✒️SAP CO - Control de Costos

1. Introducción SAP CO

El módulo de Control de Costos de SAP o SAP Controlling es un módulo financiero que se encarga de la gestión y del control de costos y de la planificación a nivel contable de la empresa que lo implementa.

El módulo CO proporciona transacciones que nos permitirán llevar a cabo las tareas del día a día del control de costos. Con estas transacciones podremos:

• Comparar los costos actuales con los costos planeados
• Calcular el costo de un producto
• Evaluar cómo se está desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa
• Analizar los beneficios de la empresa

2. Componentes de la contabilidad de Gestión de costos

Contabilidad externa: contabilidad financiera: objetivo: necesidad de crear un balance financiero y estado de resultados alineados con los estándares y requisitos legales del país en que la empresa opera,

Contabilidad interna: contabilidad de gestión o de costos: CO provee todas las operaciones de control y no se encuentra restringido desde el aspecto legal como la contabilidad externa. Facilita la coordinación y optimización de los procesos internos involucrando el consumo de los factores de producción y los servicios provistos.

Dentro de la contabilidad de gestión de CO, los costos e ingresos son asignados a los diferentes objetos de imputación de CO tales como centros de costos, procesos de negocio, proyectos u órdenes internas. Estas cuentas de Contabilidad Financiera son administradas en la Contabilidad de Gestión como elementos de costos e ingresos.

La Contabilidad de Centros de Costos es utilizada con el propósito de control en cualquier organización. El objetivo principal es monitorear los costos generales y la asignación de estos a la unidad organizativa que incurre en los mismos.

El Control de Costos de Productos calcula los costos incurridos cuando un servicio es provisto o un producto es manufacturado. Éste permite que se pueda calcular los precios mínimos para el cual el producto puede ser vendido de forma rentable.

El Análisis de Rentabilidad o PA, analiza las pérdidas y beneficios de una organización de acuerdo a segmentos individuales del mercado. En PA, los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado. Esto da la base para el cálculo de precios, clientes objetivo, determinación de condiciones, selección de canales de ventas, entre otros.

Los gastos generales son costos que no pueden ser asignados directamente a la manufactura de producción o a la provisión de los servicios que presta la empresa, se asignan a locaciones u objetos de costos a los cuales pertenecen o a las actividades desde las cuales se han solicitado estos gastos.

Los Centros de Costos: áreas separadas dentro de un área de control en lo que respecta a los costos incurridos. Se pueden crear centros de costos de acuerdo a varios criterios incluyendo las consideraciones funcionales, criterios de distribución, provisión de actividades, o de acuerdo a las locaciones físicas y/o el área de gestión.

Un tipo de actividad define las actividades que pueden ser provistas por un centro de costo. Las actividades de salida suministradas por un centro de costo (el centro de costo emisor) hacia otro centro de costo, una orden o un proceso, representan la utilización de recursos para este centro de costo emisor. El usuario dentro del módulo de CO valúa las actividades utilizando un precio calculado en la base de cierta información de gestión o del negocio.

Los procesos de negocio combinan actividades que fluyen dentro de la organización a lo largo de los centros de costos individuales. Pueden ser utilizados como un proceso de control organizacional con funciones particulares.

Las órdenes internas son usadas para planificar, recolectar y analizar costos relevantes desde actividades internas.

3. Sub módulos de SAP CO

• Contabilidad de centros de costos: clases de costos primarias y secundarias
• Órdenes internas: son colectores de los distintos gastos de los centros de costos.
• Contabilidad de elementos de costo: completamente integrado con el módulo FI de SAP, todos los sasientos contables se actualizan automáticamente desde el módulo FI de Contabilidad Financiera al módulo CO
• Análisis de beneficio: cuenta de resultados para evaluar segmentos de mercado clasificados según artículos, clientes, pedidos, organizaciones de ventas o las divisiones, con respecto al beneficio o el margen de cobertura.
• Control de costos del producto: la planificación de los costos de los productos (precio éstandar), la contabilidad de objetos de costo que nos dará la posibilidad de controlar la ejecución de la fabricación monitoreando el costo de las órdenes de producción, el proceso o los colectores y por último, el cálculo del costo real de los productos que ayuda a determinar el verdadero valor de las transacciones de acuerdo a los desvíos o variaciones que hayan ocurrido en la gestión de aprovisionamiento.
• Contabilidad de centro de beneficio: se utiliza principalmente para calcular resultados internos según el método de costos totales. También puede analizar los resultados mediante el método de costos de ventas. Crea una interface entre las aplicaciones operativas de controlling y el módulo de controlling empresarial, reflejando la contabilización real y el plan de contabilización de los componentes operativos de controlling y liquidación, con los que se integra en tiempo real.

5. El sistema S/4HANA y el Control de costos

En el sistema SAP ECC, el control de costos formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos financieros encontramos a SAP CO.

A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA. La línea de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes al Control de costos.

6. Accediendo a SAP CO

Se puede acceder al módulo SAP CO utilizando la pantalla del SAP Easy Access que vemos a continuación. Aquí abrimos la carpeta Finanzas. Luego abrimos la carpeta Controlling. Dentro de la carpeta Controlling vemos las funciones del módulo CO. Si abrimos la carpeta de Contabilidad de centro de beneficio y luego las carpetas Datos maestros / Centro de beneficio /tratamiento individual visualizamos las transacciones correspondientes a la contabilidad de centros de beneficio.

7. Estructura organizativa

• Cliente: está en el nivel más alto de la estructura organizativa. Es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Grupo empresarial
• Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Una empresa del grupo empresarial.
• Estructura de ventas: es definida por la empresa para calcular sus ingresos. La estructura de ventas consiste de una organización de ventas, productos, clientes y precios. Utilizando la organización de ventas se puede decidir a qué nivel se quiere analizar la rentabilidad de la empresa. Se puede asignar una o más áreas de control a una estructura de ventas.
• Área de Control: también denominada área de controlling, vamos a utilizarla para registrar los costos e ingresos del negocio. Un área de control consiste en centros de costos y centros de beneficio. Un centro de costo solo monitorea los costos de un negocio. Por ejemplo, una unidad de producción de un negocio incurre en costos. Un centro de beneficio monitorea tanto costos como beneficios de un negocio. Se puede asignar una o más sociedades a un área de control.

Concepto: elementos PE recibe gastos e ingresos, como un colector

8. Datos maestros

• Centro de costo: es una unidad de negocio, tal como una unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa. Se asigna un código de centro de costo a cada unidad de negocios de la empresa. Los costos incurridos por una unidad de negocio son registrados bajo su código de centro de costo correspondiente.
• • Elemento de costo: también denominados elementos de coste, describen el origen de los costos dentro de la empresa. Por ejemplo, los gastos incurridos en salarios, teléfono y electricidad son considerados como costos iniciales dentro de la empresa. Cada transacción relacionada con estos costos registrará bajo un elemento de costos los gastos.
  • Centro de beneficio: es una unidad de negocios tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa. Un código de centro de beneficio es asignado a cada unidad de negocios. Los ingresos obtenidos por cada unidad de negocios son registrados bajo su correspondiente código de centro de beneficio.
  Un CeBe, tal como se denomina a los centros de beneficios, genera ingresos, costos y gastos. Los ingresos son producto de las ventas de los productos fabricados o comercializados. El costo de venta se origina por los despachos de los productos vendidos. Los gastos son los gastos administrativos y comerciales. Por lo tanto, un CeBe permite obtener estados de resultados por cada negocio de la empresa.

9. Transacciones de SAP CO

Centro de costo de contabilidad ---> KS01 - KS02 - KS03

Pedidos internos ---> KO01 - KO02 - KO03

Contabilidad de centro de beneficio ---> KE51 (Centro de beneficio, dato maestro para imputar costos indierectos) - KE52 - KE53

Análisis de rentabilidad ---> KES1 - KEDE - KE30