✒️SAP / SAP CO - Control de Costos Por Miguel Rahal

SAP CO - Control de Costos

1 Introducción a SAP CO

Conocido también como SAP Controlling, se utiliza para el control de gastos y de la planificación contable.

Facilita la coordinación, el control y la optimización de los procesos de la empresa, y permite detectar desviaciones del gasto real, con respecto al plan, facilitando el proceso de tomas de decisiones.

Proporciona transacciones que nos permitirán llevar a cabo las tareas del día a día del control de costos.

2 Componentes de la contabilidad de Gestión de CO.

Si una empresa divide su contabilidad en interna y externa, CO define la contabilidad interna desde el momento que provee la responsabilidad de administrar y controlar las operaciones de la empresa con la información necesaria.

El objetivo de la contabilidad externa o contabilidad financiera, es la necesidad de crear un balance financiero (balance y estado financiero). Este debe estar alineado a los estándares y requisitos del país en el que la empresa opera.

Los costos de ingresos y egresos son asignados a diferentes objetos de imputación como:

- Centros de costos

- Procesos de negocio.

- Proyectos u órdenes internas.

La contabilidad de centros de costos, se utiliza con el propósito de control en cualquier organización.

El control de costos de productos, calcula los costos incurridos cuando un servicio es provisto o producto es manufacturado.

El análisis de rentabilidad o PA, analiza las pérdidas o beneficios de una organización de acuerdo a segmentos individuales del mercado. PA, los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado.

Audio 1. Los gastos generales con costos que no pueden ser asignados directamente a la manufactura de producción o a la previsión de los servicios que presta la empresa. Estos gastos se asignan a locaciones u objetos de costos a los cuales pertenecen por las actividades por los cuales se han solicitado estos gastos.

Los centros de costos, son areas separadas dentro de un área de control en lo que respecta a los costos incurridos.

Un tipo de actividad define las actividades que pueden ser provistas por un centro de costo.

Los procesos de negocio combinan actividades que fluyen dentro de la organización a lo largo de los centros de costos individuales.

Las ordenes internas, son usadas para planificar, recolectar y analizar costos relevantes desde actividades internas.

3 Los submódulos de SAP CO

Sub-módulos:

- Contabilidad de centros de costos, fija las definiciones de las clases de costos fundamentales para el modulo, y es vital para el funcionamiento de los demás módulos de CO.

- Ordenes internas, se encarga de la gestión de las ordenes y los proyectos, son colectores de los distintos gastos de centros de costo, y tuenen una vida finita.

- Contabilidad de elementos de costo, proporciona información sobre costos y beneficios de la organización, y se encuentra integrado con el módulo FI, en donde los asientos contables se actualizan automáticamente.

- Análisis de beneficio, el objetivo es proporcionar a los departamentos la información para llevar a cabo la contabilidad interna y la toma de decisiones.

- Control de costos del producto, se dedica a la gestión y al control de los costos de los productos.

o Se divide en 3:

§ Planificación de los costos.

§ Contabilidad de los objetos.

§ Calculo del costo real de los productos.

- Contabilidad de centro de beneficios, se utiliza para calcular resultados internos según el método de costos totales.

4 Los perfiles para aprender SAP CO

No es necesario ser ingeniero, aunque contar con cierto nivel de estudios, ayuda muchísimo.

Estudiar el sistema para especializarnos en el módulo, el cual no es necesario tener experiencia laboral, pero es un plus que nos va a permitir transitar la instancia de certificación oficial de SAP.

SAP CO es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del CV para una amplia variedad de perfiles en lo laboral.

5 El sistema S/4HANA y el mantenimiento de planta.

En el sistema SAP ECC el control de costos forma parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos financieros encontramos a SAP CO.

A partir de SAP S/4 Hana, se definen de 10 líneas de negocio (Lobs), y las funcionalidades de logística están compuestas por las 4 remarcada en amarillo:

1. Finance.

2. Recursos humanos.

3. Source and Procurement. En esta se encuentran las funcionalidades de gestión de materiales.

4. Supply Chayn.

5. Manufactura.

6. Marketing.

7. Ventas. Es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a las ventas y la distribución.

8. Servicios.

9. Gestión de activos.

10. Investigación y desarrollo.

6 Accediendo a SAP CO

para acceder a SAP CO, ingresamos a Menú SAP > Finanzas > Controlling > dentro de esta podremos ver todas sus funcionalidades.

Desde la carpeta Controlling, se visualizan las funciones de CO.

Si abrimos Contabilidad de centro de beneficios > Datos Maestros > Centro de beneficio, se visualizan las transacciones de centros de beneficio.

7 La estructura organizativa de SAP CO

Unidades organizacionales, de este módulo:

- Cliente, conjunto de unidades organizativa, administrativas y jurídicas que funcionan con un objetivo en común. Ej.: esta puede ser un grupo empresarial.

- Sociedad, unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Es la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero. Ej. Una empresa que forma parte de un grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

- Estructura de ventas, es definida por la empresa para calcular sus ingresos. Se puede asignar una o más areas de control a una estructura de ventas.

- Área de control, o área de controlling, se utiliza para registrar los costos e ingresos del negocio.

Audio 2. Elementos PEP, objeto de CO que puede recibir gastos e ingresos, es como un colector, se puede estructurar en jerarquías. Permite planificar, presupuestar, cargar tareas internas, externas, etc.

8 Los datos maestros de SAP CO

Los datos maestros almacenan información que no cambian con frecuencia,

Los datos esenciales son:

- Centro de costo, es una unidad de negocio en donde se imputan gastos.

- Elemento de costo, es el origen de los costos de las empresas, o costos iniciales.

- Centro de beneficio (CeBe), este asignado a una unidad de negocio, tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa.

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9 Las principales transacciones de SAP CO

Las más usadas son (ABM):

- Centro de costos de contabilidad, KS01, KS02, KS03.

o Con estas transacciones podremos,

§ Definir, asignar, planificar los costos a los centros de costos apropiados, y compararlos con los planeados.

- Pedidos internos, KO01, KO02, KO03.

o Permite la planificación y seguimiento del costo a realizar de una tarea.

- Contabilidad de centro de beneficio, KE51, KE52, KE53. Permite la evaluación de cómo se está desarrollando y contribuye al beneficio de la empresa. (gastos de salario vs ganancias obtenidas

Audio 3. KE51, se utiliza para crear un centro de beneficio, dato maestro que después se puede utilizar en la estructura de OC para imputar costos e ingresos. Se puede almacenar en otros objetos de imputación, como un centro de costos, orden, elementos PEP, para que en una contabilización el centro de beneficio se impute estadísticamente.

- Análisis de rentabilidad, permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio, clientes u organizaciones de ventas (responsable de la venta y distribución de los bienes y servicios)

o KES1 (modificar valores de característica)

o KEDE (actualizar reglas de derivación)

o KE30 (informes)

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Compensaciones,

o F-03 Compensar cuenta mayor.

o F-44 Compensar acreedor.

o F-32 Compensar deudor.

- Pagos automáticos, F110. Pagos automáticos de acreedores y deudores.

- Visualización de partidas:

o FBL1N, acreedores.

o FBL3N, cuentas de mayor.

o FBL5N, deudores.

- Reportes de investigación, FGI0.

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Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Maiztegui