✒️SAP Las tareas cross proyecto

Las tareas Cross Proyecto

existen otras actividades y tareas que se desarrolla a lo largo del proyecto de implementación de SAP y que no pueden ser asociadas a una frase en particular, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son:

• La capacitación.
• El control del proyecto.
• La gestión del riesgo.
• La gestión del cambio.

A continuación Veremos cada una de ellas a detalle:

1 - La Capacitación:

La capacitación constituye una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado o entrenada en diferentes fases de proyecto.

En muchas organizaciones hay quienes consideran la capacitación como un gasto innecesario y no como una inversión que beneficiará tanto a la empresa como a sus colaboradores.

Incluso teniendo a los mejores egresados de las mejores universidades como profesionales a cargo de la empresa, la capacitación debe ser un proceso continuo porque la realidad, la tecnología y los conocimientos no paran nunca de cambiar y de desarrollarse. Nada es estático en este mundo. Un Profesional o un técnico requerirá actualizaciones en forma periódica por lo que de lo contrario llegará un momento en que se desplazarán y lejos de aportar a la organización harán que esta pierda competitividad y productividad.

La capacitación es una de las inversiones más rentables qué puedo hacer una empresa. Una planificación adecuada del componente humano en un organización requiere de una política de capacitación permanente. Los jefes deben serlo primero interesado en su propia formación y los primeros responsables en capacitar al personal a su cargo. Así, los equipos de trabajo mejorarán su desempeño.

¿En qué beneficia la Capacitación?, se preguntará un incrédulo. Ante ello una amplia lista de respuestas debe dejarlo, por lo menos? pensando.

Para la organización, podemos considerar los siguiente beneficios gracias a la capacitación:

• genera un aumento de la productividad y calidad del trabajo.
• Incrementa la rentabilidad de la organización.
• Levanta la moral de los trabajadores.
• Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día.
• Disminuye la necesidad de supervisión.
• Contribuye a prevenir los accidentes de trabajo.
• Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad.
• Promueve que el personal se sienta identificado con la empresa.
• Mejora la imagen de la empresa.
• Mejora la relación Jefes - Subordinados.
• Ayuda a la comprensión y adopción de políticas
• Ayuda a reducir los costos.

En lo individual o personal, la capacitación presenta beneficios como los siguientes:

• Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones.
• Forra líderes y mejora las actitudes comunicativas de las personas.
• Permite el logro de metas individuales.
• Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual.

Además coma y la capacitación genera beneficios en las relaciones humanas, relaciones internas y externas en la adopción de políticas, por lo siguiente:

• Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.
• Ayuda en la orientación de nuevos empleados.
• Proporciona información sobre disposiciones oficiales.
• Hace viables las políticas de la organización.
• Alienta la cohesión de grupos.
• Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.
• Convierte la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

Ahora bien, existen tres momentos claves en un proyecto de implementación SAP para la capacitación:

• Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados coma y que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.
• Antes de las parametrización: los miembros del trabajo del proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
• Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. Este curso estará dirigido a los usuarios finales ir constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es importante además que la formación sea entregada poco antes de la puesta en marcha o salida en vivo, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos coma por falta de práctica.

2 - El control del Proyecto:

El control de proyecto es un aspecto clave de la implementación del sistema. Las desviaciones de cronograma del proyecto o de sus objetivos, deben ser rápidamente identificadas y evaluadas para determinar las medidas correctivas necesarias.

El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y la calidad planificada coma y realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparación entre planificación realizada y los valores incurridos.

Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.

Aquí debe haber un buen liderazgo y buena supervisión por parte del gestor del proyecto, puede imprimir reportes, revisar el progreso y aplicar mejoras.

Para esto podemos usar varios métodos de control como son los siguientes:

• Diagrama de Gantt: La herramienta básica qué se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
• Pert: La técnica de revisión y evaluación de programas o PERT esporádicamente un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y recursos e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talentos y recursos.
• Cadena Crítica: La gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM) es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad esos horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases, ellas son:

Fase 1: Recopilación de la Información:

en este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto. Entre las técnicas más habituales encontramos:

• Reuniones de Seguimiento: son reuniones dónde se recopila información sobre la situación actual del proyecto, la situación de los riesgos y el estado de ejecución de las tareas en marcha, viendo dónde existen desviaciones. Cuando se detecta una desviación, estás se documenta y se trata en una reunión separada con las personas afectadas, lo que evita que la reunión de seguimiento se alargue para todo el equipo.
• Revisiones Técnicas: Aunque en cierta forma una revisión técnica podría considerarse como una reunión de seguimiento, la verdad es que se diferencia bastante en concepto y objetivos; ya que esta es un examen o reunión de control, en muchos casos ligado a un hito de entrega o facturación. Como ejemplo tendríamos ensayos de aceptación de un equipo, las revisiones de diseño etcétera.
  
  A diferencia de las reuniones de seguimiento coma una revisión técnica puede generar directamente acciones correctoras en caso de no superar los objetivos; o lo que en cierta forma también podría formar parte del tercer piso.
• Panel de Control: El panel para controlar un proyecto es una herramienta muy útil para conocer cuantitativamente la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de control; comparando estas con los objetivos.
  
  La forma más simple de disponer de un panel de control actualizado es disponer de una herramienta de gestión de proyectos que nos permita definir las métricas y recopilar en tiempo real la información necesaria para calcularlas sin esta capacidad de recopilar datos actualizados coma y un panel de control es totalmente inútil.

Fase 2: Evaluación de la Situación:

a partir de la información y datos recopilados anteriormente, podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos cuantificar los problemas detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción. Una predicción en control de proyectos consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto.

Esto tiene dos utilidades:

• Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por tanto coma y determinar si debemos actuar o no.
• Permite analizar si las correcciones definidas tiene potencial para corregir la desviación.

Fase 3: Decidir Contramedidas

Cuando detectamos una desviación, esta se halla evaluado y se haya confirmado qué implicará no cumplir con los objetivos llega el momento de definir alguna contramedida para corregirla.

Aunque existen diferentes metodologías de solución de problemas coma y aquí vamos a proponer una basada en Seis pasos:

1. definir y acortar el problema.
   
2. Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz.
   
3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raiz y corregir la desviación sobre el objetivo final.
   
4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior. Para ello puede ayudarnos el hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.
   
5. Comunicar e implementar la solución seleccionada. Modificando los planes del proyecto cuando sea necesario.
   
6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema. Esto lo veremos cuando las métricas vuelvan a mostrar que estamos en el plan original o cuando la previsión muestre que el proyecto conseguirá los objetivos.

Si los primeros pasos los aplicamos en una reunión específica con las personas implicadas en el problema, seguramente el proceso será más simple y rápido de llevar a la práctica.

Fase 4: Informar y Seguir las Contramedidas:

en estos momentos ya conocemos la contramedida a aplicar por lo tanto llega el momento de ejecutarla y ver que esta funciona:

• Seguimiento de las Contramedidas:
  
  como resultado del paso anterior tendremos unas contra tendremos unas contramedidas a aplicar para corregir el problema detectado, lo que al final se traducirá en nuevas tareas, cambios en los objetivos de las actuales, nuevos plazos etcétera.
  
  Por tanto, cualquier contramedida acaba modificando los planes del proyecto y debe gestionarse su aplicación como si se tratara de una solicitud de cambio, con la salvedad de que el origen de esta ha sido la detección de un problema y no una solicitud de cambio.
  
  De la misma forma debemos controlar su implementación y los resultados conseguidos. Esto no haremos mediante las técnicas del primer paso, viendo si las métricas que hicieron aparecer el problema vuelven hacia los valores planificados. De no hacerlo, deberíamos volver a aplicar los pasos descritos para buscar una nueva contramedida, ya que la primera no está solucionando el problema.
• Comunicar Las Contramedidas:
  
  aunque la pongamos en el cuarto paso, la comunicación es importante en cualquiera de ellos. Cuando hablamos de comunicar en control de proyectos siempre nos referimos a dos tipos de comunicación.
  
  1 - Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto: el control de proyectos se basa en disponer de datos actualizados sobre su estado actual; datos que deben ser suministrados por las personas que realizan el trabajo.
  
  Igualmente, una comunicación eficaz en esta dirección permitirá descubrir los problemas de forma más prematura, reduciendo sus efectos y simplificando su solución al disponer de más tiempo. Aparte habitualmente serán estas mismas personas las que deberán participar en la búsqueda de soluciones a los problemas.
  
  2 - Del director del proyecto hacia el equipo: En este caso la comunicación será más importante para implementar las contramedidas que se han decidido. ¿ De qué nos sirve decidir una contramedida si no informamos a quién debe ejecutarla?
  
  Está comunicación debería continuar durante la ejecución de la contra medida, para que las personas involucradas puedan ver si se está consiguiendo corregir el problema o no.

4 - Gestión de Riesgo:

La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestión de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Es una actividad proactiva en lugar de reactiva.

Si la gestión de riesgos es configurada como proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de problemas, entonces el sistema se complementará con facilidad con otros sistemas. Esto incluye la organización la planificación y el presupuesto y el control de costos. Las sorpresas disminuirán porque el énfasis ahora será una gestión proactiva en lugar de una reactiva.

Una vez que el equipo del proyecto identifica todos los posibles riesgos que pueden perjudicar el éxito del proyecto debe escoger lo que tiene más probabilidades de ocurrir. Basará su decisión en las experiencias pasadas respecto a la probabilidad de ocurrencia, su intuición, las lecciones aprendidas, los datos históricos entre otros.

La importancia es que la oportunidad y el riesgo por lo general permanece relativamente altos durante la significación del proyecto (al inicio del ciclo de vida), pero debido al relativo bajo nivel de inversión en este punto, lo que está en juegos permanece bajo. Por el contrario durante la ejecución del proyecto, el riesgo cae de forma progresiva a niveles inferiores a medida que lo desconocido se convierta en conocido. Al mismo tiempo, lo que está en juegos aumenta de manera constante a medida que los recursos necesarios se invierte de manera progresiva para completar el proyecto.

El punto critico es es que la gestión de riesgos sea un proceso continuo como tal se realice no solo inició un proyecto, sino de manera continua a lo largo de la vida del proyecto.

Verificación de riesgos o puntos críticos, es una tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del proyecto en cada reporte. El propósito de esto es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y abierta al líder del proyecto en cualquier momento.

El reporte de análisis de riesgos debe contener los siguientes datos:

• El Factor de Riesgo
• El cambio de Probabilidad
• La Probabilidad de Ocurrencia
• Las Menciones
• El impacto en el Proyecto.

5 - La gestión del Cambio

El mundo cambia a una velocidad vertiginosa y esto nos afecta tanto a nivel personal como laboral. En este contexto, la adaptación y la gestión del cambio se han convertido en una habilidad fundamental para enfrentarnos al presente y al futuro. Además coma y es un claro indicador de liderazgo profesional porque las organizaciones requieren líderes que sea coma y al mismo tiempo, agentes de cambio.

La implementación de un sistema ERP cómo SAP, tiene un gran impacto en una empresa y especialmente en sus empleados.

La reacción usual pero si empleados es la resistencia al cambio, ya que éste se percibe como negativo.

Normalmente coma y quienes perciben el cambio como negativo, siguen un ciclo como el siguiente:

• Tienen miedo a perder la propiedad de los datos.
• Tienen miedo a cometer errores.
• Sienten pérdida de contacto social.
• Son muy flojos para responder el cambio.
• Tienen temor a cambios estructurales.
• Sufren otras dificultades personales.

En caso de que el cambio se perciba como positivo, se tendrán las siguientes reacciones:

• Mayor acceso a los datos de toda la empresa.
• Facilitar contacto con otros empleados.
• Posibilita crecimiento en sus trabajos.
• Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápidos.

Ahora bien, las claves para adaptarnos a los cambios consisten en establecer un marco claro y estructurado para gestionar los efectos que generan los cambios.

Para que el cambio sea exitoso, los directivos, gerentes y altos mandos de la empresa tienen que desear que el cambio se produzca. A partir de ahí, se pueden establecer ocho pasos o fases que repasaremos a continuación:

1. Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad por todos cada uno de los miembros de la empresa. Para ello, por ejemplo, se puede proponer el cambio como una oportunidad de negocio.
   
2. Formar una coalición: identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza. El objetivo es unir a las personas que comparten una misma visión para involucrarlos en el proceso de cambio.
   
3. Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia dentro de la organización es fundamental establecer un camino a seguir. Ese camino debe ser fácil de comunicar, entender y de recordar.
   
4. Comunicar de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma persistente. Para ello, es fundamental responder con honestidad a todas las dudas y temores que planteen los miembros de la organización.
   
5. Eliminar los obstáculos: una vez que la mayoría de los miembros estén convencidos de los beneficios del cambio, tocará hacerlo efectivo y que está los posibles obstáculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.
   
6. Asegurar triunfos a corto plazo: el cambio puede ser un proceso largo y no exento de dificultades. Por ello, la mejor manera de mantener la motivación es estableciendo metas a corto plazo que permitan observar avances.
   
7. Construir sobre el cambio: la hoja de ruta no es monolítica, sino que puede ser revisada durante el proceso para que ni los pequeños triunfos sean visto como el éxito final y los pequeños fracasos generen frustración.
   
8. Anclar el Cambio a la empresa: una vez conquistado el cambio, llega el momento de consolidarla y convertirlo en parte de la cultura de la empresa. De esta manera coma los siguientes cambios se verán vistos como una evolución.