✒️SAP / Los sistemas ERP Por Sebastian Ferreyra

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Los sistema ERP.

¿ Que significan las siglas ERP.?

E: Enterprise ( Empresa )

R: Resource ( Recursos )

P: Planning ( Planificación )

Que es un ERP.?

Un sistema ERP es una solución tecnológica que permite a las empresas,

gestionar todos sus procesos clave en una única plataforma.

¿Cual es el objetivo principal de un ERP en una empresa.?

Las empresas cuentan con diferentes recursos: Humanos, tecnológicos, materiales financieros e información.

Por lo cuales;

El objetivo principal de un ERP es conectar todos los departamento de una empresa

en un solo sistema para trabajar de forma rápida y sin errores.

¿ Que ventajas principales le da un ERP a una empresa ?

Manejos eficiente de la información, la cual es unificada y ordenada en un solo lugar

de modo de permitir la toma oportuna de decisiones.

CONCLUCION; centralizar información y facilitar la toma de decisiones.

Características de los sistemas ERP.

1. Integración de procesos.

Significa que todas las actividades de la empresa.( finanzas, ventas, compras, producción, recursos,

humanos, etc.). están interconectados.

Ejemplo.

El finde una tarea en un modulo es el inicio automático se otro departamento diferente.

Nadie tiene que volver a escribir datos que ya introdujo otra persona.

El sistema avisa y genera documentos de forma automática entre áreas.

Base de datos única y centralizada

Toda la información de la empresa se guarda en el servidor central,

en lugar de estar repartidas en archivos sueltos.

"Como veneficio mejora la toma de decisiones con información precisa y actualizada."

Módulos funcionales.

Un sistema ERP esta compuesto por módulos especializados que cubren distintas áreas de negocios.

MODULOS FUNCION

finanzas (FI/CO) contabilidad financiera y control de costo.

venta y distribución (SD) gestión de clientes, pedidos ,facturación.

compras y gestión de materiales (MM) compras, inventarios , proveedores.

producción(PP) planificación y ejecución de fabricación.

recursos humanos (HCM) nomina , contrataciones y formación.

Automatización de procesos.

Reduce las tareas manuales y mejora la eficiencia operativa.

Automatiza flujos como aprobaciones, generación de informe, alertas y notificaciones.

Soporte multidivisa, Multilenguaje y Multisociedad

Permite trabajar con diferentes:

Monedas , Idiomas , Legislaciones fiscales , países y regiones.

Ideal para empresas multinacionales.

Capacidad analítica y de Reporting (elaboración de reportes)

Incluye herramientas de reporting, dashboards y análisis avanzado

se integra con soluciones de business intelligence.

Dashboards : (cuadro de mando) Es una herramienta de visualización de datos que permite a los usuarios

monitorizar y analizar el rendimiento de un negocio de forma rápida y sencilla.

Business intelligence : ( inteligencia de negocio) conjunto de procesos , tecnología y herramientas que toman los datos guardados por el ERP y los transforman en conocimientos estratégicos para tomar mejores decisiones .

Seguridad y control de acceso.

Define roles y permisos para usuarios. Registra quien hizo que cambio y cuando, lo que se conoce con auditoria.

ayuda cumplir con normativas como ISO , GDPR.

ISO "international Organization for Standardization" ( Oganisacion internacional de Estandarización.)

QUE HACE?. Es la identidad encargada de crear las normas y estándares internacionales para asegurar la calidad, seguridad, eficiencia de los productos, servicio y sistemas.( como las normas ISO 9001 de calidad)

GDPR "General Data Protection Regulation" ( Reglamento de protección de datos)

Es la normativa europea que establece reglas claras sobre como las empresas y organizaciones deben recopilar,

almacenar, procesar y proteger los datos personales de los ciudadanos de la unión europea.

Escalabilidad

Puede crecer junto con la empresa, y se puede añadir nuevos módulos ,usuarios o funcionalidades conforme se necesiten.

Incorporar el modulo de e-commerce cuando la empresa lo requiere.

Ejemplo: El e-commerce( comercio electrónico) Compra y venta de productos o servicios a través de internet, utilizando medio de pagos digitales y plataformas web o aplicaciones móviles.

Despliegue flexible.

Un sistema ERP puede implementarse en una empresa de varias maneras.

On-premise: instalado localmente en servidores de la empresa.

Cloud: Alojado en la nube, accesible desde internet.

Hibrido: Combinación de ambos modelos.

Cumplimiento Normativos.

Incluye reglas y configuraciones predefinidas para cumplir con leyes tributarias ,laborales, de protección de datos.

> IFRS (ingles) international financial reporting standards.

> NIIF (Español) Normas internacionales de información financiera,

¿Que son? Un conjunto de normas contables globales creada por el IASB (junta de normas internacionales de contabilidad.

OBJETIVO: Que los estados financieros de las empresas sean:

Comparables a nivel internacional.

Transparente para los inversores.

Confiables y de alta calidad.

>GDPR (General data protection regulation)

>RGPD ((Reglamento general de protección de datos)

Objetos: Proteger la privacidad y los datos personales de todos los ciudadanos dentro de la unión europea.

Factura electrónica : Comprobante digital con validez legal que respalda operaciones comerciales

Es obligatoria en muchos países para emitir comprobantes fiscales validos

Facilita la integración con sistemas ERP y contables.

Interfaz amigable y personalizable.

Ofrece interfaces intuitivas como SAP FIURI adaptada al rol del usuario.

Es la plataforma web actual de SAP que transforma el sistema en una herramienta moderna y accesible.

¿Que la compone?

_ Fiori Launchpad :Es tu pantalla de inicio personalizada llena de cuadros o mosaicos que funcionan como accesos a tus tareas.

_ Mosaicos dinámicos : Tarjetas inteligente que muestran alertas en tiempo real.( Por ejemplo: el numero exacto de facturas pendientes aprobación.

_ Buscador global : Una barra superior que te permite encontrar clientes, documentos, materiales escribiendo solo una palabra clave.

Conexión con otras plataformas.

Puede integrarse con sistemas externos como CRM, e-commerce, loT ,Inteligencia artificial , etc.

como así también se puede conectar con SAP S/4HANA con SAP BTP o SAP Analytics Cloud.

Las industrias que mas implementan sistemas ERP.

Son aquellas que requieren una gestión integrada y eficientes de múltiples procesos internos como:

Producción , inventario , Finanzas, Recursos humanos ,Cadena de suministros, entre otros.

Desventajas de implementar un sistema ERP.

Un sistema ERP ofrece muchos veneficios, pero también conlleva riesgo y desventajas, especialmente sino se planifica y ejecuta de manera correctamente.

1_ Altos costos iniciales, la adquisición e implementación de un sistema ERP puede ser muy costoso

- Licencias de software.

- Infraestructura tecnológica ( servidores, nube ) Las pequeñas empresas pueden verse afectadas

- Capacitación. por estos costos, aunque hay soluciones escalables

-Consultoría externa. como ERPs en la nube.

-Personal interno dedicado al proyecto.

2_ Tiempo prolongado de implementación.

La implementación puede durar meses o inclusos años, dependiendo el tamaño de la empresa y la complejidad del sistema. Durante ese tiempo, los empleados deben dividir su atención entre el trabajo diario y la adaptación al nuevo sistema.

3_ Resistencia al cambio por parte del personal

Cambiar un a nuevo sistema implica aprender nuevas formas de trabajar-

Muchos empleados se resisten al cambio por miedo a lo desconocidos o por que sienten que pierden el control sobre sus procesos habituales. ( Una buena gestión del cambio es clave para evitar este problema. )

4_ Complejidad del sistema.

Los ERP son sistemas poderosos, pero también pueden ser complejos de entender y usar.

Requieren formación técnica continua y, en algunos casos, conocimientos técnico avanzados.

5_ Personalización costosa y limitada.

Aunque muchos sistemas ERP ofrecen opciones de personalización, esto puede ser :

Muy costosos / Difícil de mantener actualizaciones futuras / Limitado por el proveedor.

Algunas empresas terminan usando un sistema que no se ajusta perfectamente a sus procesos internos . 6_ Dependencias del proveedor del ERP.

Si la empresa depende mucho del soporte técnico del proveedor, puede quedar expuesta :

Aumentos de precios. Cierre del servicio. Actualizaciones obligatorias que afectan operaciones.

7_ Riesgos de errores durante la migración de datos.

Migrar datos desde sistemas antiguos al ERP puede generar :

Perdida de información Datos duplicados Errores en históricos financieros.

Se necesita un procesos cuidadoso de limpieza y validación de datos en tes de migrar.

8_ Impacto temporal en la productividad.

Durante la transición, puede haber caída en la productividad mientras el equipo se adapta al nuevo sistemas.

Especialmente sí no hay suficiente capacitación o soporte inicial.

9_ Posibles problemas de integración.

No todos los sistemas ERP se integran fácilmente con otros sistemas existentes como ( CRM, herramientas de BI,POS.)

Puede requerirse desarrollo adicional o middleware para conectarlos.

¿Que es un middleware?

Un middleware es un software que actúa como un puente o un intermediario entre dos aplicaciones, sistemas o componentes de software para que puedan comunicarse.

¿Para que sirve?

Conectar sistemas diferentes: permite que una base de datos antigua se comunique con una aplicación web moderna

Simplificar el desarrollo: Eevita que los programadores tengan que escribir códigos de conexión desde cero para cada herramienta.

Filtrar y procesar datos: Revisa, transforma o asegura la información antes de que llegue a su destino final.

10_ Seguridad y riesgos informáticos.

Al centralizar toda la información empresarial en un solo sistema, se aumenta el riesgo de :

Brechas de seguridad Ataques cibernéticos Perdidas de acceso a fallos técnicos.

Es crucial tener políticas claras de respaldo, permiso y protección de datos.

Las mejores practicas para elegir r implementar un sistema ERP.

1_ Antes de buscar el sistema ERP debemos responder:

¿Que problemas queremos resolver?

¿Cuales son la metas a corto y largo plazo?

¿Qué procesos internos necesitamos mejorar?

2_ Forma un equipo multidisciplinario

Departamentos clave :

Finanzas Ventas Compras Operaciones / Producción Tecnología Recursos humanos

Este equipo debe participar en :

La selección del sistema La definición de requisitos Las pruebas y la validación

3_ Lista de requerimientos.

Módulos contabilidad, inventario, ventas, recursos humanos

Personalización ¿ puedo crear reportes personalizados?

Escalabilidad ¿permite agregar a mas usuario o módulos en el futuro?

Integración ¿se integra con mi CRM actual?

Soporte técnico ¿hay soporte en español y horarios extendidos?

Costos ¿incluye licencias, capacitación, mantenimientos anual?

4_ Evalúa sistemas ERP según el tamaño y sector.

El tamaño de la empresa : PYME vs Gran Empresa.

El sector industrial : Manufactura, Retail, Salud, etc.

La ubicación geográfica : Algunos ERPs tienen mejor soportes por región.

6_ Planifica bien la implementación

Cronograma claro.

Asignación responsable.

Gestin de cambio (capacitación y comunicación)

Implementación por fases (mas segura)

Evitar hacer cambios operativos importantes durante la implementación.

7_ Capacita a tu equipo desde el principio.

Organizar sesiones de entrenamientos.

Designa usuarios lideres que apoyen a sus compañeros.

Prepara manuales o videos tutoriales.

un buen sistema ERP no sirve si el personal no sabe usarlo.

8_ Medir el éxito después del lanzamiento.

Definir indicadore clave KPIs pata medir el impacto del ERP.

Tiempo promedio de cierre contable. Un KPI ( key performance indicator)significa indicador clave de rendimiento.

Números de errores en facturación. sirve para saber si estas logrando tus objetivos, es el termómetro de un

Disponibilidad de inventario. proyecto o negocio.

Satisfacción del cliente interno.

¿Para que sirve?

Medir el éxito: te dice con datos reales si una estrategia esta funcionando.

Tomar decisiones: Te ayuda a ver donde estas fallando para corregir el rumbo a tiempo.

Enfocar al equipo: Logra que todos los trabajadores sepan exactamente que número deben mejorar.

9_ Elige entre ERP en la nube o local según tus necesidades

Para PYMES, el sistema ERP en la nube suele ser la mejor opción por su bajo costo y facilidad de uso.

Característica	ERP en la nube	ERP local
Costo inicial	Mas bajo	Mas alto
Actualización	Automáticas	Manuales
Acceso	Desde cualquier lugar	Solo en la oficina
Seguridad	Depende del proveedor	Control total
soporte	Generalmente incluido	Puede ser externo

10_Plan de contingencia.

Antes de migrar toda la información, haz respaldo completos

Ten un plan B en caso de fallos técnicos o resistencia del personal.

Define quien será responsable de resolver problemas en cada área

Como evitar los riesgos comunes de un ERP.

> A continuación cada uno de los riesgos y como evitarlos.

Riesgo	Como evitarlo
alto costos	elige un ERP escalable y en la nube
resistencia al cambio	capacita y comunica con anticipación
complejidad del sistema	prueba antes de comprar y capacita bien
perdida de productividad	implementa por fases y sin presión
errores en datos	limpia y valida los datos antes de migrar
problemas de integración	asegúrate de que el ERP se conecte con tus sistemas actuales