANA Sourcing and Procurement

Ariba, FieldGlass y Concur

1. SAP S/4HANA Suply Chain

1. SAP S/4HANA Manufacturing

1. SAP S/4HANA Marketing

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Sales

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Service

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Asset Management

1. SAP S/4HANA Research and Development

Accediendo a SAP FI

• Se puede acceder al módulo SAP FI utilizando la pantalla del SAP Easy Access que vemos a continuación. Aquí abriremos la carpeta finanzas.
• Luego abrimos la carpeta gestión financiera
• Dentro de la carpeta gestión financiera vemos las funciones del módulo FI
• Si abrimos la carpeta libro mayor vemos las funciones correspondientes al libro mayor
• Si abrimos la carpeta contabilización vemos las transacciones correspondiente a la contabilización del libro mayor

Estructura organizativa de SAP FI

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo FI lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona Asap de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y de los detalles de cada unidad.

La estructura organizativa de SAP FI es la siguiente:

Cliente/sociedad/área de negocios

Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativa y jurídica que funcionan como un grupo hacia un objeto común. Por ejemplo un grupo empresarial puede definirse como un cliente.

Sociedad: es la unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales ilegales. Por ejemplo una empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

Área de negocio dos. utilizaremos jugar el negocio para crear estados financieros basado en la ubicación. He estado financiero es utilizado para realizar reporte. Por ejemplo, una empresa vende heladera en diferentes estados. La empresa creará un aria de negocio para cada Estado. Basándose en el código del área del negocio, la empresa puede crear el balance y la cuenta de resultados de cada Estado para fines informativos internos.

Además de definir los componentes de la estructura organizativa, debemos definir algunos configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas. Ellas son:

Plan de cuenta/plan de amortización/año fiscal/monedas

Plan de cuenta dos. resume todos los libros de contabilidad general basándose en los tipos de cuenta de balance o cuenta de ganancias y pérdidas. Se puede definir la contabilidad general, es decir los sueldos de las cuentas por cobrar de una empresa en el plan de cuenta y el diseño a la sociedad.

Tabla de amortización: lista el valor de depreciación que se aplicará en un activo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo. Por ejemplo, una empresa compras dos máquinas para fabricar partes que se necesitan para mejorar la calidad de un electrodoméstico. Cada máquina es ubicada en diferente de estado. El valor de depreciación para ambas máquinas será aplicado basándose en la ubicación de cada una de las máquinas.

Año fiscal: define el periodo de presentación de informes de la empresa. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informe. El año de presentación de informes puede ser un año calendario.

Moneda: se define una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas. Por ejemplo si una empresa está en Estados Unidos podrá definir como tipo de moneda de la empresa el USD dólar. El tipo definido de moneda será utilizado para realizar pagos

Datos maestros de SAP FI

Para utilizar las transacciones de FI, también será necesario definir los datos maestros de FI. Éstos datos maestros almacenar información que no cambia con frecuencia. A continuación, vemos los datos maestro esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de FI:

Maestro de cliente/maestro libro mayor general/maestro de proveedores

Maestro de clientes: es una tabla base de datos que contiene información relacionada a los clientes, tal como :

• Detalle de contacto del cliente tal como nombre, dirección, teléfono, fax, entre otros
• Detalles del impuesto sobre la renta del cliente
• Detalles de pago del cliente, tal como: nombre del banco, números de cuenta bancaria y términos y condiciones

Maestro del libro mayor general: es una tabla base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general. Los detalles son:

• Nombre y número de la cuenta
• Grupo de cuentas
• Tipo de cuentas balance o cuenta de pérdidas y ganancias
• Moneda de la cuenta
• Idioma

Maestro de proveedores: es la tabla base de datos de toda la información relacionada con los vendedores, tal como:

• Detalle del contacto del vendedor
• Detalles del impuesto sobre la renta del vendedor
• Detalle de pago del vendedor, tal como: nombre del banco, número de cuenta bancaria y términos y condiciones

Principales transacciones de SAP FI

El módulo FI ofrece una amplia lista de transacciones para realizar la tarea del día día de la contabilidad financiera. La más utilizadas son dos.

Gestión de las cuentas de mayor

Transacción FS00

Proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Al utilizar la transacción del libro mayor general, se podrá ver las cifras de balance total de todas las cuenta del libro mayor general y preparar un informe financiero.

Contabilización general

Transacciones

Transacción FB01 (Creación doc. Contable)

Transacción FB02 (Modificación doc. Contable)

Transacción FB03 (Visualización doc. Contable)

Utilizaremos están sus transacciones para realizar la contabilización de documentos, es decir la realización de asientos contables

Compensaciones

Transacciones

Transacción F-03 (Compensar Cuenta Mayor)

Transacción F-44 (Compensar Acreedor)

Transacción F-32 (Compensar Deudor)

Utilizaremos dentro de estaciones para compensar partidas abiertas. Se puede establecer filtro o criterio de delimitación para acostar la cantidad de partidas a compensar como por ejemplo la fecha de documento, el número de documento, la referencia, entre otros

Pagos automáticos

Transacción F110

Se utiliza para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar la forma masiva pago a acreedores y cobranza de cliente.

Visualización de partidas

Transacciones

Transacción FBL1N (Acreedores)

Transacción FBL3N (Cuentas de Mayor)

Transacción FBL5N (Deudores)

Brinda un detalle exhaustivo de toda la operación registradas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores, tal como factura, notas de crédito, pago compensaciones, entre otros

Reporte de investigación

Transacción FG10

Son reportes de investigación que permite obtener balances o reportes de saldo.