✒️SAP / SAP FI - Gestión Financiera Por Maria Villalba

SAP FI - Gestión Financiera

1 - Introducción a SAP FI

SAP FI o Gestión Financiera de SAP nos permite gestiona el área financiera y contable de una empresa. Es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas cumplir con los numerosos requisitos legales.

Dentro de SAP FI la información financiera se encuentra disponible para realizar una revisión en tiempo real, lo que permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas.

En sus inicios, el módulo SAP FI estaba integrado al módulo CO y juntos recibían el nombre de SAP FICO. Entre ambos comprendían el área financiera y de control de costos de una empresa.

El módulo de Gestión Financiera FI satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus funciones son:

• La gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registración por documentos
• El flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automáticas
• La disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro Mayor
• La preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas

SAP FI es considerado uno de los módulos más importantes ya que prácticamente todos los módulos que componen al sistema SAP se comunican con él. Se encuentra integrado con módulos clave del sistema SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta), PS (Gestión de Proyectos), HCM (Gestión de Recursos Humanos) que incluye PA (Administración de Personal), PT (Gestión de Tiempos), PY (Nómina) y la Gestión de Gatos de Viajes

2 - Los sub módulos de SAP FI

Podemos dividir a FI en sub módulos, cada uno de ellos abarca una funcionalidad especifica dentro de las actividades de la contabilidad financiera.

Los sub módulos clave de SAP FI son:

1. Libro mayor/ Nuevo libro mayor: actúa como cuentas primarias donde se registran todos los pormenores de la contabilidad y proporciona una imagen completa del estado financiero de la organización. Permite múltiples reportes a varios niveles, desde el nivel corporativo más alto de la empresa hasta las organizaciones funcionales de menor nivel.
2. Libro especial: es donde se definen los registros que guían la elaboración de reportes. La fuente de los datos usados para la generación de los reportes pueden ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.
3. Activos Fijos: gestiona todos los movimientos relacionados con los activos fijos de la empresa. Permite clasificar los activos y define valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de activos. Trabaja de la mano con otros módulos de SAP como MM, PM, CO, entre otros.
4. Deudores: es parte integral del sistema de ventas que registra todas las transacciones de los clientes y provee los datos requeridos para un manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa. Ofrece diferentes herramientas para monitorear y analizar clientes, obtener históricos de deudas, emitir alarmas de cobro, listado de fechas de vencimiento, entre otras opciones.
5. Acreedores: incluye los detalles de todas las transacciones de proveedores, siendo parte integral del sistema de compras. Este sub módulo permite definir reglas de negocio o herramientas para la autorización de pagos. Los datos registrados en la Cuentas de Acreedores son automáticamente asentados en el Libro Mayor.
6. Impuestos: permite gestionar varias clases de impuestos según los requerimientos legales de un país o de una región. Para poder llevar a cabo la configuración de impuestos se utilizan esquemas de cálculo en donde se definen las clases de impuestos necesarias para administrar los requerimientos impositivos que posean las sociedades.
7. Bancos: se encarga de manejar todas las transacciones y procesos relacionados con el banco o los bancos de la empresa, tales como: las operaciones de ingreso y egreso de dinero, la gestión de saldos y datos maestros de transacciones bancarias, incluyendo la gestión de caja.
8. Gestión de viajes: gestiona las tareas involucradas en el proceso de desplazamiento de los miembros de la empresa; como la solicitud del viaje, la planificación y los gastos acarreados. Está integrado con todos los otros módulos de SAP, para permitir la administración eficiente de los gastos de viajes
9. Gestión presupuestaria: gestiona la administración de los fondos de la empresa, tanto para ingreso como para egreso. Para ello, tiene procesos de planificación del presupuesto de ingresos, egresos y habilita el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria. Este módulo interactúa con los sub módulos Libro Mayor, Cuentas de Acreedores, Cuentas de Deudores e igualmente con otros módulos fuera de SAP FI como por ejemplo MM.
10. Consolidación: consiste en agrupar todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organización, produciendo, en consecuencia, un único estado financiero general de la empresa. De esta manera, la organización empresarial puede tener una visión de conjunto y más clara de sus condiciones financieras como entidad única.

3 - Los perfiles ideales para aprender SAP FI

Para convertirnos en Consultores SAP FI no es necesario que contemos previamente con algún tipo de formación universitaria en especial, ni es indispensable tener un titulo universitario, pero sí es cierto que contar con una carrera universitaria en áreas contabilidad o administración nos va ayudar muchísimo.

SAP FI es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del currículum para una amplia variedad de perfiles entre los cuales podemos destacar.

• Personas interesadas en aprender a manejar los procesos financieros de la empresa líderes mundiales
• Especialistas en ciencias económicas y financieras
• Gerente y responsables de administración y finanzas
• Asesores y gerentes de franquicias
• Empleados y asistentes administrativos / contables
• Contadores públicos
• Consultores financieros
• Licenciados en administración
• Administración de empresas
• Gestores contables e impositivos
• Auditores tributarios
• Público en general que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral

4 - El sistema S/4HANA y la Contabilidad Financiera

En el sistema SAP ECC, la contabilidad financiera formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación mas importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos financieros encontramos a SAP FI.

A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se define 1 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA. La línea de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Contabilidad Financiera.

5 - Accediendo a SAP FI

Se puede acceder al módulo SAP FI utilizando la pantalla del SAP FI Easy Access, luego abrimos la carpeta Finanzas, luego abrimos la carpeta gestión financiera.

Dentro de la carpeta Gestión financiera vemos las funciones del módulo FI, si abrimos la carpeta de Libro Mayor vemos las funciones correspondientes al Libro Mayor.

6 - La estructura organizativa de SAP FI

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo FI lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

La estructura organizativa de SAP FI es la siguiente:

• Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común, por ejemplo, un grupo empresarial se puede definir como un cliente.
• Sociedad: es una unidad independiente dentro de cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales, por ejemplo, una empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.
• Área de negocios: utilizaremos un área de negocios para crear estados financieros basados en la ubicación. El estado financiero es utilizado para realizar reportes, por ejemplo, una empresa vende heladeras en diferentes estados. La empresa creará un área de negocios para cada estado. Basándose en el código del área de negocios, la empresa puede crear el balance y la cuenta de resultados de cada estado para fines de información interna.

Además de definir los componentes de la estructura organizativa, debemos definir algunas configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas. Ellas son:

• Plan de cuentas: resume todos los libros de contabilidad general basándose en los tipos de cuentas de balance o cuentas de ganancias y pérdidas. Se puede definir la contabilidad general, es decir los sueldos y las cuentas por cobrar de una empresa en el plan de cuentas y el diseño a la sociedad.
• Tabla de amortización: lista el valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo. Por ejemplo, una empresa compra dos máquinas para fabricar partes que se necesitan para mejorar la calidad de un electrodoméstico. Cada máquina es ubicada en diferentes estados. El valor depreciación para ambas maquinas será aplicado basándose en la ubicación de cada una de las maquinas.
• Año Fiscal: define el periodo de preparación de informe de la empresa. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de prestación de informes, el periodo de presentación de informes puede ser un año calendario.
• Monedas: se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas, por ejemplo, si una empresa está en Estados Unidos podrá definir como tipo de moneda de la empresa el USD dólar. El tipo definido de moneda será utilizado para realizar pagos.

7 - Los datos maestros de SAP FI

Para utilizar las transacciones de FI, también será necesario definir datos maestros de FI. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia.

Los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de FI

Maestros de Clientes: es una tabla base de datos que contiene información relacionada a los clientes, tal como:

- Detalles de contacto del cliente tal como nombre, apellido, dirección, teléfono, fax, entre otros.

- Detalles del impuestos sobre la renta del cliente

- Detalle de pagos del cliente, tal como; nombre del banco, número de cuenta bancaria y términos y condiciones

8 - Las principales transacciones de SAP FI

El módulo FI ofrece una amplia lista de transacciones para realizar las tareas del día a día de la contabilidad financiera. Las más utilizadas son:

• Gestión de las cuentas de mayor (transacción FS00): proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Al utilizar la transacción de libro general, se podrá ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero
• Contabilización general (transacciones FB01 (Crear doc. contable), FB02 (Modificar doc. contable) y FB03 (Visualizar doc. contable)): utilizaremos estas transacciones para realizar la contabilización de documentos, es decir la realización de asientos contables.
• Compensaciones (transacciones F-03 (Compensar cuenta mayor), F-44 (Compensar acreedor) y F-32 (Compensar deudor)): utilizaremos estas transacciones para compensar partidas abiertas, se pueden establecer filtros o criterios de delimitación para acotar la cantidad de partidas a compensar como por ejemplo de fecha de documentos, el número de documento, la referencia, entre otros.
• Pagos Automáticos (transacción F110): se utiliza para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar de forma masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.
• Visualización de partidas (transacciones FBL1N (Acreedores), FBL3N (Cuentas de mayor) y FBL5N (Deudores)): brindan un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores, tal como facturas, notas de créditos, pago, compensaciones, entre otros.
• Reportes de investigación (transacción FGI0): son reportes de investigación que permiten obtener balance o reportes de saldos

Principales Transacciones de FI

Gestión de las cuentas de mayor = FS00

Contabilización general = FB01 - FB02 - FB03

Compensaciones = F-03 - F-44 - F-32

Pagos automáticos = F110

Visualización departidas = FBL1N - FBL3N - FBL5N

Reportes de investigación = FGI0