✒️SAP Las tareas cross proyecto

LAS TAREAS CROSS PROYECTO

Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación de SAP y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son:

• La capacitación
• El control del proyecto
• La gestión del riesgo
• La gestión del cambio

LA CAPACITACIÓN

Constituye una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado o entrenada en diferentes fases del proyecto.

Para la organización, podemos considerar los siguientes beneficios gracias a la capacitación:

• Genera un aumento de la productividad y la calidad de trabajo.
• Incremente la rentabilidad de la organización.
• Levanta la moral de los trabajadores.
• Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día.
• Disminuye la necesidad de supervisión.
• Contribuye a prevenir los accidentes de trabajo.
• Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad.
• Promueve que el personal se sienta identificado con la empresa.
• Mejora la imagen de la empresa.
• Mejora la relación jefes-subordinados.
• Ayuda a la comprensión y adopción de políticas.
• Ayuda a reducir los costos.

En lo individual o personal, la capacitación presenta beneficios como los siguientes:

• Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar a decisiones.
• Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas de las personas.
• Permite el logro de metas individuales.
• Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Además, la capacitación genera beneficios en las relaciones humanas, relaciones internas y externas y en la adopción de políticas, por lo siguiente:

• Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.
• Ayuda en la orientación de nuevos empleados.
• Proporciona información sobre disposiciones oficiales.
• Hace viables las políticas de la organización.
• Alienta la cohesión de grupos.
• Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.
• Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

Ahora bien, existen tres momentos claves en un proyecto de implementación de SAP para la capacitación:

• Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.
• Antes de la parametrización: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
• Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a mediad, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. Este curso estará dirigido a los usuarios finales y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es importante además que la formación sea entregada poco antes de la puesta en marcha o salida en vivo, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos, por falta de práctica.

EL CONTROL DEL PROYECTO

Es un aspecto clave de la implementación del sistema, las desviaciones del cronograma del proyecto o de sus objetivos, deben ser rápidamente identificadas y evaluadas para determinar las medidas correctivas necesarias.

El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores incurridos.

Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.

Aquí debe haber un buen liderazgo y buena supervisión por parte del gestor del proyecto, puede imprimir reportes, revisar el progreso y aplicar mejoras.

Para esto podemos usar varios métodos de control como:

- Diagrama de Gantt:

Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).

- Pert

La técnica de revisión y evaluación de programas o PERT es básicamente para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y recursos e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talentos y recursos.

- Cadena crítica

La gestión de proyectos por Cadena Crítica (CCPM) es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases, ellas son:

• Fase 1: recopilación de la información

En este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto. Entre las técnicas más habituales encontramos:

- Reuniones de seguimiento: reuniones donde se recopila información sobre la situación actual del proyecto, la situación de los riesgos y el estado de ejecución de las tareas en marcha, viendo donde existen desviaciones. Cuando se detecta una desviación, ésta se documenta y se trata en una reunión separada con las personas afectadas, lo que evita que la reunión de seguimiento se alargue para todo el equipo.

- Revisiones técnicas: aunque en cierta forma una revisión técnica podría considerarse como una reunión de seguimiento, la verdad es que se diferencia bastante en concepto y objetivos, ya que esta es un examen o reunión de control, en muchos casos ligado a un hito de entrega o facturación. Es una reunión formal donde participan expertos y analizan en profundidad un aspecto o entrega para determinar si éste cumple las expectativas y si es necesario, definir las acciones que deben tomarse para corregirlo.

A diferencia de una reunión de seguimiento, una revisión técnica puede generar directamente acciones correctoras en caso de no superar los objetivos.

- Panel de control: es una herramienta muy útil para conocer cuantitativamente la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de control, comparando éstas con los objetivos. La forma más simple de disponer de un panel de control actualizado es disponer de una herramienta de gestión de proyectos que nos permita definir las métricas y recopilar en tiempo en real la información necesaria para calcularlas. Sin esta capacidad de recopilar datos actualizados, un panel de control es totalmente inútil.

• Fase 2: evaluación de la situación

A partir de la información y datos recopilados podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción, es decir estimar el valor final de las métricas.

Esto tiene dos utilidades:

• Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por tanto, determinar si debemos actuar o no.
• Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación.

• Fase 3: Decidir contramedidas

Cuando detectemos una desviación, éste se haya evaluado y se haya confirmado que implicará no cumplir con los objetivos, llega el momento de definir alguna contramedida para corregirla. Aunque existen diferentes metodologías de solución de problemas, propondremos una basada en seis pasos:

1. Definir y acotar el problema.
2. Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz.
3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación sobre el objetivo final.
4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior. Para ellos puede ayudarnos el hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.
5. Comunicar e implementar la solución seleccionada, modificando los planes del proyecto cuando sea necesario.
6. Seguir y validar que la solución que se ha aplicado y ha solucionado el problema. Esto los veremos cuando las métricas vuelvan a mostrar que estamos en el plan original o cuando la previsión muestre que el proyecto conseguirá los objetivos.

Si los primeros pasos las aplicamos en una reunión específica con las personas implicadas en el problema, seguramente el proceso será más simple y rápido de llevar a la práctica.

• Fase 4: informar y seguir las contramedidas

En este momento ya conocemos la contramedida a aplicar y por tanto llega el momento de ejecutarla y ver que ésta funciona.

- Seguimiento de las contramedidas

Cualquier contramedida acaba modificando los planes de proyecto y debe gestionarse su aplicación como si se tratara de una solicitud de cambio, con la salvedad de que el origen de ésta ha sido la detección de un problema y no una solicitud de cambio.

De la misma forma debemos controlar su implementación y los resultados conseguidos. Esto lo haremos mediante las técnicas del primer paso, viendo si las métricas que hicieron aparecer el problema vuelven hacia los valores planificados. De no hacerlo, deberíamos volver a aplicar los pasos descritos para buscar una nueva contramedida.

- Comunicar las contramedidas

Aunque la pongamos en el cuarto paso, la comunicación es importante en cualquiera de ellos. Cuando hablamos de comunicar siempre nos referimos a dos flujos de comunicación:

• Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto: el control de proyectos se basa en disponer de datos actualizados sobre su estado actual, datos que deben ser suministrados por las personas que realizan el trabajo.
• Del director del proyecto hacia el equipo: en este caso la comunicación será importante para implementar las contramedidas que se hayan decidido. Esta comunicación debería continuar durante la ejecución de la contramedida, para que las personas involucradas puedan ver si se está consiguiendo corregir el problema o no.

LA GESTIÓN DEL RIESGO

La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestión de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros, es una actividad proactiva en lugar de reactiva.

Los sistemas están diseñados para poder cuantificar el riesgo y predecir su impacto en el proyecto, la aceptación o no de un riesgo depende, a menudo, del nivel de tolerancia del gerente del proyecto por el riesgo.

Si es configurada como un proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de un problema, entonces el sistema se complementará con facilidad con otros sistemas. Esto incluye la organización, la planificación y el presupuesto y control de costos.

Una vez identificados todos los posibles riesgos, el equipo deberá escoger aquellos que tienen más posibilidades de ocurrir basando su decisión en las experiencias pasadas, la intuición, las lecciones aprendidas, los datos históricos, etc.

Una forma común de gestionar el riesgo es mantener un reporte periódico de riesgos potenciales, por módulo o área funcional, para cada etapa del proyecto.

El reporte de análisis de riesgo debe contener los siguientes datos:

• El factor de riesgo
• El cambio de probabilidad
• La probabilidad de ocurrencia
• Las mediciones
• El impacto en el proyecto

LA GESTIÓN DEL CAMBIO

La implementación de un ERP tiene un gran impacto y usualmente los empleados se resisten al cambio ya que lo perciben como negativo, siguiendo el siguiente ciclo:

• Tienen miedo a perder la propiedad de los datos
• Tienen miedo de cometer errores
• Sienten pérdida de contacto social
• Son muy flojos para responder al cambio
• Tienen temor a cambios estructurales
• Sufren otras dificultades personales

En caso de que el cambio se perciba como algo positivo, se tendrán las siguientes reacciones:

• Mayor acceso a los datos de toda la empresa
• Facilita el contacto con otros empleados
• Posibilita el crecimiento en sus trabajos
• Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido.

Para que el cambio sea exitoso se pueden establecer 8 pasos o fases:

1. Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad por todos y cada uno de los miembros de la empresa.
2. Formar una coalición: identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza. El objetivo es unir a personas que comparte una misma visión para involucrarlo en el proceso de cambio.
3. Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia dentro de la organización es fundamental establecer un camino a seguir, que debe ser fácil de comunicar, entender y recordar.
4. Comunicar de forma efectiva: debe transmitirse de manera persistente.
5. Eliminar los obstáculos.
6. Asegurar triunfos a corto plazo.
7. Construir sobre el cambio: la hoja de ruta no es monolítica sino que puede ser revisada durante el proceso para que ni los pequeños triunfos sean vistos como el éxito final ni los pequeños fracasos generen frustración.
8. Anclar el cambio a la empresa.