Un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema integral que gestiona las áreas más importantes de una empresa, con el cual se modelan y automatizan los procesos de negocio de una empresa (finanzas, comercial, logística, producción, recursos humanos, etc.)
Los Sistemas ERP son una versión mejorada de los sistemas MRP, los cuales se enfocaban exclusivamente a la planificación de materiales y capacidades productivas de una empresa.
Las características de un ERP son:
Flexibilidad: Va cambiando junto con la empresa, por ejemplo, si una empresa requiere que un producto pase de un área de producción a otra durante el proceso de producción, el ERP lo hará posible mediante conexiones de bases de datos abiertas.
Modularidad: Una gran ventaja que se tiene al usar un sistema ERP, es su modularidad. Tanto en la empresa, como en el campo laboral de quien se especialice, ya que el sistema soporta múltiples plataformas de hardware, a diferencia de las empresas que usan sistemas heterogéneos. Se facilita la expansión, comprensión, crecimiento y adaptabilidad de otros módulos, dependiendo del requerimiento de la empresa.
Comprensivo: Debemos saber que el sistema está programado para soportar todo el organigrama organizacional y funcional de una empresa, así como las áreas enfocadas a negocios.
Conectividad: El sistema no tiene por que confinarse al espacio físico de una empresa, sino una conectividad con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.
Selección de diferentes formas de negocio: Debe integrar una selección con las mejores prácticas de negocio mundialmente, quedando abierta a integrar nuevos módulos en un futuro.
Simulación de la realidad: Se debe de permitir una simulación de la realidad de una empresa en el ordenador. El control del sistema debe quedar fuera del proceso, para así, hacer posible una elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.
El mercado de los ERPs ofrece un amplio abanico de opciones, los cuales varían no sólo en precio, también en la integración, las plataformas soportadas y la funcionalidad del mismo. Con base en los siguientes cuestionamientos, es que una empresa aclara su visión en cuanto a objetivos propuestos para los cuales se implementa un ERP:
¿Cuál es el resultado que se espera?
¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?
Cómo ejemplo de los sectores industriales qué más usan los ERP son:
Fabricación y distribución, Servicios Masivos (Utilities), Servicios profesionales y consultoría, Obras/Construcción, Proyectos, Agro, Educación, Operador logístico, Mayoristas, Minoristas, Finanzas, entre otros.
Hay muchos ERPs disponibles en el mercado, pero el líder mundial actual es SAP.
Beneficios y desventajas de los sistemas ERP
En cuanto a beneficios que nos otorgan los sistemas ERP, podemos mencionar los siguientes:
Un solo sistema puede manejar varios de los procesos comerciales de una empresa.
Permiten integración entre las diferentes funciones de las aplicaciones.
Reducir costos en la gerencia.
Incrementar el retorno de inversión.
Son una fuente de infraestructura abierta.
La mayor razón por la cual una empresa decide implementar un ERP, es por evolucionar dentro del mercado laboral actual, pues con la globalización y el uso de nuevas tecnologías, es indispensable tener en cuenta las limitantes y las fortalezas que se tienen dentro del núcleo de la empresa. Por lo tanto, una empresa la mayoría de los casos en que implementa un Software ERP, es debido a que las limitaciones actuales del negocio sobrepasan su capacidad de generar buenos dividendos, o de alcanzar metas propuestas.
Otra de las razones por las cuales se busca integrar un sistema ERP a una empresa es para tener un panorama más amplio y claro de la información financiera. Por lo tanto, cada área tiene sus propios números financieros, y con un ERP todo esto se unificará.
Integración de la información de los pedidos de los clientes: Se centralizará y dará un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde la recepción del pedido hasta la salida de la mercancía. Esto se unifica con un ERP, evitando los problemas que se originan con base en la comunicación entre los sistemas.
Se estandarizan y agilizan los procesos de manufacturación: Los sistemas ERP tienen integrados los métodos estándares para automatizar algunos pases en un proceso de fabricación, por lo tanto, estandarizar los procesos y usar un solo sistema informático integrado, ahorra tiempo, aumenta la productividad, y reduce los costos.
Minimiza el inventario: Los ERP agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, mejoran la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Esto origina que los inventarios se reduzcan y ayuda a que los usuarios desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Para mejorar realmente el flujo de una cadena de suministro, es necesario implementar un sistema que administre al mismo, sin embargo, los ERPs ayudan en gran medida.
Estandarización de la información de Recursos Humanos: En compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no ser usada con un simple método unificado, para mantener en forma los procesos de tiempo de los empleados y mantener una comunicación eficiente con ellos sobre beneficios y servicios, un ERP puede encargarse de ello.
Las desventajas de un ERP, son:
Son caros
Requieren cambios en la compañía y en los procesos para su instalación.
Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en el mercado en ERPs.