✒️SAP FI - Gestión Financiera

SAP FI ( Gestión Financiera ) --> Antes conocido como FICO ( Englobaba Finanzas y Control de costos )

Gestiona las áreas financieras y contables de la empresa, permite cumplir con los requisitos legales a las empresas. Gracias a SAP FI la información financiera se encuentra disponible para su revisión en tiempo real, permitiendo tomar decisiones más acertadas igual que la planificación. Este módulo cumple las siguientes funciones:

• La gestión y representación de los datos de contabilidad
• Flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones
• Disponibilidad de datos en tiempo real y sincronización de cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro mayor.
• Preparación de información operativa para la toma de decisiones estratégica.

Asimismo Fi se encarga de los requerimientos externos :

• Balance
• Estado de resultados
• Flujo de caja

Podemos resaltar que SAP FI es considerado uno de los módulos principales ya que se comunican con todos los módulos de SAP. Se encuentra integrado con otro módulos como MM, PP, SD, PM, PS, HCM, también incluye PT, PA, PY y gestión de gastos de viajes.

SUB MÓDULOS DE SAP FI

Sus submódulos claves de SAP FI son :

• Libro mayor / Nuevo libro mayor: Actúa como cuenta primaria donde se registran todo los pormenores de contabilidad y proporciona una imagen completa del estado financiero. Permite reportes de varios niveles, desde el corporativo ( + alto ) hasta funcionales de mayor nivel.
• Libro especial: Aquí se definen los registros que guían a la elaboración de reportes. Estas fuentes de datos para la elaboración de reportes pueden ser aplicaciones de sap o externas.
• Activos fijos: Gestiona todos los activos fijos, define valores para el cálculo de la depreciación en toda clase de activos. Trabaja de la mano con MM, PM, CO, otros.
• Deudores: Es parte del sistema de ventas, se registran las transacciones de los clientes, provee datos requeridos para un manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa.
• Acreedores: Incluye detalles de los proveedores, siento parte de compras. Este submódulo define las reglas de negocio o herramientas para la automatización de pagos. Lo que se registre en las cuentas de los acreedores son automáticamente sentados en el libro mayor.
• Impuestos: Gestiona las clases de impuestos. Para llevar a cabo la configuración de estos se utilizan esquemas de cálculo donde se definen las clases de impuestos necesarias para administrar requerimientos impositivos que posean las sociedades.
• Bancos: Manejan todas las transacciones y procesos relacionados con banco o los bancos de la empresa, tales como operaciones de ingreso y egreso de dinero, datos maestros de transacciones bancarias, entre otros.
• Gestión de viajes: Gestiona tareas involucradas en los procesos de desplazamiento de los miembros de la empresa, como solicitud de viaje, planificación y gastos acarreados.
• Gestión presupuestaria: Gestiona la administración de fondo de la empresa, ingreso como egreso. Este módulo interactúa con el libro mayor, cuentas de acreedores, cuentas de deudores e igual con otros módulos fuera de FI.
• Consolidación: Consta de agrupar las unidades empresariales de la empresa en una sola organización, generando un único estado financiera de la empresa. De esta forma se tiene una visión en conjunto como una entidad única.

ACCEDIENDO A SAP FI

Abrimos carpeta finanzas > Gestión Financiera > Submódulo de FI

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE FI

CLIENTE - SOCIEDAD - ÁREA DE NEGOCIOS

• Cliente y sociedad ( Definidas en anteriores sesiones )
• Área de negocios: Se emplearán áreas de negocio para crear estados financieros ( reportes ) según la ubicación. Ejm: Si una empresa tiene X sucursales, crea un área de negocios por cada sucursal. Basándose en el área de negocio se crea el balance y cuenta de cada sucursal.

Definiciones de algunas configuraciones básicas en FI.

1. Plan de cuentas: Resume los libros de contabilidad general, basándose en los tipos de cuentas de balance o cunetas de ganancia y pérdidas ( Es el dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas de la organización, cada sociedad se encuentra asignada a un plan de cuentas., pero también un mismo plan de cuentas puede asignarse a más de una sociedad.
2. Plan de amortización: Lista de valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación donde esté ubicado.
3. Año fiscal : Periodo de presentación de informes de la empresa. El año fiscal es definido por la sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes.
4. Monedas: Se define una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas.

DATOS MAESTROS DE FI

• MAESTRO DE CLIENTES: Tabla de bases de datos que contiene información relacionada a clientes como:

1. Detalles de contacto de cliente
2. Detalle de impuesto sobre la renta del cliente
3. Detalle de pagos del cliente: nombre de banco, # cuenta bancaria, entre otros.

• MAESTRO DE LIBRO MAYOR GENERAL: Tabla de bases de datos que contiene información de las cuentas del libro mayor general como :

1. Nombre y # de la cuenta
2. Grupo de cuentas
3. Idioma
4. Moneda de la cuenta
5. Tipo de cuenta

• MAESTRO DE PROVEEDORES: Tabla de datos con información de los vendedores como:

1. Detalles del contacto de vendedor
2. Detalles de impuesto sobre la renta del vendedor
3. Detalles de pagos del vendedor : nombre banco,# cuenta bancaria, entre otros.

PRINCIPALES TRANSACCIONES FI

• Gestión de las cuentas de mayor ( Transacción FS00 ) : Nos proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general. Podremos ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor y preparar un informe financiero.
• Contabilización general ( Transacción FB01 ( Crear doc. contable ), FB02 ( Modificar doc. contable) y FB03 ( Visualizar doc. contable ): Contabilizamos los documentos es decir asientos contables ( registros que se hacen en un libro de contabilidad )
• Compensaciones ( Transacción F-03 ( Compensar cuenta mayor ), F-44( Compensar acreedor ) y F-32 ( Compensar deudor ): Utilizaremos estas transacciones para compensar partidas abiertas( documentos en el sistema que permanecen impagos )
• Pagos automáticos ( Transacción F110 ): Utiliza para realizar pagos a los acreedores y deudores, permite contabilizar de forma masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.
• Visualización de partidas ( Transacción FBL1N ( Acreedores ), FBL3N ( Cuentas de mayor ) y FBL5N ( Deudores ): Brindan detalles exclusivos de todas las operaciones registradas con los acreedores , las cuentas mayor y deudores como facturas, créditos, pagos, entre otros.
• Reportes de investigación: ( Transacción FG10 ): Son reportes de investigación para obtener balances o reportes de saldos.