✒️SAP / Los sistemas ERP Por Héctor López Fernández

ERP

Se entiende que un ERP es un sistema integrado por que en él se integra todos los procesos de una empresa. Es decir y tal como la imagen del material lo explica: En el ERP implementado a una empresa se gestionan de manera integral los procesos de: Recursos Humanos, Ventas, Compras, Contabilidad, Finanzas, Inventario, Producción y Proyectos.

Al estar diseñado para modelar y automatizar los procesos de una empresa permite admitistrar datos e información de cada uno de estos procesos y gestionarlos para que cada uno se realice de manera optima, permitiendo que sus usuarios-clientes (empresa) del producto pueda observar que proceso de la empresa se puede mejorar, ya sea que las ventas esten bajas y se deba tomar decisiones para incrementarlas, o que los costos de produccion estén muy elevados y se decida recurrir a proveedores mas economicos para reducir costos, que los costos en recursos humanos esten muy elevados y se decida mejorar el horario laboral de ciertos empleados o en el peor de los casos reducir personal. Básicamente en el ERP se puede visualizar de manera integral que proceso de la empresa esta fallando o se pueden realizar mejoras para incrementar las ganancias. Por todo lo descrito es que podemos decir que un ERP ayuda o facilita al cliente (empresa), para que se puedan gestionar los datos e informacion de estos procesos de manera centralizada.

Caracteristicas de los ERP

Flexibilidad, es decir que el sistema ERP debe adaptarse a modificaciones de las empresas.

Modularidad, esta permite que cada modulo para cada proceso de la empresa se pueda utilizar de manera independiente sin afectar a los demás, por ejemplo para finanzas, contabilidad, comercio.

Comprensión: que el sistema pueda soportar diferentes tipos de organizaciones. Por ejemplo que se pueda implementar tanto para un banco como para una empresa retail, entre otros.

Conectividad: Que se pueda acceder a la información desde cualquier lugar del sistema empresarial. Por ejemplo una empresa de retail que tiene varios almacenes y exista una sola base de datos en un servidor central en la que se pueda almacenar la informacion de todos los almacenes.

Selección de diferentes formas de negocio: El sistema debe poseer las mejores estrategias de negocio del mundo.

Simulación de la realidad: El sistema debe permitir modelar la realidad de cada proceso de la empresa o negocio de manera que se pueda almacenar los datos y gestionar la informacion de cada uno de estos.

Mercado de los ERP.

Al momento en que una empresa decide implementar un ERP, ésta debe tener en cuenta los siguientes factores para escojer el ERP que mas se adapte a sus requerimientos: El precio de la implementación del ERP, la integridad de los procesos que gestiona, las plataformas que soportan el ERP tanto de hardware como software y las funcionalidades que posee. Además la empresa se debe formular las siguientes preguntas antes de implementar un ERP: Cual es el resultado que se espera? Cuanto tiempo se dispone para lograr ese resultado? Quienes en la empresa conocen mejor los procesos? Y quienes tienen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro de los departamentos?

Al análizar el gráfico se observa que los ERP son:

- mayormente utilizados por empresas de Fabricación y Distribucion.

- medianamente utilizados por empresas de Fabricación, minoristas o retail, mayoristas, consultoras y constructoras.

- minoritariamente utilizados por empresas de finanzas, intermediarios, operadores logisticos, educación, agropecuarias, proyectos y servicios masivos.

Según los ERP mas utilizados en el mercado, se puede decir que la empresa alemana SAP encabeza la lista. En segundo lugar la empresa estadounidense PeopleSolf de Oracle (misma empresa que desarrollo el lenguaje de programación Java), en tercer lugar la estadounidense JDEDUARDS y en cuarto lugar la holandesa Baan.

Beneficios de los sistemas ERP

Si bien es cierto que cada sistema ERP posee ciertas particularidades y características que aportan mas o menos beneficios que otro, los ERP en general proporcionan los siguientes beneficios al gestionar los procesos de una empresa:

- Permiten manejar con un solo sistema muchos de los procesos de una empresa. Esto permite que la información sea una sola y no hayan diferencias por ejemplo en las cifras del departamento de finanzas con el de ventas.

- Permiten la integración de las funciones de las aplicaciones. Esto es de gran ayuda y ofrece una gran ventaja sobre empresas que no utilizan ERP y en cambio tienen un software distinto para cada proceso por ejemplo un programa de ventas en .NET y otro programa de facturación en JAVA.

- Reducen los costos de gerencia. Estos sistemas al proporcionar informes sobre los procesos, permite a la gerencia tomar decisiones a tiempo para mejorar alguno de estos procesos.

- Incrementan el retorno de inversión ROI: teniendo en cuenta que el ROI representa una parte ya sea un porcentaje o parte de la inversión realizada (por ejemplo 0.2 o una 1/5 parte o el 20% de la inversión) este factor se incrementa al hacer uso de estos sistemas.

- Son una fuente de infraestructura abierta, es decir que el sistema es una base escalable en la que se pueden realizar mejoras continuas para hacer la gestion de los procesos siempre mas efectiva.

Razones por las cuales las empresas desean implementar un sistema ERP:

- Integración de la información financiera: Con el uso de los ERP en las empresas, la informacion financiera en numeros será la misma en todos los departamentos, a diferencia de cuando no se utiliza el mismo sistema integrado para todos los departamentos en los que pueden existir diferencias.

- Integración de la información de los pedidos de los clientes. Un sistema integrado ERP permite monitorear el pedido de un cliente desde el momento de su solicitud hasta su entrega final, evitando que existan confusiones al utilizar sistemas distintos para el proceso desde el pedido hasta la entrega.

- Estandarizar y agilizar los procesos de manufactura: Los éstandares automáticos de los ERP agilizan los procesos de fabricación haciendo que la producción sea mas rápida y la empresa mas productiva.

- Minimizar el inventario: Al agilizar el proceso desde la solicitud de pedidos hasta la entrega del producto final al cliente, se reduce el inventario al evitar retener productos incompletos por un tiempo prolongado.

- Estandarización de la información de RH, ya que permite el seguimiento y comunicación con los empleados de diferentes unidades de negocio de una empresa.

Desventajas de los ERP

- Son caros

- Requieren cambios en la empresa y sus procesos para su implementación.

- Su implementacion es compleja y algunas empresas no se pueden ajustar a ellos.

- Existen pocos expertos en los sistemas ERP.

Desde hace unos años las empresas desarrolladoras de ERP comenzaron a comercializar estos sistemas a precios accesibles para las PYMES, ya que anteriormente estaba enfocado para las megaempresas por su alto costo.