✒️SAP / SAP FI - Gestión Financiera Por Pablo Obregon Montoya

5 SAP FI GESTION FINANCIERA

1 INTRO A SAP FI

SAP FI permite gestionar el área financiera y contable de una empresa. Parte importante de todos los procesos empresariales. Permite a la empresa cumple con los numerosos requisitos legales. Información financiera se encuentra disponible en tiempo real, permitiendo lo toma de decisiones y planificación más acertadas.

En sus inicios SAP FI estado integrado al módulo CO (SAP FICO). El módulo de gestión financiera FI satisface todas las necesidades nacionales de internacionales que debe cumplir el departamento de gestión financiera. Algunas funciones son:

- Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registro por documentos.

- Flujo de datos abiertos integrados, asegurado por actualizaciones automáticas.

- Disponibilidad de datos en tiempo real. Sincronización de cuentas auxiliares con contabilidad de Libro Mayor.

- Preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.

SAP FI es considerado uno de los módulos más importantes. Prácticamente todos los módulos se comunican con el. Las transacciones de documentos que ocurren en determinados módulos de SAP generan apuntes contables a través de las tablas de determinación contable de FI.

2 SUB MÓDULOS SAP FI

Cada uno con una funcionalidad específica dentro de las actividades de la contabilidad financiera:

- Libro mayor / nuevo libro mayor: se registran todos los pormenores de la contabilidad. Proporcionar imagen completa del estado financiero de la empresa. Permite multiples reportes a varios niveles, de del corporativo más alto hasta las organizaciones funcionales de menor nivel.

- Libro especial: es donde se definen los registros seguían la elaboración de reportes. La fuente de los datos usados para la generación de los reportes pueden ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.

- Activos fijos: gestiona movimientos relacionados con activos fijos de la empresa. Permite clasificar los activos y definir valores para el cálculo de depreciación en cada clase de activo. Trabaja en la mano con MM, PM, CO, etc.

- Deudores: es la parte integral del sistema de venta y registra todas las transacciones los clientes y provee los datos requeridos para un manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa. Ofrece diferentes herramientas para monitorear y analizar clientes, obtener históricos de deudas, emitir alarmas de cobro, listado de fechas de vencimiento, entre otras opciones.

- Acreedores: incluye los detalles de todas las transacciones de proveedores, siendo parte integral del sistema de compras. Permite definir reglas del negocio hub herramientas para la automatización de pago. Datos registrados en la cuenta de acreedores son automáticamente asentados en libro mayor.

- Impuestos: permite gestionar varias clases de impuestos. Se usan esquemas de cálculo en donde se definen las clases de impuesto necesarias para administrar requerimientos impositivos que posean las sociedades.

- Bancos: manejar todas las transacciones y procesos relativos con el banco o los bancos de la empresa, tales como las operaciones de ingreso y egreso de dinero, gestión de saldos, datos maestros de transacciones bancarias, incluyendo la gestión de caja.

- Gestión de viajes: gestiona tareas involucradas en el proceso de desplazamiento de los miembros de la empresa, como la solicitud de viaje, la planificación gastos acarreados. Integrado con todos los módulos SAP. Permite la administración eficiente de todos los gastos de viaje.

- Gestión presupuestaria: gestiona administración de fondos de la empresa, tanto en ingreso como egreso. Tienen procesos de planificación de presupuesto de ingresos, egresos y habilita el seguimiento de control de la ejecución presupuestaria. Interactúan con sub módulos de Libro mayor, cuenta de acreedores, cuentas de deudores, así como con otros módulos SAP, como MM.

- Consolidación: consiste en agrupar todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organización, produciendo en consecuencia, un único estado financieros General de la empresa. De esta forma, la organización puede tener una visión de conjunto y más clara de sus condiciones financieras como entidad única.

3 perfiles ideales para aprender SAP FI

4 EL SISTEMA S/4 HANA Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA

A partir del sistema S/4 HANA se reordenar la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4 HANA:

La línea de negocio S/4 HANA Finance, es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Contabilidad Financiera.

5 ACCEDIENDO A SAP FI

Menú-Finanzas-Gestión Financiera- Funciones módulo FI

6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP FI

Definir estructura organizativa. Esta proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio los detalles de cada unidad.

La estructura organizativa de SAP FI es:

Clientes: nivel más alto de estructura organizativa. Conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej. Un grupo empresarial puede ser definido como un cliente.

Sociedad: unidad independiente dentro del cliente que mantienen su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Unidad más pequeña de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero en que cumple requerimientos comerciales ilegales. Ej. Una empresa que forma parte de un grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

Áreas de negocios: se usa para crear estados financieros basados en la ubicación. Este se utiliza para realizar reportes.

Se debe definir además algunas configuraciones básicas de SAP FI para llevar a cabo la tarea de Finanzas. Ellas son:

- Plan de cuentas: resume todos los libros de contabilidad General basándose en los tipos de cuenta de balance un puente de ganancias y pérdidas. Se puede definir la contabilidad General, es decir los sueltos en las cuentas por cobrar de una empresa en el plan de cuentas y el diseño de la sociedad.

- Tabla de amortización: vista el Valor de depreciación que se aplicará a un activo, basándose en la ubicación de este activo. Ej. Una empresa contra dos máquinas para fabricar partes que se necesitan para mejorar la calidad de un electrodoméstico. Cada máquina es localizada en diferentes estados. El Valor de depreciación para ambas máquinas será basado en la ubicación de cada una de las máquinas.

- Año fiscal dos. Definen el periodo de presentación de informes de la empresa. Año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación del informe. Este periodo puede ser de un año calendario.

- Monedas: se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas.

7 DATOS MAESTROS DE SAP FI

Será necesario definir datos maestros de FI. Estos datos maestros almacenar información que no cambia con frecuencia. A continuación, vemos datos maestros a definir para comenzar con transacciones FI.

- Maestro de clientes: tabla de base de datos que contiene información relacionada a los clientes, tal como: detalles de contacto del cliente, detalles de impuestos sobre la renta del cliente, detalles de pago del cliente.

- Maestro del libro mayor General: tabla de base de datos que contiene info de todas las cuentas del libro mayor General. Nombre y número de la cuenta, grupo de cuentas, tipo de cuenta (balance o cuenta de pérdidas y ganancias), moneda de la cuenta, idioma.

- Maestro de proveedores: tabla de base de datos que contienen toda la info relacionada con los vendedores (detalles de contacto de vendedor detalles del impuesto sobre la renta del vendedor, detalles de pagos del vendedor, tal como: nombre del banco, cuenta bancaria y términos y condiciones.

8 PRINCIPALES TRANSACCIONES DE SAP FI

Gestión de las cuentas de mayor (FS00). Entre la imagen completa de toda la cuenta del libro mayor General mantenido una empresa. Se podrán ver las cifras del balance total de todas las cuentas de libro total y preparar un informe financiero

Contabilización General (FB01 real documento contable), (FB02 modificar documento contable), ( FB03 visualizar documento contable). Con ellas se realiza la contabilización de los documentos, es decir asientos contables.

Compensaciones (F-03 compensar cuenta mayor), (F-44 compensar acreedor), (F-32 compensar deudor). Son para compensar partidas abiertas. Se pueden establecer filtros o criterios de delimitación para acortar la cantidad de partidas a compensar como por ejemplo, fecha de documento, número documento, referencia, etc.

Pagos automáticos (F110). Se usa para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar de forma masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.

Visualización de partidas (FBL1N acreedores), (FBL3N cuentas de mayor), (FBL5N deudores). Brindan detalle exhaustivo de todas las operaciones realizadas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores, tal como facturas, nota de crédito, pagos, compensaciones, etc.

Reportes de investigación (FGI0). Permiten obtener balances o reportes de saldos.

Transacciones de SAP FI

Transacciones de SAP FI Transacción Descripción AB03 Visualizar documento activo fijo ABAVN Baja por desguace ABUMN Traspaso dentro de la sociedad AFAB Contabilizar amortización AFAR Recalcular amortización AFBN Tomar nueva área de valoración AFBP Crear log de contabilización Amo AIAB Asignación de reglas distrib.AFeC AIBU Trasladar AF en curso AJAB Cierre ejercicio AJRW Cambio de ejercicio AR29N Reevaluación y revalorización AF ARQ0 FIAA: informes ad hoc AS01 Crear registro maestro AF AS02 Modif.registro maestro activo fijo AS03 Visual.registro maestro AF AS05 Bloquear registro maestro de AF AS06 Borrar/marcar borr.reg.maestro AF AS11 Crear subnúmero activo fijo AS21 Crear complejo de activos fijos AS22 Modificar complejo de activos fijos AS23 Visualizar complejo de activos fijos AS25 Bloquear complejo de activos fijos AS26 Marcar complejo de AF para borrado ASKB Contabiliz.periódicas AF AW01N Asset Explorer F.13 Compens.automática sin indicar mon. F.19 L.mayor: Compensación EM/RF F.80 Anular documentos en masa F_72 Actualiz.efectos a pagar en masa F-01 Registrar documento tipo F-02 Entrar apunte de cta.mayor F-03 Compensar cta.mayor F-04 Liquidar compensación F-05 Contab.valoración de ME F110 Parámetros para pagos autom. F110S Planif.automática programa pagos F111 Parámetros p.pago solicitudes pago F-28 Contabilizar entrada de pagos F-29 Contab.anticipo de deudor F-30 Trasladar y compensar F-32 Compensar deudor F-33 Contab.utilización de efecto F-34 Contabilizar cobro F-38 Entrar asiento estadístico F-39 Trasladar anticipo deudor F-40 Pago mediante efecto F-41 Crear abono de acreedor F-42 Registrar traspaso F-43 Registrar factura acreedor F-44 Compensar acreedor F-47 Solicitud de anticipo F-48 Contab. anticipo acreedor F-51 Trasladar y compensar F-53 Contabilizar salida pagos F-54 Liquidar anticipo acreedor F-58 Pago con impresión F-90 Alta inmov por compra con acreedor FAGL_FC_VAL Valoración de moneda extranjera FAGLB03 Visualización de saldos FAGLGVTR Libro mayor: Arrastre saldos FAGLL03 PIs, cuentas de mayor (nuevo) FB00 Opc.tratamiento contabil.financ. FB01 Contabilizar documento FB02 Modificar documento FB03 Visualizar documento FB04 Modificaciones documento FB08 Anular documento FB09 Modif.posiciones documento FB41 Contabilizar cargo IVA FB50 Contab.ctas.mayor: Trans.im.indiv. FB60 Registro de facturas entrantes FB65 Registro de abonos entrantes FB70 Registro de facturas salientes FB75 Registro de abonos salientes FBL1N Partida individual acreedor FBL3N Partida individual cuentas mayor FBR2 Contabilizar documento FBRA Anular compensación FBV0 Contabilizar documento preliminar FBV2 Modificar documento preliminar FBV3 Visualizar documento preliminar FBV4 Modif. documento preliminar (cab.) FBV5 Modificaciones de docs.preliminares FBVB Contab.documento preliminar FBZ0 Visualizar/tratar propuesta de pago FBZ5 Imprimir cheque p.documento de pago FBZ8 Visualizar la ejecución de pago FCH1 Visualizar info cheques FCH2 Visualizar cheques p.documento pago FCH3 Anular cheques FCH4 Renumerar cheques FCH5 Crear info cheques FCH6 Modificar info de cheques / cobrar FCH7 Reimprimir cheque FCH8 Anular pago mediante cheque FCH9 Invalidar cheque emitido FCHI Intervalos de números de cheque FCHN Registro de cheques FCHU Crear referencia para cheque FD01 Crear deudor (contabilidad) FD02 Modif.deudor (contabilidad) FD03 Visual.deudor (contabilidad) FD04 Modificaciones deudor (contab.) FD05 Bloquear deudor (contabilidad) FD06 Marcar deudor p/borrado (contab.) FF_5 Cargar extracto cuenta electrónico FF_6 Visual.extracto cuenta electrónico FI01 Crear banco FI02 Modificar banco FI03 Visualizar banco FI04 Visual.modif.de banco FI12 Modif.bancos propios/ctas.bancarias FK01 Crear acreedor (contabilidad) FK02 Modif.acreedor (contabilidad) FK05 Bloquear acreedor (contabilidad) FK06 Marcar acreedor p/borrado (contab.) FK10N Visualización de saldos: Acreedores FKMT FI Gestión de modelos de imputación FQUK Queries acreedor FS00 Actual.dat.mtros.cta.mayor FS03 Visualizar maestro FS10N Visualización de saldos FSP0 Reg.ctas.mayor en plan ctas. FSP4 Modificaciones cta.may./PlCtas. FSS0 Reg.maestro cta.mayor sociedad FSS4 Modificaciones cta.may./soc. FTXP Actualizar indicador de impuestos FV50 Entrada prelim.posiciones cta.mayor FV53 Mostrar doc.cuenta mayor preliminar FV60 Entr.preliminar facturas entrantes FV63 Mostrar doc.acreedor preliminar FV65 Entr.preliminar facturas entrantes FV70 Registro de facturas salientes FV75 Reg.preliminar abonos de salida