✒️SAP / SAP FI - Gestión Financiera Por Maria Vargas Alarcon

LECCIÓN 5: SAP FI – GESTIÓN FINANCIERA

1.Introducción a SAP FI:

Gestión Financiera o SAP FI, permite gestionar el área financiera y contable de una empresa. Dentro de SAP FI la información financiera esta disponible para realizar una revisión en tiempo real, lo que permite que la toma de decisiones y planificación sea más acertada.

En sus inicios SAP FI esta integrado al módulo CO y juntos recibían el nombre de SAP FICO, entre ambos eran el área financiera y de control de costos de una empresa.

El módulo de Gestión Financiera FI satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el departamento de gestión financiera de una empresa, algunas de sus funciones son:

-La gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registración por documentos

-El flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automáticas

-La disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro Mayor

-La preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas

SAP FI es considerado uno de los MÓDULOS MAS IMPORTANTES, ya que prácticamente todo los módulos que componen al sistema SAP se comunican con él. Se encuentra integrado con módulos clave de SAP como MM, PP, SD, PM, PS (Gestión de proyectos), HCM (Gestión de recursos humanos) que incluye PA (Administración de personal), PT (Gestión de tiempos), PY (Nómina) y la gestión de Gastos de Viajes.

*Las transacciones de documentos que ocurren dentro de determinados módulos de SAP generan apuntes contables a través de las tablas de determinación contable de FI.

2.Los Sub Módulos de SAP FI:

-Libro mayor/Nuevo libro mayor: Cuentas primarias donde se registran todos los pormenores de la contabilidad y proporciona una imagen completa del estado financiero de la organización. Permite múltiples reportes a varios niveles, desde el nivel corporativo más alto de la empresa hasta las organizaciones funcionales de menor nivel.

-Libro especial: Se definen los registros que guían la elaboración de reportes. La fuente de datos usados para la generación de los reportes pueden ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.

-Activos fijos: Gestiona todos los movimientos relacionados a los activos fijos de la empresa. Permite clasificar los activos y define valores para el calculo de depreciaciones en cada activo. Trabaja de la mano con otros módulos de SAP como MM, PM, CO, etc.

-Deudores: Parte integrar del sistema de venta que registra todas las transacciones de los clientes y provee los datos requeridos para un manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa. Ofrece diferentes herramientas para monitorear y analizar clientes, obtener históricos de deudas, emitir alarmas de cobro, listado de fechas de vencimiento, etc.

-Acreedores: Incluye los detalles de todas las transacciones de proveedores, siendo parte integral del sistema de compras. Este sub módulo permite definir reglas de negocio y herramientas para la automatización de pagos. Los datos registrados en las Cuentas de Acreedores son automáticamente asentados en el Libro Mayor.

-Impuestos: Gestiona varias clases de impuestos según los requerimients legales de un país o región. Para llevar a cabo la configuración de impuestos se utilizan esquemas de calculo en donde se definen las clases de impuestos necesarias para administrar los requerimientos impositivos que posean de sociedades.

-Bancos: Maneja todas las transacciones y procesos relacionados con el banco o bancos de la empresa, como las operaciones de ingreso y egreso de dinero, gestión de saldos y datos maestros de transacciones bancarias, incluyendo la gestión de caja.

-Gestión de viajes: Gestiona las tareas involucradas en el proceso de desplazamiento de los miembros de una empresa, como la solicitud del viaje, la planificación y los gastos acarreados. Esta integrado con todos los otros módulos de SAP, para permitir la administración eficiente.

-Gestión presupuestaria: Gestiona la administración de los fondos de la empresa, tanto para ingreso como egreso. Para eso tiene procesos de planificación de presupuesto de ingresos, egresos y habilita seguimiento y control de la ejecución presupuestaria. Este módulo interactúa con los Sub módulos Libro Mayor, cuentas de acreedores, cuentas de deudores y con otros módulos fuera de SAP FI como MM.

-Consolidación: Agrupa todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organización, produciendo, en consecuencia, un único estado financiero general de la empresa, por lo que se puede tener una visión de conjunto más clara de sus condiciones financieras como entidad.

3.Los perfiles ideales para aprender SAP FI:

Para ser un consultor SAP PP no es necesario tener formación universitaria especial previa, pero sí es una ventaja contar con un título universitario en áreas relacionadas con la industria, contabilidad o administración.

SAP PP es una excelente opción de carrera profesional como perfeccionar un CV. Entre los perfiles que destacan están:

-Especialistas en ciencias económicas y financieras

-Gerentes y responsables económicas y financieras

-Asesores y gerentes de franquicias

-Empleados y asistentes administrativos/contables

-Contadores públicos

-Consultores financieros

-Licenciados en administración, gestores contables e impositivos

-Auditores tributarios

4.El sistema S/4HANA y la Contabilidad Financiera:

SAP ECC la contabilidad financiera formaba parte de SAP ERP, la aplicación mas importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos financieros encontramos SAP FI. A partir del sistema SAP S/4HANA se redondea la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA. Las líneas de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Contabilidad Financiera.

5.Accediendo a SAP FI:

Se puede acceder a SAP FI utilizando la pantalla del SAP Easy Access y abrir la carpeta Finanzas. Luego se abre la carpeta Gestión Financiera. Dentro de esta carpeta se ven las funciones del módulo FI, si se abre la carpeta Libro Mayor, se ven sus funciones correspondientes. Y si se abre la carpeta Contabilización se ven las transacciones correspondientes a la contabilización del libro mayor.

6.La Estructura Organizativa de SAP FI:

-Cliente: Esta en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej: Grupo empresarial se puede definir como un cliente.

-Sociedad: Unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Ej: Una empresa forma parte del grupo empresarial se puede puede definir como una sociedad.

-Área de negocios: Se crean estados financieros basados en la ubicación. El estado financiero es utilizado para realizar reportes. Ej: Una empresa vende heladeras en diferentes estados. La empresa creará un área de negocios para cada estado. Basándose en el código del área de negocios, la empresa puede crear el balance y la cuenta de resultados de cada estado para fines de información interna.

Algunas configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas son:

-Plan de cuentas: Resume todos los libros de contabilidad general basándose en los tipos de cuentas de balance o cuenta de ganancias y pérdidas. Se puede definir la contabilidad genera, es decir los sueldos y las cuentas por cobrar de una empresa en el plan de cuentas y el diseño a la sociedad.

-Tabla de amortización: Lista el valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo. Ej: una empresa compra 2 máquinas para fabricar partes que se necesitan para mejorar la calidad de un electrodoméstico. Cada maquina es ubicada en diferentes estados. El valor de depreciación para ambas máquinas será aplicado basándose en la ubicación de cada una de las máquinas.

-Año fiscal: Define el periodo de presentación de informes de la empresa. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes. *El periodo de presentación de informes puede ser un año calendario.

-Monedas: Se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas. Ej: Si una empresa está en USA podrá definir como tipo de moneda de la empresa el USD dólar. El tip definido de moneda será utilizado para realizar pagos.

7.Los Datos Maestros de SAP FI:

Para utilizar las transacciones de FI, es necesario definir los datos maestros de FI. Estos datos almacenan información que no cambia con frecuencia.

-Maestro de Clientes: Tabla de base de datos que contiene información relacionada a clientes como: -Detalle de contacto del cliente, nombre, dirección, teléfono, etc. -Detalle del impuesto sobre la renta del cliente, -Detalle de pagos del cliente tal como; Nombre del banco, número de cuenta bancaria, - términos y condiciones.

-Maestro de Libro Mayor General: Tabla de base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general. Detalles son: -Nombre y número de la cuenta, -Grupo de cuentas, -Tipo de cuentas (balance o cuenta de pérdidas y ganancias), -Moneda de la cuenta, -Idioma.

-Maestro de proveedores: Tabla de base de datos de toda la información relacionada con los vendedores, como: -Detalles del contacto del vendedor, -Detalles del impuesto sobre la renta del vendedor, -Detalles de pagos del vendedor, tal como; nombre del banco, numero de la cuenta bancaria, -términos y condiciones

8.Las Principales transacciones de SAP FI:

-Gestión de las cuentas de mayor (Transacción FS00): Proporciona imagen complenta de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Al utilizar la transacción se puede ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.

-Contabilización general (Transacciones FB01 (Cread Doc.contable), FB02 (Modificar Doc. contable) y FB03 (Visualizar Doc. Contable)): Para realizar la contabilización de documentos, es decir, asientos contables.

-Comprensaciones (Transacciones F-03 (Compensar cuenta mayor), F-44 (Compensar acreedor) y F-32 (Compensar deudor)): Para compenzar partidas abiertas (Documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aún no compensados, como facturas, notas de crédito, anticipos, etc.) Se puede utilizar filtros de delimitación para acotar la cantidad de partidas a compensar.

-Pagos automáticos (Transacción F110): Para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar de forma masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.

-Visualización de partidas (Transacciones FBL1N (Acreedores), FBL3N (Cuentas de mayor) y FBL5N (Deudores)): Brindan un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores, como facturas, notas de crédito, pagos, compensaciones, etc.

-Reportes de investigación (Transacción FGI0): Permiten obtener balances o reportes de saldos.