✒️SAP Las tareas cross proyecto

Unidad 4: La implementación de SAP

Lección 5. Las tareas cross proyecto

1. Las tareas cross proyecto

Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación de SAP y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son:

-La capacitación

-El control del proyecto

-La gestión del riesgo

-La gestión del cambio

2. la capacitación

La capacitación constituye una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado o entrenada en diferentes fases del proyecto.

La capacitación es una de las inversiones más rentables que puede realizar una empresa.

¿En qué beneficia la capacitación?

Para la organización:

-Genera un aumento de la productividad y la calidad de trabajo.

-Incrementa la rentabilidad de la organización.

-Promueve que el personal se sienta identificado con la empresa, entre otros.

En lo individual o personal:

-Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones.

-Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas de las personas.

-Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la inorancia individual.

Momentos claves en un proyecto de implementación de SAP para la capacitación:

-Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.

-Antes de la parametrización (configuración): los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.

-Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema.

3. El control del proyecto

El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores incurridos.

Algunos métodos de control son: Diagrama de Gantt, Pert, cadena crítica.

El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases:

Fase 1: Recopilación de la información

En este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto. Entre las técnicas más habituales encontramos:

-Reuniones de seguimiento.

-Revisiones técnicas.

-Panel de control.

Fase 2: Evaluación de la situación

A partir de la información y datos recopilados anteriormente, podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción.

Una predicción en control de proyectos consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto.

Fase 3: Decidir contramedidas

Cuando detectemos una desviación, esta se haya evaluado y se haya confirmado que implicará no cumplir con los objetivos, llega el momento de definir alguna contramedida para corregirla.

Fase 4: Informar y seguir las contramedidas

En estos momentos ya conocemos la contramedida a aplicar y por tanto llega el momento de ejecutarla y ver que esta funciona.

4. La gestión del riesgo

Un riesgo es un evento o circunstancia cuya probabilidad de ocurrencia es incierta, pero que en caso de aparecer tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto.

El objetivo de la gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestión de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Es una actividad proactiva, en lugar de reactiva.

Esto incluye la organización, la planificación y el presupuesto y el control de costos.

El reporte de análisis de riesgos debe contener los siguientes datos:

-el factor de riesgo.

-El cambio de probabilidad.

-La probabilidad de ocurrencia.

-Las mediciones.

-El impacto en el proyecto.

5. La gestión del cambio

Para que el cambio sea exitoso, los directivos, gerentes y altos mandos de la empresa tienen que desear que el cambio se produzca. A partir de ahí, se pueden establecer ocho pasos o fases:

-Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad por todos y cada uno de los miembros de la empresa.

-Formar una coalición: identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza.

-Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia dentro de la organización es fundamental establecer un camino a seguir.

-Comunicar de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma persistente.

-Eliminar los obstáculos: una vez que la mayoría de los miembros estén convencidos de los beneficios del cambio, tocará hacerlo efectivo y detectar los posibles obstáculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.

-Asegurar triunfos a corto plazo: el cambio puede ser un proceso largo y no exento de dificultades, la mejor manera de mantener la motivación es estableciendo metas a corto plazo que permitan observar avances.

-Construir sobre el cambio: la hoja de ruta no es monolítica, sino que puede ser revisada durante el proceso para que ni los pequeños triunfos sean vistos como un éxito final, ni los pequeños fracasos generen frustración.

-Anclar el cambio a la empresa: una vez conquistado el cambio, llega el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa. De esta manera los siguientes cambios serán vistos como una evolución.