✒️SAP / Los perfiles que trabajan en SAP Por Sebastian Ferreyra

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Los perfiles que trabajan en SAP

Dentro del mundo de SAP existen tres perfiles diferentes que trabajan con el sistema.

• Usuario SAP / Operativo del día a día.
• Usuario clave de SAP ( También conocido como Key user ) / Experto en proceso.
• Consultor SAP / Especialista en SAP.

Usuario SAP

Esta orientada principalmente a registrar información, consultar datos y ejecutar procesos de negocios.

1. Utiliza el sistema para tareas operativas relacionadas con su área.

algunos ejemplos de tareas que realizan los usuarios de SAP son:

• Registrar facturas.
• Crear pedidos de compras.
• Generar ordenes de ventas.
• Consultar reportes.
• Actualizar datos maestros.

2. Tiene conocimientos funcionales limitados.

El usuario conoce solo la parte del sistema que necesita para su trabajo.

Un usuario de compras utiliza funciones del modulo SAP MM.

SAP MM significa Materials Management ( Gestión de materiales ) es el modulo de SAP encargado de controlar las compras, el inventario y el almacenamiento de una empresa. su objetivo principal es asegurar que la empresa siempre tenga los materiales correctos, en la cantidad exacta, en el momento preciso y al menor costo posible.

Un usuario de venta trabaja principalmente con SAP SD.

SAP SD significa Sales and Distribution ( Venta y Distribución ) es el modulo de SAP encargado de gestionar todo el proceso de ventas, envíos y facturación de una empresa. Su objetivo principal es asegurar que los productos o servicios lleguen al cliente final de forma eficiente y que la empresa cobre por ellos eficientemente.

SAP MM compra los materiales , SD vende el producto terminado.

3. No configura ni modifica el sistema.

El usuario no realiza tareas de configuración ni desarrollo.

Por ejemplo, un usuario no se encarga de:

• parametrizar procesos.
• crear desarrollos
• modificar el sistema estándar
• administrar la plataforma

Esas tareas corresponden a consultores o administradores.

4. Opera mediante roles y autorizaciones, que determinan que puede hacer dentro del sistema.

Los roles permiten:

• Ejecutar determinadas transacciones.
• Visualizar o modificar datos.
• acceder a ciertas aplicaciones.

5. El usuario SAP sigue procesos establecido por las empresa.

- Algunos ejemplos de procesos y procedimientos pueden ser:

• procedimiento de compras
• circuito de aprobación
• proceso contables

6. Depende de soporte funcional o técnico, cuando el usuario encuentra problemas o necesita mejoras, generalmente recurre a:

• Key Users ( usuario clave )
• Consultore SAP

En resumen, un usuario SAP es:

Operativo.

Especialista en su área de negocio.

Consumidor de funcionalidades del sistema.

Dependiente de roles y autorizaciones.

No realiza configuraciones ni desarrollo.

Usuario Clave en SAP o Key User.

Es un perfil intermedio entre el usuario y el consultor, tiene conocimiento profundo de los procesos y un buen dominio del sistema SAP.

• Experto en SAP.
• Define y optimiza procesos.
• Da soporte y capacita a usuarios.

1. Alto conocimiento del proceso de negocio, entiende en profundidad como funciona el proceso dentro de la empresa.

En compras (SAP MM): conoce todo el siclo desde la solicitud hasta la recepción de materiales.

En ventas (SAP SD): entiende el proceso completo desde el pedido hasta la facturación.

No solo ejecuta tareas, sino que comprende el proceso end-to-end (abreviada como E2E) De extremo a extremo. o De principio a fin.

2. Conocimiento avanzado del sistema ( pero no técnico ) Tiene un manejo muchos mas amplio que un usuario común:

• Conoce múltiples transacciones.
• Sabe interpretar errores funcionales.
• Entiende como impacta los datos en el sistema.

PERO: No programa. No realiza configuraciones complejas.

3. Actúa como puente entre el negocio y los consultores, Una de las funciones mas importante de un Usuario Clave:

• Traduce necesidades del negocio a requerimiento funcionales.
• Explica a los consultores que se necesita.
• Valida si la solución cumple con lo esperado.

Es el traductor entre el usuario y el equipo SAP.

4. Participa activamente en proyectos SAP, en implementaciones o mejoras.

• Define requerimientos.
• Participa en workshops ( Taller ) evento educativo o formativo de corta duración enfocado en el aprendizaje practico sobre un tema en especifico.
• Colabora en el diseño de procesos.
• Validas soluciones propuestas.

Tiene un rol clave en el éxito del proyecto.

5. Realiza pruebas (Testing) Es responsable de probar que todo funcione correctamente.

• Pruebas funcionales.
• Pruebas de integración.
• Prueba de aceptación.

Es quien dice: " esto esta listo para salir a productivo"

6. Capacita a los usuarios finales, suele encargarse de:

• Entrenar a nuevos usuarios.
• Explicar cambios en procesos.
• Resolver dudas operativas.

Es el referente interno del sistema en su área.

7. Detecta oportunidades de mejoras, Gracias a su conocimientos del negocio.

• Identificar ineficiencias.
• Proponer mejoras.
• Sugerir automatizaciones.

No solo usa SAP: lo mejora desde el negocio.

8. Tiene mayor nivel de autorizaciones, Suele contar con mas permisos que un usuarios común, definidos mediantes roles.

Algunos de esos permisos suele involucrar: Acceso a mas transacciones. Capacidad de testeos en distintos escenarios.

Ejemplo de las tareas claves que realiza el usuario Clave de SAP.

Los usuarios re que: "el proceso de aprobación de ordenes de compras es lento y genera demoras".

Las tareas del usuario clave serian las siguientes:

1. Detectar y analizar el problema.

• Escucha a los usuarios finales.
• Analizan como están trabajando en SAP.
• Identifican el cuello de botella en el proceso.

Detecta que las ordenes requieren demasiadas aprobaciones manuales.

2.Entender el proceso completo (end-to-end). El usuario clave revisa todo el flujo:

• Solicitud de pedido.
• Creación de orden de compra
• Aprobación.
• Envío a proveedor.

Esto le permite ver donde esta el problema real.

3. Definir el requerimiento funcional. El Usuario clave Traduce el problema en una necesidad concreta:

Aquí esta haciendo de puente entre el negocio y sistema.

4_ Comunicarse con el consultor SAP.

• Explica el problema.
• Describe el proceso actual.
• Propone la mejora.

No habla en términos técnicos, sino funcionales.

5_ Participar en el diseño de la solución. junto al Consultor.

• Valida la lógica de negocio.
• Define regla (ej: montos, aprobadores)

6_ Realizar pruebas, Una vez implementada la solución el usuario clave:

• Prueba distintos escenarios.
• Verifica que el proceso funcione correctamente.
• Detecta posibles errores.

7_ Validar la solución.

• Cumple con el requerimiento.
• Esta lista para pasar a productivo.

Es quien da el ok final desde el negocio.

8_ Capacitar a los usuarios, luego del cambio.

• Explica el nuevo proceso.
• Capacita a los usuarios finales.
• Resuelve dudas.

9_ Dar soporte post implementación, Después de salir a productivo.

• Atiende consulta de usuario.
• Detecta ajuste necesarios.
• Propone mejoras adicionales.

En resumen: un usuario clave de SAP es

• Experto en el proceso de negocio.
• Usuario avanzado de SAP.
• Nexo entre el negocio y los consultores.
• Responsable de testing y validación.
• Capacitador de usuario.

Consultor SAP

_ Profesional especializado en el sistema SAP, se encarga de analizar, diseñar, implementar y mejorar soluciones dentro del sistema. Adapta el sistema a lo que cada empresa quiere y necesita. Mediante su labor, la empresa obtiene información valiosa para la toma de decisiones.

1_ Conocimiento avanzado del sistema SAP.

• Conoce módulos, transacciones y funcionalidades.
• Entiende como interactúan los distintos componentes.
• Sabe como adoptar SAP a distintos escenarios de negocios.

ejemplos de módulos

SAP FI: (Financial Accounting) contabilidad financiera / diseñado para gestionar todas las operaciones contables y financieras de una empresa.

SAP MM: (Materials Management) gestión de materiales / encargado de administrar todas las cadenas de suministros, compras e inventarios de una empresa.

SAP SD: (Sales and Distributión) venta y distribución / encargado de gestionar todo el siclo comercial de cara al cliente, desde la cotización inicial hasta la entrega del producto y su posterior facturación.

SAP CO: (Controlling) contabilidad de costos o contabilidad de gestión / encargado de la contabilidad de una empresa.

2_ Conocimiento de procesos de negocios, No solo conoce SAP, también entiende el negocio:

• Finanzas.
• Compras.
• ventas.
• Logística.

Esto le permite proponer soluciones reales y eficientes.

3_Capacidad de análisis y resolución de problemas. (El consultor)

• Analiza requerimientos.
• Detecta problemas en procesos.
• Diseña soluciones adecuadas.

Es un perfil altamente analítico.

4_ Participa en proyectos de implementación, el consultor es clave en proyectos SAP.

• Implementaciones desde cero.
• Rollots (Proceso de adaptar y replicar un sistema o modelo de negocio que ya funciona en un ligar, para implementarlo en nuevas sucursales, sedes o país.
• Mejoras.
• Soporte evolutivo.

Tareas típicas de un Consultor SA.

• Relevamiento de requerimientos.
• Diseño funcional o técnico.
• Configuración o desarrollo
• Testing (prueba o fase de pruebas)

5_ Puede ser funcional o técnico, Existen dos tipos de consultores, Consultor funcionales Consultores técnicos.

Los consultores funcionales don expertos en procesos de negocios, configuran los módulos del sistemas SAP, Diseñan los procesos de negocio.

• Configurar sistemas(customizing)
• Definir procesos.

Trabajar con los usuarios y los Key Users.

Los consultores técnicos se encargan de implementar la solución desde el punto de vista tecnológico.

• Desarrollar soluciones.
• Programar en ABAP,FIORI, etc.
• Integrar SAP con otros sistemas.
• Administrar el sistema.

6_ Actúa como puente entre el negocio y tecnología.

• Entiende el negocio (Usuarios / Key users)
• Traduce necesidades en soluciones SAP.
• Implementa o coordina la solución.

Es un rol hibrido entre el negocio y la tecnología.

7_ Realiza configuración o desarrollo dependiendo del perfil:

• Funcional > parametriza el sistema / configura las variables, reglas y datos inicial de un software para que se adapte a necesidades especificas de una empresa o usuario, sin alterar su código de programación.
• Técnico > Desarrolla programas, interfaces, formularios, etc.

8_ Participa en testing y validación .

• Prepara escenarios de pruebas.
• Soporta al usuario Clave durante el testing.
• Corrige errores detectados.

9_ Documenta soluciones. Genera documentos.

• Especificaciones funcionales (FS)
• Especificaciones técnicas (TS)
• Manuales de usuario.

10_ Tiene aprendizaje continuo, SAP evoluciona constantemente.

• Se actualiza en nuevas tecnología,
• Aprende nuevas herramientas(integraciones, cloud)
• Se adapta a nuevas versiones como S/4HANA.

Resumen:

Un consultor SAP es:

• Especialista en el sistema.
• Con conocimiento del negocio.
• Analítico y resolutivo.
• Participa en proyecto.
• Configura o desarrolla soluciones.