✒️SAP / SAP CO - Control de Costos Por Ornella Mollani Norverto

Introducción a SAP CO

El módulo de Controlling es un módulo financiero que se encarga de la gestión y del control de costos y de la planificación a nivel contable de la empresa que lo implementa.

Nos proporciona la información necesaria sobre los costos para facilitar las decisiones de gestión en la empresa. Facilita la coordinación, control y optimización de todos los procesos en una empresa. Esto implica que previamente se deberán registrar en el sistema tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados por una empresa y todos estos registros quedarán plasmados en el módulo de control de costos.

La tarea principal del módulo CO es la planificación, además de documentar sucesos reales. Es gracias a esta planificación de costos a través de la cual se puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos del plan. La determinación de estas desviaciones permite controlar los flujos empresariales.

Estos usos del módulo de SAP CO proporcionan información de apoyo a los mandos de la empresa con la finalidad de planificar, informar y monitorizar las operaciones del negocio, lo cual facilita el proceso de toma de decisiones.

El modulo CO proporciona transacciones que nos permiten llevar a cabo las tareas del día a día del control de costos. Con estas transacciones podremos:

· Comparar los costos actuales con los costos planeados

· Calcular el costo de un producto

· Evaluar cómo se está desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa

· Analizar los beneficios de la empresa

Los componentes de la contabilidad de Gestión de CO

Si una empresa divide su contabilidad en interna ye externa, la contabilidad de Gestión de CO define la contabilidad interna desde el momento que provee la responsabilidad de administrar y controlar las operaciones de la empresa con la información necesaria.

La contabilidad interna o de costos, también llamada de gestión, se representa con CO y la contabilidad externa o financiera con FI.

CO provee todas las opciones de control y no se encuentra restringido desde el aspecto legal, como la contabilidad externa de FI. El objetivo de la contabilidad externa, es la emisión de los informes estatuarios o legales, en otras palabras, es la necesidad de crear un balance financiero (balance y estado de resultado). Este reporte externo tiene que estar alineado con los estándares y requisitos legales del país en el que la empresa opera.

Cualquier información que es relevante para costos, fluye desde FI a CO.

Dentro de CO, los costos e ingresos son asignados a los diferentes objetos de imputación de CO tales como control de costos, procesos de negocio, proyectos u órdenes internas. Estas cuentas de FI son administradas en CO como elementos de estos e ingresos.

La Contabilidad de Centros de Costos es usada con el propósito de control en cualquier organización. El objetivo principal es monitorear los costos generales y la asignación de estos a la unidad organizativa que incurre en los mismos.

El control de Costos de Productos calcula los costos incurridos cuando un servicio es provisto o un producto es manufacturado. Este permite que se pueda calcular los precios mínimos para el cual es producto puede ser vendido de forma rentable.

El Análisis de Rentabilidad o PA, analiza las perdidas y beneficios de una organización de acuerdo a segmentos individuales del mercado. En PA, los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado. Esto da la base para el cálculo de precios, clientes objetivo, determinación de condiciones, selección de canales de ventas, etc.

Los gastos generales son costos que no pueden ser asignados directamente a la manufactura de producción o a la provisión de los servicios que presta la empresa. Estos gastos, se asignan a locaciones u objetos de costos a los cuales pertenecen o las actividades desde las cuales se han solicitado estos gastos.

Los Centro de Costos son áreas separadas dentro de un área de control en lo que respecta a los costos incurridos. Se ´pueden crear centros de costos de acuerdo a varios criterios incluyendo las consideraciones funcionales, criterios de distribución, provisión de actividades o de acuerdo a las locaciones físicas y/o el área de gestión.

Un tipo de actividad define las actividades que pueden ser provistas por un centro de costo. Las actividades de salida suministradas por un centro de costo (el centro de costo emisor) hacia otro centro de costo, una orden o un proceso, representan la utilización de recursos para este centro de costo emisor. El usuario dentro del módulo de CO valúa las actividades usando un precio calculado en la base de cierta información de gestión o del negocio.

Los procesos de negocio combinan actividades que fluyen dentro de la organización a lo largo de los centros de costos individuales. Pueden ser utilizadas como un proceso de control organizacional con funciones particulares.

Las ordenes internas son usadas para planificar, recolectar y analizar costos relevantes desde actividades internas.

Los sub módulos de SAP CO

· Contabilidad de centros de costos: fija las definiciones de las clases de costos fundamentales para el módulo de CO. Es vital para el funcionamiento de todos los demás módulos de CO ya que gestiona los nexos con los otros sub módulos a través de clases de costos primarios y secundarios.

· Ordenes internas: se encarga de la gestión de las ordenes y los proyectos. Las ordenes son colectores de los distintos gastos de los centros de costo. Las ordenes tienen una vida finita. Un ejemplo de una orden es el de una campaña publicitaria, que nos va a permitir estudiar esa campaña individualmente, mientras que si la agregamos dentro de los costos de marketing la estudiaremos conjuntamente con el resto de las campañas que se realicen. Cuando esta campaña termine todos los gastos se traspasarán al centro de costo de marketing, para sumarla al resto de las campañas.

· Contabilidad de elementos de costo: proporciona información sobre costos y beneficios de la organización. Este sub modulo se encuentra completamente integrado con el modulo FI de SAP, por lo que todos los asientos contables se actualizan automáticamente desde el modulo FI a CO, sin necesidad de intervención manual, lo que representa una gran ventaja para las organizaciones. Los elementos de costo son la base para la contabilidad de costos, ya que permiten al usuario ver los costos de cada cuenta asignada a un elemento de costo.

· Análisis de beneficio: la cuenta de resultados nos permite evaluar segmentos de mercado que se pueden clasificar según artículos, clientes, pedidos o cualquier combinación de estos o unidades comerciales estratégicas tales como las organizaciones de ventas o las divisiones, con respecto al beneficio o el margen de cobertura de la empresa. El objetivo es proporcionar a los departamentos de ventas, marketing, gestión de productos y planificación del grupo, la información para llevar a cabo la contabilidad interna y la toma de decisiones.

· Control de costos del producto: se dedica a la gestión y al control de los costos de los productos. Se enfoca en tres aspectos principalmente: la planificación de los costos de los productos que permitirá determinar el precio estándar del producto que se fabrica internamente, la contabilidad de objetos de costo que nos dará la posibilidad de controlar la ejecución de la fabricación monitoreando el costo de las ordenes de producción, el proceso o los colectores y por último, el cálculo real de los productos que ayuda a determinar el verdadero valor de las transacciones de acuerdo a los desvíos o variaciones que hayan ocurrido en la gestión de aprovisionamiento.

· Contabilidad de centro de beneficio: se usa principalmente para calcular resultados internos según el método de costos totales. También puede analizar los resultados mediante el método de costos de ventas. Crea una interface entre las aplicaciones operativas de controlling y el módulo de controlling empresarial, reflejando la contabilización real y el plan de contabilización de los componentes operativos de controlling y liquidación, con los que se integra en tiempo real.

Los perfiles ideales para aprender SAP CO

Para ser consultor SAP no es necesario contar con algún tipo de formación previa universitaria, pero tener conocimientos en ingeniería, contabilidad o administración puede ayudar bastante.

Después el resto es estudiar el sistema, aprenderlo bien. Una vez que manejamos el sistema tenemos la posibilidad de rendir el examen de certificación oficial de SAP. No es necesario contar con experiencia previa para rendir el examen. Algunas empresas ponen como requisito a sus recursos contar con la certificación oficial de SAP, otras no.

SAP CO es una excelente forma de perfeccionar un cv para perfiles como:

· Personas interesadas en aprender a manejar los procesos financieros de las empresas líderes mundiales

· Consultores supervisores analistas y asistentes en costos

· Especialistas en ciencias económicas y financieras

· Gerentes y responsables en administración y finanzas

· Asesores y gerentes de franquicias

· Empleados administrativos y contables

· Contadores públicos

· Consultores financieros

· Licenciados en administración

· Gestores contables e impositivos

· Auditores tributarios

· Público en general

El sistema SAP S/4HANA y el CO

En el sistema SAP ECC, la gestión de materiales forma parte del componente SAP ERP, que es la app más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos financieros encontramos a SAP CO.

A partir del lanzamiento de SAP S4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S4HANA.

La línea de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes al control de costos.

Accediendo a SAP CO

Menú SAP/Finanzas/Controlling/Funciones/Transacciones

La estructura organizativa de SAP CO

Lo primero que debemos hacer definir la estructura organizativa del negocio. Esto le proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

Se puede relacionar las unidades de negocio existentes en la empresa con alguno de los siguientes componentes de la unidad organizativa despobles en SAP.

Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común.

Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales.

Estructura de ventas: es definida por la empresa para calcular sus ingresos. La estructura de ventas consiste en una organización de ventas, productos, clientes y precios. Usando la organización de ventas se puede decidir a qué nivel se quiere analizar la rentabilidad de la empresa. Se puede asignar una o más áreas de control a una estructura de ventas.

Área de control: vamos a usarla para registrar los costos e ingresos del negocio. Un área de control consiste en centros de costos y centros de beneficios. Un centro e costo solo monitorea los costos de un negocio. Por ejemplo, una unidad de producción de un negocio incurre en costos, Un centro de beneficio monitorea tanto costos como beneficios de un negocio. Se puede asignar una o más sociedades a un área de control.

Un concepto muy importante dentro de SAP CO son los elementos PEP. Es un objeto de CO que puede recibir gastos e ingresos, es como un colector. Un elemento PEP, se puede estructurar en jerarquías. Podemos crear un proyecto A que tiene A.1, A.2, etc. Cada uno es un elemento PEP. El elemento PEP es versátil ya que nos permite planificar, presupuestar, cargarle tareas internas y externas, costos primarios, etc. Además, nos ayuda en planificación de tiempos, puesto que cada uno de los elementos PEP puede involucrar una tarea de un proyecto, por ende, puede luego planificar los costos por parte de las tareas que se conjugan por el total del proyecto por una tarea individual. Supongamos que vendemos barcos a medida. Cada barco para nosotros es un proyecto. Creamos como proyecto principal, Barco cliente X es el elemento PEP A. El barco necesita fuselaje y motor, entonces para la tarea de fuselaje, creamos un elemento PEP A1 que cuelga de A. Para la tarea del motor creamos A2. Los costos del fuselaje los vamos a ver en el PEP A1 y en el PEP A. Los costos del motor los veremos en el PEP A2 y en el PEP A. Los ingresos por la venta los podemos tener también en el A. De esta manera podemos saber cuánto nos salió armar el barco completo o saber solo cuanto costo el fuselaje o solo cuanto costo el motor.

Los datos maestros de SAP CO

Para usar las transacciones de CO también será necesario definir los datos maestros de CO. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia.

Centro de costo: es una unidad de negocio, tal como una unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa. Se asigna un código de centro de costo a cada unidad de negocios de la empresa. Los costos incurridos por una unidad de negocio son registrados bajo su código de centro de costo correspondiente.

Elemento de costo: describen el origen de los costos dentro de una empresa. Por ejemplo, los gastos incurridos en salario, teléfonos y electricidad son considerados como costos iniciales dentro de la empresa. Cada transacción relacionada con estos costos registrara bajo un elemento de costos a los gastos.

Centro de beneficios: es una unidad de negocios tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa. Un código de centro de beneficio es asignado a cada unidad de negocios. Los ingresos obtenidos por cada unidad de negocios son registrados bajo su correspondiente código de centro de beneficio.

Un CeBe, tal como se denomina a los centros de beneficios, genera ingresos, costos y gastos. Los ingresos son producto de las ventas de los productos fabricados o comercializados. El costo de venta se origina por los despachos de los productos vendidos. Los gastos son los gastos administrativos y comerciales. Por lo tanto, un CeBe permite obtener estados de resultados por cada negocio de la empresa.

Las principales transacciones de SAP CO

Centro de costo de contabilidad (transacciones KS01 (Alta), KS02 (Modificación), KS03 (Visualización)): es una unidad de negocios tal como marketing, producción o servicios al cliente, dentro de una empresa que incurre en gastos tal como salarios, teléfono o electricidad.

Con esta transacción podremos:

· Definir la estructura de costos de la empresa

· Asignar costos a los centros de costos apropiados

· Planificar los costos para cada unidad de negocios y comparar los costos planeados con los costos anuales.

Pedidos internos (transacciones KO01, KO02, KO03): nos permite planear, realizar el seguimiento y calcular el costo de realizar una tarea específica tal como mostrar el producto en una feria comercial o la publicidad del producto. El costo incurrido en llevar a cabo estas tareas se establece a través de pedidos internos.

Contabilidad de centro de beneficio (transacciones KE51, KE52, KE53): nos permite evaluar cómo se está desarrollando y como contribuye, dentro de la organización, cada unidad de negocio al beneficio de la empresa. Por ejemplo, el pago del salario al personal del departamento de ventas es considerado un gasto mientras que las ganancias obtenidas por el mismo departamento son consideradas ingresos.

La transacción KE51 se usa para crear un centro de beneficio, es decir, el dato maestro que después se puede usar para la estructura de CO para imputar costos e ingresos. Una vez que lo creamos, lo podemos almacenar en otros objetos de imputación de CO como un centro de costos, una orden, elementos PEP, etc., para que, en una contabilización, el centro de beneficios se impute estadísticamente.

Análisis de rentabilidad (transacciones KES1 (Modificar valores de característica), KEDE (Actualizar reglas de derivación), KE30 (Informes)): permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio, clientes u organización de ventas. Una organización de ventas es una unidad dentro de la empresa que es responsable de la venta y distribución de bienes y servicios.