Sistema SAP FI - Gestión Financiera
Este módulo proporciona los datos contables para todas las partes externas e incluye los informes que facilitan la toma de decisiones relacionadas con las finanzas. Se integra con los módulos MM, PP, SD, PM y PS, también se comunica con HCM para la gestión de rrhh, incluyendo a PA (administración del personal), PT (gestión de tiempos), PI (nómina y la gestión de gastos de viajes).
Transacciones más usadas en SAP FI
- Contabilidad de activos (Tansacciones AS01 (alta), AS02 (modificación) y AS03 (visualización).- Registrar y administrar las propiedades tangibles e intangibles de los activos que son propiedad de la empresa (terrenos, edificios, etc.). Estas propiedades se conocen como activos fijos (bien adquirido para ser utilizado por la empresa) en SAP, la utilización de activos de contabilidad permite:
- publicar entradas relacionadas con la adquisición de activos
- valores de depreciación establecidas para reflejar el valor correcto de los activos
- métodos de depreciación de uso apropiados - línea recta o disminución de saldo
- transferencia de activos de una ubicación a otra
NOTA.- Para realizar una operación contable de los activos se deben seleccionar los activos fijos de la ventana del SAP Easy Access.
- Cuentas por pagar (transacciones FK01 (alta), FK02 (modificación) y FK03 (visualización)).- Permite registrar y gestionar los datos de contabilidad de todos los proveedores basándose en las compras que la empresa ha hecho a ellos, el uso de esta cuenta permitirá:
- hacer el pago de facturas presentadas por los proveedores mediante el programa de pago
- establecer alertas para recordar las fechas de vencimiento de las facturas
- crear estados de cuenta y otros informes relacionados con los vendedores
- Cuentas por cobrar (transacciones FD01 (alta), FD02 (modificación) y FD03 (visualización)).- Permite registrar y gestionar los datos contables sobre los clientes que han comprado los productos a la empresa, lo que permitirá:
- recibir pagos en forma de cheques y transferencias
- enviar recordatorios a los clientes para que realicen sus pagos antes de la fecha de vencimiento
- crear los reportes de estado de cuenta y otros reportes relacionados a los clientes.
- Libro mayor general (transacciones FS00 (crear cuenta contable), FB01 (crear doc. contable), FB02 (modificar doc. contable) y FB03 (visualizar doc. contable).- Proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general (contiene todas las contabilizaciones), al utilizar esta transacción se pueden ver cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.
Acceso a SAP FI
Carpeta Finanzas dentro de la pantalla SAP Easy Access, carpeta Gestión financiera y dentro de esta carpeta se pueden ver las funciones del módulo FI:
- libro mayor
- existencias
- deudores
- acreedores
- contract accounts recelvable and payable
- bancos
- activos fijos
- ledgers espec.
- funciones adicionales
- contabilidad de leasing
- gestión de viajes
Estructura organizativa de SAP FI
- Cliente.- Conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como grupo hacia un objetivo común.
- Sociedad.- Entidad jurídica independiente dentro de un cliente y está en segundo nivel en la estructura organizativa, cada sociedad tiene su propia cuenta de resultados y su propio balance.
- Área de negocios.- Utilizaremos un área de negocios para crear estados financieros basados en la ubicación, el estado financiero es utilizado para realizar reportes.
Configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas:
- Plan de cuentas.- Resume todos los libros de contabilidad general (sueldos y cuentas por cobrar) basándose en los tipos de cuentas de balance o cuenta de ganancias y pérdidas.
NOTA 1.- Se puede asignar un plan de cuentas a una o varias sociedades.
- Tabla de amortización.- Lista el valor de depreciación que se aplicará a un archivo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo.
- Año fiscal.- Define el período de presentación de informes, el cual puede ser un año calendario. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes.
- Monedas.- Se puede definir una moneda nacional usando los ajustes de monedas.
Datos maestros de SAP FI
- Maestro de Clientes.- BD que contiene información de clientes
- detalles de contacto
- detalles de impuesto sobre la rente del cliente
- detalle de pagos del cliente
- Maestro de libro mayor general.- BD con información de todas las cuentas del libro mayor general, estos detalles son:
- nombre y número de cuenta
- grupo de cuentas
- tipo de cuenta (balance o cuenta de pérdidas y ganancias)
- moneda de cuenta
- idioma
- Maestro de proveedores.- BD de toda la información relacionada con vendedores, tal como:
- detalles de contacto del vendedor
- detalles del impuesto sobre la renta del vendedor
- detalles de pagos del vendedor (nombre del banco, n°cuenta, términos y condiciones)